14. Классификация бухгалтерских документов

Документы бухгалтерского учета преимущественно составляются по унифицированным формам, что обусловлено необходимостью упорядочения информационных потоков, обеспечения сравнимости учетных и отчетных данных различных организаций (или одной организации за различные периоды), их полноты и достоверности, исключения дублирования информации.

Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД),

Классификация документов по составу и анализ их структуры по этому признаку позволяет оценить соотношение объемов внутреннего и внешнего документооборота в организации, проанализировать степень автономности деятельности предприятия (рассчитав соотношение единиц входящей информации и внутренней), оценить активность обращения организации во внешней среде (по удельному весу исходящих документов).

По назначению документы подразделяются на распорядительные, исполнительные, комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы - это документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. К таким документам относятся распоряжения руководителя предприятия и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций.

Исполнительные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера (акты приемки) материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т.п. Исполнительные документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и за правильность их оформления в документах, например, начальники цехов, заведующие складами (кладовщики), мастера и т.п.

Комбинированные документы - это документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера; расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия; авансовые отчеты подотчетных (командированных) лиц и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются в случае, если для записей хозяйственных операций нет других документов или обобщаются и обрабатываются исполнительные и распорядительные документы. К ним относятся справки, ведомости распределения, расчеты резервов, бухгалтерская отчетность и др.

Приведенная классификация выявляет необходимость документального оформления ряда операций хозяйственной деятельности, регистрация которых в большинстве случаев игнорируется практикующими бухгалтерами. Так, например, действия бухгалтера, связанные с выполнением методологических расчетов в соответствии с принципом регистрации, должны быть подтверждены соответствующими документами бухгалтерского оформления и заверены подписью главного бухгалтера.

Применяемые в бухгалтерском учете документы также делятся на разовые и накопительные.

Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один прием.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примерами накопительных документов являются двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов предприятия и т.п. Накопительные документы являются элементом первого этапа систематизации и обобщения учетной информации.

Наконец, учетные документы делятся на первичные и сводные.

Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения. К ним относятся документы о поступлении на предприятие материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи; об отгрузке продукции покупателям; о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказываемую услугу и т.п.

Сводные документы обобщают показатели путем их соответствующей группировки, систематизации из первичных документов (например, расчетно-платежная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и т.п.). От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов и является их сводкой, а накопительный документ - это первичный документ, составляемый постепенно. К сводным документам относятся также все учетные регистры бухгалтерского учета, а конечным сводным документом можно считать бухгалтерскую отчетность.

В Бухгалтерская документация предприятия - это упорядоченная совокупность бухгалтерских документов, один из основных компонентов финансово-бухгалтерской документации (ФБД).

Общая классификация бухгалтерских документов в соответствии с их функциональным назначением

┌──────────────────────────────────────┐

│Бухгалтерская документация предприятия│

└┬────────────────┬───────────────────┬┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

│ Учетная бухгалтерская ││ Организационно-правовая││Отчетная бухгалтерская│

│ документация ││документация бухгалтерии││ документация │

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

│ По учету основных ││ Учетная политика ││ Балансы (годовой, │

│ средств ││ ││ квартальные) │

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

│ По учету материальных ││ План счетов ││ Отчеты (по видам) │

│ запасов ││ ││(годовые, квартальные)│

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

│ По учету малоценных и ││ Бухгалтерские учетные ││ Аналитические │

│ быстроизнашивающихся ││регистры (главная книга,││документы к балансам и│

│ предметов ││ журналы, ордера и пр.) ││ отчетам │

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

│ По учету труда и ││ Инструкция об ││ Отчеты о проведении │

│ заработной платы ││ организации ││ проверок (ревизий) │

│ ││ бухгалтерской ││ │

│ ││ деятельности ││ │

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

│ По учету ден. средств,││ Положение о бухгалтерии││ Отчеты по налогам │

│ ассигнований, расходов││ ││ │

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

│ По учету расчетов ││ Положение о структурных││ Переписка по отчетам │

│ ││ подразделениях ││ │

│ ││ бухгалтерии ││ │

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

│ По учету внебюджетных ││ Должностные инструкции ││ Документы по │

│ средств ││ работников бухгалтерии ││ инвентаризации │

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

│ ┌──────────────┴─────────┐ │

└─┤ Прочие виды ├─────────┘

│бухгалтерских документов│

└────────────────────────┘