3.2 Организация электронного документооборота в организации

Сотрудники предприятия тратят очень много времени на поиск необходимых данных (по статистике на это уходит до 40% рабочего времени) или воссоздание документов, уже существующих (подобное происходит примерно в 70% случаев). Типичной является ситуация, когда исходные тексты договоров хранятся у юристов в электронном виде (часто без истории изменений); бухгалтерские проводки по документам, сопровождающим исполнение договоров, выполняются в бухгалтерской системе; учет договоров и сопутствующих им документов ведется в электронной таблице; счета и акты хранятся в бумажном виде в финансовом отделе, а текущая переписка по поводу договорных работ - в электронных почтовых ящиках сотрудников. При такой "разбросанности" данных и документов сложно обеспечить их целостность, непротиворечивость и безопасность.

Управление информационными ресурсами имеет для деятельности любой организации особое значение. Независимо от правового статуса или организационных форм деятельности учреждения призваны активно взаимодействовать с органами исполнительной и законодательной власти, структурами, участвующими в регулировании экономики. Все это в свою очередь порождает специфический документооборот.

Таким образом, ООО «Мет-Инфо» остро ощущают необходимость организации эффективного управления информационными ресурсами и предпринимают активные шаги по использованию компьютерных технологий в сфере управления документационными потоками (и информацией в широком смысле).

К сожалению, применение компьютерных программ в ООО «Мет-Инфо» с документацией в ряде случаев не сопровождается структурной перестройкой работы с документацией, т.е. документы составляются частью пользователей информации вручную.

Поэтому рекомендуется обеспечить доступ в общую базу данных учета ООО «Мет-Инфо» всех пользователей бухгалтерской документации, т.е обеспечить непосредственный ввод информации на местах поступления внешних документов, таких как поступление материалов, передача продукции на склад – в цехе предприятия, отдел кадров организует ввод данных о приеме и увольнении с работы не посредственно в систему учета.

Это все обеспечит следующие преимущества: повышение достоверности информации; сокращение ручного труда.

Система электронного документооборота (СЭД) или EDMS (Electronic Document Management Systems) - это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов.

Эффективное управление документацией на основе СЭД основано на трех составляющих системы:

- технология (на основе современных компьютерных комплексов).

- корпоративные правила создания и использования информационных ресурсов (и их закрепление в распорядительных документах).

- психология пользователей и их обучение (при необходимости индивидуальное).

В системах документооборота осуществляется регистрация нормативных документов, распорядительных документов (приказов, распоряжений), переписки с органами власти, учреждениями, кредитными организациями, другими учреждениями и предприятиями, а также гражданами. Помимо этого в СЭД ведется работа с внутренней служебной перепиской и проектами организационно-распорядительных документов, создаваемых структурными учреждений.

СЭД обеспечивает контроль за движением и исполнением документов, содержит полную информацию о поручениях, данных руководством и действиях исполнителей. Важным элементом СЭД является система формальных и семантических ссылок на взаимосвязанные документы и поручения. Поиск в СЭД помимо традиционных делопроизводственных реквизитов базируется на системе классификаторов (в том числе тематических), позволяющих осуществлять контекстный отбор документов.

Процедура ведения классификаторов строго регламентирована. Часть справочников формируется специалистами, ведущими регистрацию (например, классификатор организаций - корреспондентов). Внесение изменений в остальные - прерогатива администратора, кроме того, администратор осуществляет постоянный мониторинг новых позиций классификаторов и при необходимости корректирует их. Таким образом, устраняется возможное дублирование позиций справочников, и устраняются ошибки при регистрации документов. Эффективность работы системы может быть обеспечена только при условии регулярного обучения пользователей и “мягкого” контроля за их действиями в системе (исправление ошибок, соблюдение требований по заполнения обязательных информационных реквизитов и т.п.).

Создание СЭД связано и с изменением роли службы документационного обеспечения: определяются единые технологические требования к организации документооборота с использованием СЭД, устанавливает систему “административных рамок” в работе с документами, что фактически является методологической базой для организации работы с информацией.

В целом установление четкого порядка использования системы и правил работы с информацией является одним из основных факторов, обеспечивших успешное внедрение СЭД и её полноценное использование.

Цели внедрения системы электронного документооборота: автоматизация делопроизводства, автоматизация потоков документов, автоматизация контроля исполнения документов и поручений, повышение исполнительской дисциплины, наведение порядка в работе с документами, сокращение времени на операции с документами, переход к безбумажным технологиям.

Таким образом, можно определить эффективность использования системы электронного документооборота (СЭД) в узком смысле для отдельных производств и пользователей.

Рассмотрим подробнее экономию затрат на оплату труда пользователей СЭД.

Расчет условной годовой экономии затрат на оплату труда работников j-й квалификации DС_j при изменении трудоемкости процессов подготовки и обработки информации в результате внедрения СЭД определяется по формуле:

DС_j = С_зпj (Q₁ – Q₂) А₂ / Ф_j,

где С_зпj – годовой фонд заработной платы работника j-й квалификации, занятого подготовкой и переработкой данных, руб.; Q₁, Q₂ – трудоемкость подготовки и переработки единицы данных в базовом и новом вариантах программного продукта, чел./ч; А₂ – годовой объем работ по подготовке и переработке данных в новом варианте программного продукта, натуральных ед.; Ф_j – годовой фонд рабочего времени одного работника j-й квалификации, занятого подготовкой и переработкой данных, ч.

Рассчитаем экономию затрат на оплату труда кадрового работника имеющего оклад 5787 рублей. Следовательно, годовой фонд заработной платы менеджера составляет 69 444 руб. Учитывая, что при пятидневной рабочей неделе, количество рабочих дней 249, годовой фонд рабочего времени составит 1992 часа.

Трудоемкость подготовки и оформления документов при прежнем методе работы и в системе СЭД составляет соответственно 25 [чел./ч.] и 20 [чел./ч.]. Годовой объем работ по подготовке и переработке данных в СЭД (в натуральных единицах) составляет ≈ 80 документов.

Таким образом, получаем экономию затрат на оплату труда менеджера:

DС =69 444 · (25 – 20)· 80 / 1992=13 944,58 рублей,

что составляет 20% от годового фонда заработной платы кадрового работника, занятого подготовкой и переработкой документов в автоматизированной системе документооборота.