1.1 Структура, цель и элементы системы организации первичного учета на предприятии

Единые правовые и методологические основы ведения первичного учета в организациях установлены Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.1997 N 835 "О первичных учетных документах", Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998 N 34н, и другими законодательными и нормативными актами.

В соответствии с Законом "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать необходимые обязательные реквизиты.

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

Правительство Российской Федерации Постановлением от 05.12.2005г. N 2130-р в целях реализации требований Указа Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 г. N 813 возложило на Российскую службу государственной статистики функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. Оно также обязало Росстат определить порядок поэтапного введения в организациях независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации.

В соответствии с этим Постановлением от 23декабря 2005 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Росстатом.

Внедрение унифицированных форм первичной учетной документации в организациях на территории Российской Федерации как элемент учетной политики производится с начала финансового года и должно быть оформлено соответствующим организационно - распорядительным документом организации.

Утвержденные Росстатом России унифицированные формы первичной учетной документации регистрируются в общероссийском классификаторе управленческой документации. Им присваиваются коды ОКУД, которые проставляются отдельным реквизитом в верхнем правом углу форм. После этого унифицированные формы выпускаются отдельными альбомами (по разделам учета), которые, кроме форм, содержат краткие методологические указания по их применению и заполнению.

Новая редакция ПБУ 1/2008 согласно приложению №1 устанавливает, что Приказом Минфина России от 06.10.2008 г. № 106н об утверждении положений по бухгалтерскому учету, учетной политикой с 1 января 2009 года должны определяться: "формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности".

Буквальное прочтение данной нормы может привести нас к выводу о том, что теперь в приказе об учетной политике будет необходимо отражать формы всех первичных документов, оформляющих факты хозяйственной жизни организации. В действительности новые Правила формирования и раскрытия учетной политики в целом останутся прежними. Новое ПБУ уточнит лишь некоторые положения. Так, право составлять учетную политику, получает «сотрудник организации, на которого возложено ведение бухгалтерского учета», а не только главбух. Кроме того, ПБУ разрешает организациям применять международные правила в ситуациях, не прописанных в нормативных документах по отечественному бухучету.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно - распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанные в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

Общеизвестно, что первичный учёт являет собой полноценную составляющую бухгалтерского и управленческого учёта. В теории бухгалтерского учёта, первичный учёт традиционно представлен как начальная стадия учётного процесса. Она включает «документирование операций…(т.е. наблюдение, измерение и запись операций в документах), представление, обработку и движение первичных документов до сдачи их в архив»[16 с.26].

Вместе с тем многие специалисты определяют первичный учёт как самостоятельную систему, требующую надлежащей организации и имеющую свои законы, особенности и связи – внутренние и внешние. В качестве примера можно определение первичного учёта, которое даёт З.В. Кирьянова: «первичный учёт представляет собой единую, повторяющуюся во времени, организованную систему сбора, измерения, регистрации, накапливания информации, а в условиях автоматизированных систем управления – её передачи и первоначальной обработки».

Не вызывает сомнения тот факт, что первичный учёт действительно является «первичной стадией» [16 с.26] бухгалтерского учёта, однако кроме того, - это основа управленческого учёта, база для текущего экономического анализа, предмет внутреннего и внешнего контроля. В частности, в упомянутой уже работе З.В. Кирьяновой [24 с.10] говорится о том, что система первичного учёта служит «основой организации всей системы бухгалтерского учёта и используется как информационная база для оперативного экономического анализа деятельности…предприятия».

По определению система – это «совокупность взаимозависимых элементов, образующих единое целое… Самые разные части могут быть объединены в «целое», но это «целое» - ещё не система, пока не сформирован некий механизм», который автоматически включается как подсистема в систему более высокого уровня. «Для того, чтобы понять, как система выполняет свою функцию, необходимо узнать, как все элементы взаимосвязаны друг с другом и как все её элементы взаимосвязаны друг с другом и как она связана с системой, образующей её внешнюю среду» [28 с.169].

Это может привести к гораздо большему ущербу, чем применение неэффективной системы для достижения правильно выбранных целей.

Итак, напрашивается вывод о необходимости определения целей и подцелей системы первичного учёта, а также проведения тщательного анализа каждого элемента системы первичного учёта.

Первым шагом для выполнения названных задач является определение структуры системы первичного учёта, которая показана на рис. 1.1.

Как видно из рисунка, система организации первичного учета включает следующие взаимодействующие и взаимозависимые элементы:

1. Сбор и регистрация оперативных фактов, подлежащих первичному учёту.

2. Массив первичной учётной документации.

3. Среда функционирования системы первичного учёта.

4. Организация работы с документацией.

Рисунок 1.1. Структура системы организации первичного учёта

Первые три элемента – наиболее статичны и представляют некую объективную данность для руководства предприятия (за исключением внутренних факторов среды функционирования СОПУ). Последний элемент – динамичная составляющая СОПУ, способная оперативно изменяться под воздействием управляющего органа предприятия.

Обозначив структуру системы первичного учёта, следует определиться с целями, которые должна преследовать система организации первичного учёта. Формулирование целей – процесс очень сложный. «Целью называют идеальный результат деятельности в будущем. Цель определяет то, ради чего создают систему, при этом цель всегда лежит вне системы. Качество цели определяет успех или неудачу функционирования системы.

Перечислим известные требования к целям:

- Цели должны быть недвусмысленно сформулированы и поняты исполнителями. Считают, что нет благоприятных условий для компаний, у которых нет ясных целей.

- Цель должна быть измеряема. Для этого может быть использована обратная связь.

- Цель должна иметь сроки исполнения. Отсутствие срока будет всё время возвращать исполнителя к начальной точке действия.

- Цель должна мотивировать действия исполнителя в необходимом для её достижения направлении. Поэтому цели организации должны быть связаны с системой вознаграждения.

- Цели организации и отдельных групп исполнителей должны быть совместимы.

- Цель должна быть формализуема, т.е. должен быть определённый критерий оценки эффективности системы.

Для коммерческих организаций основной целью является максимизация прибыли. При этом могут формулироваться дополнительные ограничивающие требования, например обеспечение безопасности, недопущение ущерба и т.д. В литературе различают три типа целей: официальные, оперативные и операционные.

Официальные цели определяют общее назначение организации, декларируются в уставе или положении об организации, а также заявляются публично руководителем. Они объясняют необходимость организации для общества, имеют внешнюю направленность и выполняют важную защитную функцию, создавая организации соответствующий имидж.

Оперативные цели определяют, чем на самом деле в текущий период занимается организация. Такие цели имеют внутреннюю направленность и призваны мобилизовать ресурсы организации. Именно оперативные цели выполняют многочисленные системы, функционирующие в рамках предприятия и призванные обеспечить выполнение официальной (стратегической) цели (в их числе и система организации первичного учёта).

Операционные цели ещё более конкретны и измеряемы, чем оперативные. Они направляют деятельность конкретных служб и работников организации и позволяют давать оценку их работе. Такие цели формулируют в виде конкретных зданий отдельным группам и исполнителям» [20с. 154-155]. Основной целью системы первичного учёта следует считать обеспечение такой организации взаимодействия всех элементов системы первичного учёта (см. структуру СОПУ), при которой в любой момент времени на соответствующем участке функционирования системы пользователи имели бы возможность получить оперативную достоверную первичную информацию о состоянии и движении всех активов и обязательств предприятия как за прошедшие, так и за текущие периоды. Дополнительной целью системы первичного учёта должно стать обеспечение безопасности деятельности фирмы. Достижению поставленных целей будет служить правильное построение системы первичного учёта, которое в свою очередь невозможно без тщательного анализа всей структуры системы первичного учёта в целом.

Бухгалтерский учёт документально отражает все хозяйственные операции, и каждый зафиксированный в нём факт должен отвечать следующим требованиям: происходить в рамках хозяйственной деятельности организации (предприятия); быть обозрим и измерим; не содержать двоякой трактовки смысла конкретного факта хозяйственной деятельности. Однако не все хозяйственные операции, отвечающие этим требованиям, должны быть зафиксированы на носителях информации. Из них должны быть исключены те, которые не изменяют качественного или количественного состояния объекта учёта. Иначе говоря, факты, не влекущие никаких последствий с точки зрения имущества, обязательств предприятия и их движения, не должны становиться объектами первичного учёта. Определение того, следует ли оперативный факт считать хозяйственной операцией и, соответственно, отражать в первичных документах, - не очень сложная задача. Гораздо сложнее определить, кто должен отвечать за наблюдение за данной операцией и её регистрацию.