11.Серед виробничих підрозділів архіву головним є архівосховище – спеціалізоване приміщення для зберігання документів. Воно має необхідне технологічне обладнання і устаткування:

- системи автоматичного підтримування температурно-вологісного режиму, протипожежної і охоронної сигналізації;

- системи спеціального освітлення;

- стелажне обладнання;

- картонажі;

- транспортні візки;

- розсувні драбини;

- ліфтові підйомники;

- прилади термо- і гігрометрії тощо.

Архівосховище 1-ої групи має понад 300 тис. справ. Його обслуговують завідувач архівосховища, старший охоронець фондів, 2 охоронці фондів. До основних підрозділів архіву належить читальний зал. До роботи в ньому допускаються особи, що в офіційній письмовій заяві аргументують потребу ознайомитись з документами за тією чи іншою тематикою.

З діяльністю читального залу тісно пов’язана робота довідкової групи (столу довідок), яка входить до функціональної сфери використання архівної інформації. Робота одного з основних виробничих підрозділів архівної установи реставраційно-палітурної майстерні полягає в реставрації. Ремонті, оправі документів для підтримання їх належного фізичного стану.

Майстерня повинна мати певний набір обладнання. Реставрації підлягають документи, які мають механічні, фізико-хімічні, біологічні пошкодження. При надходженні до майстерні їх реєструють у спеціальному журналі, після закінчення реставрації роблять запис про повернення документів до архівосховища.

12. З метою підвищення ефективності архівних технологій в архіві створюються багатопрофільні відкриті комп’ютерні системи, що дозволяють легко нарощувати додаткові автоматизовані робочі місця для співробітників у читальному залі, для користувачів. Їх призначення полегшити пошук даних у великих масивах інформації. Держкомархів та деякі архіви мають веб-сайти в Інтернеті, функціонує мережа електронної пошти.

У ЦДАГО України впроваджено інформаційно-довідкову систему щодо архівно-слідчих справ репресованих. У державних архівах більшості областей розроблено комп'ютерні програми і створено бази даних на осіб, вивезених до Німеччини в 1941-1943 рр. Вони побудовані на документах фільтраційних справ. Внаслідок впровадження цих програм автоматизовано досить трудомісткі процеси, вдалося відмовитися від традиційних архівних технологій.

З цією метою в архіві створюються автоматизовані робочі місця (АРМ). Такі само робочі місця обладнуються у читальному залі для користувачів. Функціональне призначення останніх – полегшити пошук потрібних даних у великих масивах інформації. АРМ слід створювати як багатопрофільну відкриту комп'ютерну систему, що дозволяє легко нарощувати додаткові автоматизовані функції (докладніше ці проблеми розглядаються в розділі 11 ''Інформатизація в архівній справі”).

Заслуговує на увагу робота реставраційно-палітурної майстерні (дільниці) – одного з основних виробничих підрозділів архівної установи. Шляхом реставрації, ремонту та оправи документів вона забезпечує підтримання їхнього належного фізичного стану. Майстерня повинна мати певний набір обладнання (залежно від кількості працівників): стіл реставраційний з підставкою, шафа металева (чи сейф), стіл-верстак, прес обтискний палітурний, картонорубальний верстак, паперорізальна машина, пристрій для сушіння паперу, електроплита, електропраска, ваги, пристрій для укладання та прошивання аркушів, візок, холодильник тощо.

13. Планування – визначення видів та обсягів робіт працівників на певний період відповідно до мети і призначення архіву, має дві форми: перспективну і поточну.. В державному архіві постійного зберігання документів складаються такі види планів: основної діяльності та впровадження наукових і методичних розробок.

Планування здійснюється архівом самостійно на основі досягнутих результатів попередньої діяльності, перспективних планів та програм. Враховуються також рекомендації і доручення органів вищого рівня.

Для контролю за виконанням планових завдань і використанням робочого часу в архівах використовують різні форми обліку праці. Найпоширенішою є ведення щоденників, до яких керівник відділу заносить цифрові показники рубіжного контролю.

У виробничих підрозділах щомісячно, а в архівній установі – щоквартально підбивають підсумки виконання плану. Державні архіви звітують за кількома статистичними формами:

1.Паспорт, в якому вказується така інформація:

-кількість споруд, об’єм і площа архівосховища,

-протяжність стелажного обладнання,

-кількість робочих кімнат, читальних залів, допоміжних приміщень,

-документів з різною матеріальною основою,

-стан довідкового апарату,

-кадровий склад працівників.

Паспорт заповнюють на 1 січня поточного року і подають до Держкомархіву до 1 лютого.

2. Звіт про виконання плану розвитку архівної справи, що складається за основними напрямками діяльності архіву:

-забезпечення збереженості і державний облік документів,

-зміцнення матеріально-технічної бази,

-створення і розвиток довідкового апарату,

-формування НАФ і експертиза цінності документів і ін..

Даний звіт подають до 5 січня.

Архіви звітують і про чисельність, склад і рух працівників, які займають посади керівників і спеціалістів, про чисельність окремих категорій працівників звіти подають до 5 січня.

14. Крім того, складаю бухгалтерську звітність за формами, встановленими для бюджетних організацій.

До них належать:

-виконання замовлень на виготовлення мікрофільмів,

-виготовлення ксерокопій,

-надання документів для експонування на вставках, у телепередачах, для кінозйомок,

-виконання тематичних запитів,

-складання історичних довідок, збірників документів,

-виконання замовлень генеалогічного характеру.

Ціни за виконані роботи залежать від категорії документів ( унікальні, особливо цінні, інші), витрат на мікроплівку, папір, електроенергію.

Кошти отримані від економічної діяльності використовуються на матеріальні заохочення працівників, розвиток технічної бази, господарські потреби архіву.

15. З метою забезпечення інформаційної цілісності Національного фонду , підвищення ефективності систем інтелектуального доступу до документів архіви проводять організаційно-правові, науково-методичні та технологічні заходи, спрямовані на формування ієрархічно пов’язаних документальних комплексів на усіх структурних рівнях НАФ, створення мережі архівних установ і визначення профілю архівів, має такі основні структурні рівні: між архівний – розподіл комплексів документів в межах системи архівних установ; внутріархівний – формування цілісних документальних комплексів в межах окремого архіву; внутріфондовий – систематизація документів на рівні фонду, рівень сукупності документів – їх систематизація в межах справи .Організація документів НАФ на всіх структурних рівнях здійснюється на підставі наукової класифікації за такими ознаками:

-належність документів до документації одного утворювача;

-право власності на документи;

-строки зберігання документів;

-ступінь інформаційної значущості документів (належність до комплексів загальнодержавного та місцевого значення, ступінь цінності);

-належність документів до певних адміністративно-територіальних одиниць область, округ, район, місто);

-історичні умови, час і місце створення;

-належність документів до певних галузей, напрямків і сфер життєдіяльності суспільства;

-види носіїв, способи і техніка закріплення інформації;

-рівень доступу до документів.

16. При організації архівних документів в межах системи архівних установ передусім враховують правовий статус, профіль і повноваження архівної установи.

Організація документів за правом власності реалізується з зберіганні документів НАФ у конкретних архівосховищах або приватних архівах: документи НАФ, що належать державі, зберігають державні архівні установи, а такі, що перебувають у приватній власності, зберігаються в архівах власників.

Порядок організації документів за строками зберігання визначає наявність серед них двох основних груп – документів постійного і тимчасового зберігання.

На організацію документів на між архівному рівні істотно впливає загальний ступінь інформаційної значущості документів, залежно від якого їх відносять до комплексів загальнодержавного та місцевого значення.

Комплекс документів складають документи, що утворилися в процесі життя і діяльності видатних діячів українського народу, а також у різні історичні періоди:

- в межах сучасної України

-за межами України в діяльності провідних органів української еміграції,

-в межах сучасної України в діяльності місцевих установ.

Документальні комплекси загальнодержавного призначення зосереджуються в сховищах центральних державних архівів відповідного профілю. Віднесення документів до комплексів загальнодержавного або місцевого значення здійснює Держкомархів спільно з зацікавленими архівними та іншими установами.

Документальні комплекси місцевого значення розподіляються між архівними установами, що здійснюють їх зберігання, за територіальним принципом, на підставі належності цих комплексів до певних адміністративно-територіальних одиниць.

Істотно впливають на організацію документів на міжархівному рівні історичні умови і місце їх створення. За цими ознаками виділяють три групи:

-документальні комплекси, що утворилися в різні історичні періоди в межах сучасної

-документальні комплекси українського погодження, що утворилися в різні історичні періоди за межами України

-документальні комплекси неукраїнського погодження у тому числі й ті, що стосуються історії України.

До документів «дорадянського періоду» належать документальні комплекси, що утворилися на території України в її сучасних межах, в процесі діяльності юридичних і фізичних осіб у періоди:

-існування Київської Русі, Галицько-волинського та інших князівств, , Запорозької, Центральної Ради і Директорії Української Народної Республіки (, Української Держави, Західно-Української Народної Республіки, Карпатської України;

-входження українських земель до складу інших держав, окрім СРСР (з кінця ХІV до середини 40-х років ХХ ст.);

-нацистської окупації (1941 – 1944).

До документів «періоду незалежної України» належать документальні комплекси, що утворилися на території сучасної України після проголошення Акту про Незалежність 24 серпня 1991 року .За категоріями доступу до них документи НАФ поділяються на документи з відкритим доступом та документи з обмеженим доступом: документи з таємною інформацією, документи з конфіденційною інформацією та документи з особливими умовами доступу.

17. Організація документів на внутріархівному рівні відбувається за фондовою системою. Практичне здійснення організації документів за фондовою системою в межах державного архіву називається фондуванням архівних документів. Фондування архівних документів включає утворення архівних фондів і надання їм назв, визначення хронологічних меж архівних фондів.

Архівні фонди утворюють в архівних установах із документів юридичних і фізичних осіб. Кожна з них у своїй діяльності накопичує безпосередньо утворені та зібрані нею документи – документальний фонд. З частини архівного документального фонду, визнаної в результаті експертизи цінною для суспільства і віднесеної до НАФ, в архівний установі формують архівний фонд, під яким розуміють накопичену в процесі діяльності однієї або декількох юридичних чи фізичних осіб сукупність документів, об’єднаних за ознакою генетичного, історичного чи логічного зв’язку між документами та їх утворювачами.Юридична чи фізична особа, що є утворювачем архівного документального фонду, цілісна частина якого є архівним фондом, називається фондоутворювачем.

Об’єднаним архівним фондом є сукупність цілісних комплексів декількох архівних фондів, між утворювачами яких простежуються генетичні, історичні або логічно.Об’єднані архівні фонди створюють для раціонального розміщення документів в архівах, удосконалення обліку документів, створення компактного і якісного довідкового апарату.

За ступенем цінності архівні фонди поділяють на три категорії,. До 1-ої категорії належать фонди, переважна частина документів яких мають статус особливо цінних. 2-у категорію надають фондам, документна інформація яких стосується певних галузей або напрямків діяльності держави, суспільства, окремих діячів. 3-ю категорію отримують фонди, документна інформація яких стосується тієї чи іншої теми або питання і доповнює інформацію фондів 1-ї та 2-ї категорій. Важливим етапом організації архівних документів за фондовою системою в межах архіву є визначення фондової належності, тобто віднесення документів до архівного фонду відповідної установи або особи.

Для архівного фонду установи хронологічно межі визначають за офіційними датами утворення і ліквідації фондоутворювача. Для об’єднаного – за датами утворення фондоутворювача, створеного в часі першим та дати ліквідації фондоутворювача, ліквідованого в часі пізніше, ніж інші фондоутворювачі цього фонду( аналогічно для об’єднаного архівного фонду особового походження).

Політичні чинники виявляються в зміні конституційних основ держави. Наприклад, розпад СРСР, виникнення незалежних держав і поява в результаті таких процесів нових фондоутворювачів.

До юридичних чинників належать розширення або звуження прав фондоутворювача, зміна його форми власності.

Адміністративні чинники полягають в зміні адміністративно-територіального поділу, реорганізації або ліквідації фондоутворювача.

Класифікаційними ознаками для організації електронних документів є тип комп'ютерного обладнання, програмного забезпечення, на основі яких вони були створені; характер змісту та мета використання документної інформації. Технічні документи, як правило, групуються в комплекси за об'єктною, територіальною або тематичною ознаками.

18. Базовою класифікаційною одиницею організації документів у межах архівного фонду є справа. Вона може складатися з одного, частини одного, кількох документів, що мають самостійне значення. Організація документів у межах архівного фонду ґрунтується на схемі систематизації документів - переліку одиниць поділу, розміщених у певній послідовності, і призначена для розміщення документів фонду за цим поділом. Одиницями поділу є відділи, розділи, рубрики і т.д. Розподіл починають за основною ознакою, притаманною для всього фонду, і закінчують за ознаками, характерними для окремих, найменших груп документів.

Процес групування справ фонду здійснюється з урахуванням таких ознак:

• структурної, що фіксує належністю до структурних підрозділів (відділ, цех, факультет), внаслідок діяльності яких вони виникли;

• хронологічної, що відображає час появи документів (рік, місяць, число),

• галузевої, функціональної, тематичної, що встановлюють галузеву належність і функції фондоутворювача та тематикою документів;

• номінальної, що відображає належність до конкретного виду одиниць зберігання чи виду документів;

• авторської - для групування справ за авторською належністю (юридична чи фізична особа);

• кореспондентської - для групування справ, що виникли внаслідок листування з певними особами чи установами;

• географічної - для групування справ за окремими адміністративно-територіальними одиницями, з якими пов'язані автор, кореспондент чи зміст документа (області, району, міста і села).

Крім того, враховують і такі ознаки, як мова документів, формат, оригінальність, носій.

Вид схеми організації фонду визначають згідно з ознаками, за якими здійснюють два перші поділи документів фондуОрганізацію документів архівного фонду починають зі створення груп одиниць зберігання, близьких за змістом, авторством, формою чи іншими ознаками. Вибір схеми систематизації документів сімейних та родових фондів залежить від складу фондоутворювачів, характеру їх діяльності, видів та кількості залишених ними документів. При нефондовій організації документів кіновідеодокументи організовують за видами (фільм, спецвипуск, кіножурнал; кіно-, відео-, телесюжет певної кольоровості), всередині видів - за назвами, роками виробництва, виробничими номерами, одиницями обліку, кольоровістю, форматом носія, типом відеокасет. Електронні документи систематизуються за видами (магнітні стрічки, лазерні й жорсткі диски, дискети), всередині видів - за типами програмного забезпечення, а потім - за характером документної інформації.

19. Організація документів на рівні одиниці зберігання, де наявні в її складі різні архівні документи, відбувається на двох рівнях: документному та аркушному. Для документів з паперовими носіями одиницею зберігання є справа.

Документний рівень організації на рівні справи передбачає таку її організацію, яка б фіксувала процес її створення, внутрішню структуру та правильну систематизацію наявних у ній документів.

Систематизація документів у межах одиниці зберігання здійснюється за такими ознаками:

• хронологічною - за датами документів;

• предметною (тематичною) - за змістом документів;

• номінальною - за видами документів;

• кореспондентською - назвами адресатів або адресантів;

• географічною - за історичними регіонами, адміністративно-територіальними одиницями, географічними поняттями, з якими пов'язаний зміст документів, їх автори і кореспонденти;

• авторською - за назвами підприємств, установ і організацій, прізвищами та іменами осіб - авторів документів.

Систематизація документів закріплюється нумерацією аркушів. Аркушний рівень організації одиниць зберігання забезпечує внутрішню організацію кожного з документів.

Таким чином, організація архівних документів проходить чотири етапи, які тісно пов'язані між собою і доповнюють один одного.

20. Під формуванням Національного архівного фонду України розуміють комплекс організаційних, методичних і практичних заходів, спрямованих на систематичне поповнення його цінними для суспільства документами та виключення із його складу документів, що втратили свою суспільну значущість. Його метою є пошук, відбір і збереження цінних документальних комплексів та окремих архівних документів, що репрезентують усі сфери життєдіяльності суспільства і держави. НАФ формується з документів, що утворилися в процесі діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування; державних і комунальних підприємств, установ і організацій; громадян України та їх об'єднань, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності; архівної україніки. Практично формування НАФ здійснюється державними архівами через:

експертизу цінності документів, утворюваних в діяльності юридичних і фізичних осіб;

державний централізований облік і державну реєстрацію документів НАФ;безпосереднє комплектування документами НАФ;організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ джерел комплектування.Принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій затверджуються Кабінетом Міністрів України. Рішення про виключення документів із складу Національного архівного фонду приймаються експертними комісіями за погодженням з Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Забороняється виключення документів із складу Національного архівного фонду з політичних чи ідеологічних міркувань. Спори між архівними установами і власниками документів з питань призначення експертизи їх цінності, включення документів до складу Національного архівного фонду або виключення з нього вирішуються в судовому порядку.

21. Під формуванням Національного архівного фонду України розуміють комплекс організаційних, методичних і практичних заходів, спрямованих на систематичне поповнення його цінними для суспільства документами та виключення із його складу документів, що втратили свою суспільну значущість.

Теоретико-методичною основою формування НАФ є експертиза цінності документів, тобто визначення на підставі чинних засад та критеріїв культурної і практичної цінності документів. її основними завданнями є:

а) визначення по кожній установі складу документів, що мають наукову та культурну цінність і підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) або тимчасовому (до 10 років) зберіганню. До документів постійного зберігання належать такі, що відображають основні напрями та підсумки діяльності установи, її управлінську, контрольну, виробничу, наукову, навчальну, фінансову та інші функції: накази з основної діяльності, протоколи засідань колегіальних органів і виробничих нарад, плани, звіти, аналітичні матеріали тощо.

Документи тривалого зберігання складають матеріали, необхідні для практичного використання впродовж багатьох років, їх окрему групу становлять документи з особового складу, які передбачають експертизу через 75 років з наступним відбиранням певної її частини на постійне зберігання.

Групу документів тимчасового зберігання становлять документи, необхідні установі для оперативної практичної діяльності;

Кінцевою метою експертизи є комплектування кожного державного архіву повним комплексом документів його профілю,отже забезпечення повноцінного формування НАФ за принципом: при найменшому фізичному обсязі документів – найбільша інформаційна наповненість.

При проведенні експертизи цінності комплексно застосовують критерії цінності документів.

До критеріїв походження належать функціонально-цільове призначення установи, значення особи в житті суспільства, час і місце створення документів. Суттєве значення має час і місце створення документів: чим давніший документ, тим він цінніший з погляду історії, бо як "уламок" своєї епохи несе певну інформацію про цей період.

До критеріїв змісту належать особливості документної інформації, її повторюваність в інших документах, цільове призначення, юридична сила, автентичність, вид документів. Основним критерієм цінності змісту документів, що складає сукупність зафіксованих у ньому відомостей про конкретні факти, події, явища, процеси, є значущість його інформації.

Важливим є ступінь збереженості документів, що дозволяє встановити повноту документального комплексу, окремого фонду, групи однорідних фондів. Цей критерій застосовують переважно за відсутності оригіналу документа, коли на державне зберігання приймають його засвідчену копію (на правах оригіналу).

Під час експертизи цінності документів важливе значення має критерій зовнішніх особливостей документів як один з основних підходів відбору оригіналів документів, у випадку їх відсутності - юридично засвідчених копій, а за їх відсутності - незасвідчених копій.