2.2 Учетная политика ооо «Мет-Инфо» и организация документооборота

В учетной политике общества сказано, что для организации учета на предприятии создана бухгалтерия со штатом 6 человек, возглавляемая главным бухгалтером. Фактически в составе бухгалтерии работают 5 человек, то есть, есть вакантные места. Следовательно, образуется фонд заработной платы.

В бухгалтерии ООО «Мет-Инфо», как и в сфере управления в целом, все работают с документами как носителями информации, документ является объектом и результатом труда работников бухгалтерии.

Совокупность взаимоувязанных документов составляет систему документации. Так как бухгалтерия - это структурное подразделение ООО «Мет-Инфо», документы бухгалтерии являются частью документального фонда организации в целом и включены в общий документооборот.

Все хозяйственные операции, проводимые ООО «Мет-Инфо», оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, либо по форме, разработанной и составленной организацией самостоятельно, утвержденные в учетной политике ООО «Мет-Инфо».

Документооборот - это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Этапы документооборота в ООО «Мет-Инфо»:

1. Составление документа на предприятии или получение со стороны.

2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу.

3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры.

4. Сдача в архив.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в ООО «Мет-Инфо» графиком документооборота.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер ООО «Мет-Инфо». График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия ООО «Мет-Инфо» вместе с утверждением приказа по учетной политике предприятия.

Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График документооборота в ООО «Мет-Инфо» оформлен в виде схемы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники управления, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по ООО «Мет-Инфо» осуществляет главный бухгалтер.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются директором ООО «Мет-Инфо», главным бухгалтером и кассиром.

Без подписи главного бухгалтера ООО «Мет-Инфо» или кассиром денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В соответствии с Положением о главных бухгалтерах, главному бухгалтеру ООО запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения.

Первичные документы в ООО «Мет-Инфо» оформляются на компьютере и поэтому, все распечатанные документы, считаются прошедшими бухгалтерскую обработку.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Проверка первичных документов - контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию ООО «Мет-Инфо», подлежат обязательной проверке:

- по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

- арифметически (подсчет сумм);

- по содержанию (законность документальных операций).

При проверке по форме контролируется заполнение обязательных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством [21, c.46].

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

- по причинам возникновения – небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

- по месту возникновения – в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;

- по значению – локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений [34, c.446].

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

- зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

- надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;

- на полях соответствующей строки делается оговорка "Исправлено" за подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

Типичные ошибки при работе с первичными документами, встречающиеся в ООО «Мет-Инфо»:

- не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;

- наличие подчисток и помарок в документах;

- нарушение правила исправления ошибок в документах;

- записи простым карандашом;

- отсутствие штампа или записи "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;

- арифметические ошибки при таксировке документов.

Способ регистрации учетной информации, т.е. сведений из первичных документов, понимается под термином техника бухгалтерского учета.

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, составляются сводные учетные документы - учетные регистры, которые, в зависимости от степени автоматизации, могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде). В ООО «Мет-Инфо» создают регистры в электронном виде.

По внешнему виду учетные регистры ООО «Мет-Инфо» являются машинограммами.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета ООО «Мет-Инфо» в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

По видам производимых в них записей учетные регистры в ООО «Мет-Инфо»: хронологические (регистрационный журнал); систематические (главная книга счетов); комбинированные (журналы-ордера).

По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, они детализированы в ООО «Мет-Инфо»: синтетическими (главная книга счетов); аналитическими (карточки); комбинированными (журналы-ордера).

Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов). На их основе бухгалтерия создает картотеку основных средств, а материально-ответственные лица - картотеку материалов, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, готовой продукции.

Состав учетных регистров, их форму, порядок и последовательность заполнения, технику взаимосверки определяет форма бухгалтерского учета ООО «Мет-Инфо».

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Так как документооборот ООО «Мет-Инфо» компьютеризирован, то главный бухгалтер вводит такое понятие, как дата запрета редактирования документов.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - государственной тайной.

В соответствии со ст. 17 Закона РФ № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", ООО «Мет-Инфо» обязано хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. В связи с этим в ООО «Мет-Инфо» создан архив и назначен, ответственный за его сохранность – главный бухгалтер.

Перечень документов, в отношении которых установлены постоянные и временные сроки хранения, регламентирован "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения". Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2008 году, начинается с 1 января 2009 г.

Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет директор ООО «Мет-Инфо».

Документы до передачи их в архив ООО «Мет-Инфо» хранятся в бухгалтерии в закрывающихся шкафах под ответственность главного бухгалтера ООО «Мет-Инфо».

Бланки строгой отчетности хранятся в сейфе ООО «Мет-Инфо».

Первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися к ним документами, кассовые ордера, авансовые отчеты для сдачи в архив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам предприятия. Срок хранения лицевых счетов рабочих и служащих определяется по формуле: 75 - В (лет), где В - возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов -75 лет.

Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий хранятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий - 1 год [22, c.18].

ООО «Мет-Инфо», осуществляя постановку бухгалтерского учета систему документооборота.