39. Важливим чинником розвитку наукових досліджень та удосконалення практичної діяльності у галузі архівної справи та документознавства є науково-технічна інформація.

Інформаційне забезпечення науково-дослідної і методичної роботи, практичної діяльності архівів, а також поширення набутого досвіду в галузі архівної справи покладається на Галузеву службу науково-технічної інформації (ГСНТІ). Вона складається зі служб НТІ різного рівня і довідково-інформаційних фондів (ДІФ) при них.

Основними завданнями служб НТІ держархівів є:

• вивчення інформаційних потреб спеціалістів архіву;

• комплектування, зберігання, облік, опрацювання і систематизація матеріалів ДІФ;

• ведення довідково-пошукового апарату ДІФ

• регулярне інформування співробітників архіву про склад і зміст матеріалів ДІФ через надання документів для користування

• вивчення матеріалів НТІ та узагальнення даних про найважливіші українські і зарубіжні досягнення науки

• участь у реалізації проектів автоматизації інформаційного забезпечення архівної галузі;

• регулярне і своєчасне направлення до центрального галузевого органу завершених розробок

• надання допомоги спеціалістам архіву в організації депонування вузькоспеціальних рукописних робіт.

ДІФ державного архіву складається з фонду первинних матеріалів та довідково-пошукового апарату. Фонд первинних матеріалів концентрує інформацію багатоаспектного масиву даних з проблем архівної справи та суміжних галузей і включає:

• літературу з історії України і краєзнавства, документознавства, архівознавства,

• наукову літературу з питань управління

• офіційні нормативні і науково-методичні видання, довідкову літературу:

• нормативні і науково-методичні розробки з документознавства, архівознавства, археографії і спеціальних історичних дисциплін;

• періодичні видання;

• неопубліковані розробки архіву та документи, які не публікуються

Матеріали ДІФ залежно від рівня СНТІ можуть використовуватися:

• для забезпечення інформативних потреб співробітників архівної установи

• для задоволення запитів архівних установ галузі;

• для забезпечення запитів відомчих архівів

• для забезпечення запитів на матеріали з документознавства та архівної справи різних установ.

40. На основі результатів наукових досліджень, вивчення і узагальнення практичного досвіду діяльності архіви проводять методичну роботу, спрямовану на створення і впровадження найдоцільніших прийомів і методів конкретних робіт. Методична робота архівів полягає у розробленні й удосконалюванні архівних технологій та впровадження у практику результатів наукових досліджень.

Основними формами методичної роботи є розроблення актуальних питань методики архівної справи, підготовка на цій основі методичних посібників; До методичної роботи належить і складання номенклатур справ і схем систематизації, історичних довідок про фонди та огляди робіт, підготовку повідомлень щодо методичних питань, складу документів для співробітників архівних установ.

Важливу роль у розробленні актуальних науково-методичних проблем та в практичному удосконаленні методів архівних робіт відіграють центральні державні архіви.Центральні держархіви є науково-методичними центрами в галузі архівної справи, тобто установами.

Найпоширенішою формою методичної роботи є підготовка різних типів прикладних методичних посібників, які створюють державні архіви на основі нормативних і методичних документів Держкомархіву.Видами методичних посібників є методичні рекомендації, пам'ятки, інструкції, методичні листи, номенклатури справ для установ і закладів. Пам'ятка як методичний посібник має вужче прикладне значення. Вона призначена для детального опису окремих операцій і прийомів праці й може бути як самостійним документом, так і додатком до іншого нормативно-методичного документу. Підготовка методичних посібників включає такі етапи: розроблення плану, підготовка проекту, рецензування і обговорення на засіданні науково-дорадчого органу, доопрацювання проекту з урахуванням зауважень і пропозицій, остаточне оформлення проекту і затвердження посібника керівництвом архівної установи. Проекти нормативно-правових актів та актів нормативного порядку, що підлягають державній реєстрації; наукових звітів, правил, концепцій, положень, методичних рекомендацій та інших питань діяльності архівних установ й рекомендує розглянуті документи до впровадження.