26. Описування одних і тих самих документів відбувається в архіві неодноразово і залежить від завдання, яке виконує при цьому архівіст. Відповідно визначається вид описування.

Основним видом є описування архівних документів на першому етапі, Фактично створюється описова модель комплексу документів для його ідентифікації та надання інформаційних характеристик, які б допомогли виокремити його серед інших документів (первинне базове описання). Такому виду описування підлягають усі документи після того, як вони згруповані у справи - одиниці зберігання і віднесені до конкретного архівного фонду - основної облікової одиниці НАФ. Базове описання є найвідповідальнішою і найскладнішою роботою, від якості якої залежать усі інші види описувальних робіт архіву, якість довідкового апарату, ефективність використання документної інформації.

Найважливішим елементом описання є заголовок справи. До елементів заголовка справи належать:

• назва виду

• автор документів

• адресат або

-питання про предмет, подію

-назва місцевості (території), з якою пов'язані зміст документів справи;

-дати, до яких належать документи справи або викладені в них події.

Елементами описання справи є також: шифр); анотація документів; визначення оригінальності чи копійності документів, ступеня повноти ,друк, гектограф і ін.); зовнішні особливості справи і документа назва фонду; діловодний номер справи; крайні дати документів справи; кількість аркушів.

Прикладом первинного базового описання архівного фонду як основної облікової одиниці є картка фонду та аркуш фонду. Первинна описова стаття може не збігатися з вторинною, яка залежить від мети і завдання (теми) певного виду довідкового апарату.

Другий обов'язковий для всіх документів архіву вид описування пов'язаний з їх обліком і призначений для забезпечення контролю за наявністю документів.

Третій вид описування документи архіву проходять на наступних етапах наукового опрацювання, якщо треба відтворити їхню інформацію у каталогах чи путівниках.

Якщо перший і другий види описування фіксують створені систем п організації архівних документів і завершують технологічний цикл їх впорядкування, то третій вид описування починає повиті етап - роботу над архівною інформацією та організацію довідкового апарату.

27. В ході описування архівних документів архівісти користуються певними правилами, головні з яких набувають характеру методологічних принципів. На першому місці стоїть принцип адекватності або відповідності інформації описуваному об'єкту.

Описання в усіх його видах покликане достовірно розкривати склад і основний зміст певного обсягу документів у конкретних характеристиках, уникаючи невизначеності висловів, ідеологізації інформації. Принцип наступності та уніфікації в організації та описуванні документів від їх створення в діловодстві до зберігання в архіві називається принципом континуїтету.

Принципи всебічності й комплексності використовують як вимоги до організації довідково-пошукових систем. Принцип всебічності враховує цільову спрямованість кожного типу й виду довідників і вимагає встановлення та зміцнення структурно-інформаційних зв'язків між ними. Принцип комплексності відбиває установку на взаємодію цих самих довідників у межах пошукових систем. Всебічність є принципом організації довідкового апарату, а комплексність - принципом структури і функції пошуку.

Спільними для всіх видів описування є такі правила:

• мінімаксу, тобто максимальної повноти інформації при мінімумі словесних засобів,

• багатофункціональності описання,

• ієрархічності,

Деякі правила застосовуються лише для окремих видів описування.