2.3 Организация учета основных средств и материальных ценностей

В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности на предприятии поступают и передаются в эксплуатацию основные средства. Они изнашиваются в результате эксплуатации, подвергаются ремонту, перемещаются, выбывают с предприятия вследствие морального и физического износа или нецелесообразности дальнейшего использования.

Наличие и движение основных средств на предприятии ведется в первоначальной оценке.

Синтетический учет основных средств, их поступления и выбытия на ООО «Мет-Инфо» ведется на счетах: 01 «Основные средства», 08 «Вложения во внеоборотные активы», 91 «Прочие доходы и расходы», субсчете 1 «Реализация и прочие выбытие основных средств».

Счет 01 «Основные средства» предназначен для получения информации о наличии и движении принадлежащих организации на правах собственности основных средств, находящихся в эксплуатации, запасе. По дебету счета отражается поступление и принятие на баланс объектов основных средств, а также увеличение их стоимости; по кредиту отражается выбытие и уменьшение стоимости объектов основных средств.

Поступление основных средств на ООО «Мет-Инфо» оформляется актом приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (типовая Форма № ОС-1). Акт составляется на каждый объект, к нему прилагается техническая документация на данный объект, которая после открытия бухгалтерией инвентарной карточки передается в технический или другой отделы предприятия. Акт приемки-передачи составляется двумя сторонами - передающей и принимающей объект, с указанием времени вступления в эксплуатацию, даты изготовления, первоначальной стоимости и суммы износа в части полного восстановления. Основное средство зачисляется на баланс предприятия только по приказу директора. Бухгалтерия ООО «Мет-Инфо» указывает соответствующую корреспонденцию счетов.

Здания и сооружения учитываются в инвентарных карточках (форма № ОС-6) Машины, оборудование, инструменты, производственный и хозяйственный инвентарь - в форме № ОС-7. Инвентарные карточки заполняются на основе первичных документов - актов, технических паспортов и другой документации. Они ведутся в бухгалтерии на каждый объект и заполняются в одном экземпляре. Инвентарные карточки хранятся в бухгалтерии в картотеке инвентарных объектов по классификационным группам основных средств, а внутри этих групп - по месту нахождения (использования). С целью контроля за сохранностью инвентарные карточки регистрируются в "Описи инвентарных карточек по учету основных средств" (форма № ОС-10), которая используется для проведения инвентаризации. Для этих целей опись ведется по квалификационным группам основных средств, месту их установки в разрезе инвентарных объектов.

Зарегистрированные в описи карточки помещаются в картотеку основных средств, где их группируют по отраслевым классификационным группам, а внутри групп - по местам нахождения, эксплуатации и по видам. Карточки недействующих основных средств группируют отдельно.

Сделка по реализации основных средств оформляется договором купли-продажи, подписанным руководителем предприятия. Продажа осуществляется по рыночной стоимости, устанавливаемой специалистами из территориального органа, курирующего ценообразование.

Ликвидацию объекта основных средств (разборку, слом, демонтаж) комиссия ООО «Мет-Инфо» оформляет актом о ликвидации основных средств (форма № ОС-4). Причиной выбытия основных средств может послужить: ликвидация, передача другим предприятиям, недостача и другие. На основании акта, утвержденного руководителем предприятия, бухгалтерия отмечает в инвентарной карточке и в описи инвентарных карточек дату выбытия объекта и номер акта. Акт является основанием для сдачи на склад оставшихся в результате ликвидации запасных частей, материалов и т.п. Затраты по ликвидации объекта (разборка, снос, перевозка) также указываются в акте.

Для поддержания основных средств в рабочем состоянии необходим их ремонт. Своевременно произведенный ремонт обеспечивает ритмичность работы предприятия, сокращает простои, увеличивает срок службы основных средств.

При выполнении ремонта хозяйственным способом, объект основных средств передают в ремонтный цех. Внутреннее перемещение основных средств из отдела, участка в ремонт, а также, их передачу из запаса (со склада) в эксплуатацию оформляют накладной на внутреннее перемещение основных средств (Ф. № ОС-2). Она содержит фамилии, имена, отчества и должности сдатчика и получателя, основание для перемещения основных средств, название, инвентарный номер и краткую характеристику технического состояния объекта; подписи сдатчика и получателя и некоторые другие данные. Накладную выписывает в двух экземплярах работник цеха (отдела) - сдатчика. Первый экземпляр передают в бухгалтерию для записи в инвентарной карточке, а второй остается у сдатчика для отметки о выбытии соответствующего объекта в инвентарном списке основных средств.

Следует отметить, что «Мет-Инфо», для организации учета, используется бухгалтерская программа «Предприятие 1С». И хотя многие участки бухгалтерского учета автоматизированы, некоторые участки учета основных средств ведутся вручную. В частности не применяются возможности программы для расчета амортизации, переоценки основных средств, созданию и обработке технической документации. Эти операции делаются вручную, так как при помощи данной программы это сделать невозможно.

Поступление материалов в организацию ООО «Мет-Инфо» осуществляется в следующем порядке:

а) по договорам купли - продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам в соответствии с действующим законодательством;

б) путем изготовления материалов силами организации;

в) получения организацией безвозмездно (включая договор дарения).

К товарно-материальным ценностям ООО «Мет-Инфо» относятся сырье и материалы, необходимые в производстве, а также товары, предназначенные для перепродажи.

Товарно-материальные ценности могут поступать в ООО «Мет-Инфо»: от поставщиков; из собственного производства; в результате списания основных средств. Если ООО «Мет-Инфо» получает товарно-материальные ценности по месту нахождения поставщика, то на имя сотрудника, который будет их получать, выписывают доверенность по форме №М-2.

Доверенность выдается только лицам, работающим в организации.

Если представители организации получают товарно-материальные ценности у поставщиков регулярно, то доверенности выписывают по форме № М-2а.

Доверенности по форме № М-2 имеют корешки, которые подшиваются в хронологическом порядке. Доверенности по форме № М-2а корешков не имеют, поэтому их регистрируют в специальном журнале.

Бухгалтер ООО «Мет-Инфо» выписывает доверенность в одном экземпляре и выдает ее работнику, который будет получать товарно-материальные ценности.

Если количество и качество поступивших материалов совпадают с данными, указанными в товаросопроводительных документах поставщика, в ООО «Мет-Инфо» кладовщик оформляют приходный ордер (форма № М-4), если нет - акт о приемке материалов (форма № М-7).

Для приходного ордера предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

Приходный ордер ООО «Мет-Инфо» оформляют в одном экземпляре в день поступления материалов на склад.

Оформленный приходный ордер передают в бухгалтерию ООО «Мет-Инфо» вместе с товаросопроводительными документами поставщика.

Акт о приемке материалов составляют, если их количество или качество не совпадает с данными, указанными в сопроводительных документах поставщика.

Для акта о приемке материалов предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

По общему правилу акт оформляет специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. В состав комиссии должно входить не менее 3 человек.

Комиссия должна оформить акт в день поступления материалов на склад. Если это возможно, в составлении акта должен принимать участие представитель поставщика.

Акт составляют в 2 экземплярах:

- один экземпляр вместе с сопроводительными документами на материалы передают в бухгалтерию;

- второй - в подразделение организации, работники которого должны подготовить претензионное письмо поставщику.

Акт подписывают все члены комиссии и материально ответственный работник, принявший поступившие ценности. Руководитель организации должен утвердить акт.

Оформленный акт передают в бухгалтерию вместе с товаросопроводительными документами поставщика. Бухгалтер должен заполнить на 3-й странице акта графу «Корреспондирующий счет».

Акт о приемке материалов должен храниться в архиве организации 5 лет. Если материалы поступают на склад ООО «Мет-Инфо» после переработки, либо неизрасходованные материалы, отходы, брак, кладовщик составляет требование-накладную (форма № М-11).

Оформленное требование-накладную передают в бухгалтерию ООО «Мет-Инфо».

Как правило, все товарно-материальные ценности поступают на склад. Учет ценностей на складе ведет работник, которого назначает руководитель (например, кладовщик). С этим работником должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Со склада товарно-материальные ценности могут быть переданы: в производство; на другой склад.

При перемещении материалов в ООО «Мет-Инфо» оформляют требование-накладную (форма № М-11).

Требование составляет кладовщик ООО «Мет-Инфо», отпускающий материалы, в 2 экземплярах: первый экземпляр остается на складе ООО «Мет-Инфо»; второй экземпляр передается работнику, который получает материалы. На материалы разных наименований можно выписать общее требование-накладную. Оба экземпляра требования сдают в бухгалтерию ООО «Мет-Инфо».

При продаже (безвозмездной передаче) материалов оформляют накладную на отпуск материалов на сторону (форма № М-15).

Накладную выписывают в 2 экземплярах: первый экземпляр передают на склад для отпуска материалов; второй экземпляр передают получателю материалов. Кладовщик отпускает материалы со склада на основании накладной и доверенности, выписанной на имя получателя.

К материалам, которые содержат драгоценные металлы или камни, должен быть приложен специальный паспорт.

Оформленную накладную кладовщик, отпустивший материалы, должен передать в бухгалтерию. Бухгалтер заполняет графу «Корреспондирующий счет» и отражает выбытие материалов. Накладная должна храниться в архиве организации 5 лет.