3.1 Пути повышения достоверности первичного учета

В должностных инструкциях по мере возможности перечислены все функции каждого исполнителя. Должностные инструкции так же могут быть представлены в виде индивидуальных линейных графиков. Это строгий план работы каждого сотрудника, связанного с учетом и отчетностью, это круг обязанностей, за который он отвечает.

Комплект должностной инструкции и индивидуального графика создает как бы график работы бухгалтерии, график составления баланса.

С помощью графика не только организуется составление отчета и планирование работы работников бухгалтерии, но и планируется работа в учетный период. Это обстоятельство очень важно, поскольку в настоящее время значение текущего учета возрастает. Текущий учет обеспечивает доброкачественную справку о состоянии материальных ресурсов, расчетных отношений и т.д.

В связи с этим организация учетного процесса в учетном периоде приобретает особо важное значение. При этом нужно учитывать, что все возможные резервы времени могут быть получены только за счет этого периода.

Для разгрузки более напряженного отчетного периода нужно стремиться к завершению технической счетной работы в учетном периоде. Зачастую в конце месяца, а во многих случаях и в отчетный период, концентрируется и счетно-вычислительная и счетно-суммируемая работа.

Между тем достаточно практиковать подготовку накопительных ведомостей, суммирующих работы в 2-3 приема в течение месяца, например 10, 20 и 30(31) числа. Так освобождается значительная часть времени отчетного периода.

При составлении графиков следует стремиться к большей загрузке работников в учетный период. Приспособление синтетического и аналитического учета к нуждам составления отчетности является одним из солидных источников уплотнения работы в учетном периоде.

Организация учета по графику разрешается ряд практических вопросов: равномерно и строго по плану размещается учетный процесс и тем самым достигается рациональная организация текущего учета; рационально сочетаются учетный и отчетный периоды, уплотняется первый и максимально разгружается второй, чем обеспечивается предельное сокращение рабочего времени; все комплексы и виды учетных работ, составляющие учетный процесс, рационально и строго распределены между работниками бухгалтерии, материально-ответственными лицами и подотчетными лицами, тем самым ответственность за нормальное течение учетного процесса распределена между всеми его участниками и ликвидируется расплывчатость и обезличка в организации учетного процесса.

Руководство организации систематически обеспечивается разносторонней и доброкачественной информацией и данными оперативного анализа.

Каждый работник, работающий по графику, должен ежемесячно регистрировать отклонения выполняемой им работы от предусмотренной в графике, то есть, составлять исполненный график работ. Только исполненные графики работ позволят выявить резервы совершенствования учетного труда и наметить пути их реализации.

В графике организации работы бухгалтерии должна найти отражение целесообразно размещенная подготовительная работа по составлению годового баланса. Она должна включать:

Заблаговременную техническую подготовку накопительных ведомостей для сводки отчетных материалов;

Проверку и обобщение результатов произведенной на предприятии инвентаризации;

Проверку правильности произведенных в течение года анализов хозяйственной деятельности;

Таким образом, график в определенной мере способствует улучшению постановки всех элементов учетной работы. Несмотря на положительные моменты он не нашел еще должного признания и распространения [II, 10].

На изучаемом мною предприятии такого графика нет. Этому мешает ряд причин. Во-первых, здесь сказывается недостаточное внимание к вопросам организации бухгалтерского учета со стороны главного бухгалтера. Все сроки выполняемых работ, от кого получены документы, куда и кому представляется отчетность, все это висит как бы "в воздухе". Прежде всего, это объясняется большой загруженностью в работе главного бухгалтера и вверенного ему подразделения. Во-вторых, опрошенные мною бухгалтера составляя проекты графиков, показали, что они имеют самое приближенное представление об их содержании и построении. Такого графика вполне достаточно для организации труда работников бухгалтерии линейного типа, общая численность которых составляет до 10 человек.

Составление такого графика дает следующие положительные моменты:

График, как средство радикальной организации учетного процесса и использования учетного труда, бесспорно, возможен и эффективен в любых по величине и условиях работы предприятиях, в том числе и на таких как ООО «Мет-Инфо». График повышает общую структурную слаженность и технологическую дисциплину учета.

Организация работы бухгалтерии по графику сокращает напряженность в учетном процессе, образует и обнаруживает самые различные и довольно значительные резервы учетного труда. Чем больше предприятие, тем больше использованных резервов учетного труда вскрывает график.

Фактические сроки составления отчетности могут быть сокращены на 2-3 дня только за счет использования графиков учетной работы.

Помимо рациональной организации труда всех сотрудников бухгалтерии, график сплачивает весь коллектив подотчетных лиц. Все большее значение приобретает график с большим кругом материально-ответственных и подотчетных лиц. Одним из этапов борьбы за рациональное организованный бухгалтерский учет при ведении его по графики является сокращение сроков составления отчетности. Запоздалая отчетность не только нарушает установленные законом нормы, но и приводит к ряду отрицательных последствий (штрафы, пени и т.д.).

Во-первых, бухгалтерия почти половину месяца занята составлением отчетов и у нее остается недостаточно времени для учета текущих хозяйственных операций. Кончается один отчетный период, и начинается сводка и обобщение материалов для другого отчета. Так основное внимание бухгалтеров сосредотачивается на почти сплошной цепи отчетов, построенных не на равномерном текущем учета, а на базе недостаточной, несистематической обработки документов. Во-вторых, запоздалая отчетность теряет свою актуальность, а следовательно не может способствовать быстрейшему устранению недостатков хозяйственной деятельности.

Рационально организованный текущий учет может и должен обеспечивать руководство предприятия повседневной информацией об основных и важнейших производственных и хозяйственных показателях.