Структура державних архівів

Важливим для діяльності архіву,що визначає склад функціональних структурних підрозділів, є структура. Наприклад, у центральних державних архівах та архівах областей функціонують такі відділи:

-забезпечення збереженості та обліку фондів,

-довідкового апарату,

-використання архівної інформації.

Всередині відділів можуть утворюватися менші виробничі одиниці (сектори групи), для вужчої спеціалізації праці:

-група наукового описування,

-група зберігання друкованих праць,

-сектор користування документами,

-сектор планування та організаційно-методичної роботи.

В окремих архівах створюються відділи, що відповідають специфіці їх діяльності . В архівах можуть створюватись і позаштатні, господарсько-розрахункові підрозділи для впорядкування документів поточного діловодства в організаціях-фондоутворювачах, що фінансуються за їхній рахунок. Розподіл працівників у відділах за посадами здійснюється відповідно до штатного розпису – документу, що визначає конкретний набір посад працівників архіву та складові їх заробітної плати відповідно до умов оплати праці. Працівники архівної установи поділяються на:

- керівний склад

- спеціалісти

- службовці

- обслуговуючий персонал

Діяльність архівів залежить від стану їх матеріально-технічної бази.

Певна частина державних архівів розміщена в пристосованих приміщеннях. Для нормального функціонування архівних установ потрібні такі служби та приміщення:

- архівосховище;

- читальний зал,

- науково-довідкова бібліотека;

- лабораторія фото -, мікрокопіювання;

- методкабінет;

- реставраційно-палітурна майстерня;

- приміщення для довідкового апарату;

- робочі кімнати співробітників;

- виставковий зал;

- допоміжні приміщення( гардероб, наприклад).

10. Планування є складовою частиною управлінських функцій. Воно має дві форми: перспективну і поточну. Перша властива органам управління архівною справою (Головархів, державні архіви областей) і розрахована на тривалий термін. Друга - архівним установам з постійним складом документів. Вони, як правило, складають річні плани.

. План має дві частини - текстову і розрахункову.

До показників плану входять: види робіт, одиниця виміру (справ, аркушів, карток тощо), норматив, обсяг робіт з розбиттям по кварталах, бюджет часу, виконавці та пояснення. Розділи плану відбивають головні напрями діяльності архіву. Структура плану може змінюватися у відповідності з вимогами часу.

Для обліку витрат часу при складанні плану дирекція архіву керується "Нормативами трудомісткості основних видів робіт, які виконуються в державних архівах України", що затверджуються наказом начальника Головархіву України.

Наприклад, приймання справ на державне зберігання: загального діловодства -450 справ - 1 людино-день; особового походження - 200 справ або 3, 5 тис. арк. - 1 людино-день; страхового фонду - 6 тис. кадрів - 1 людино-день.

Виконання запитів: за документами - 3 довідки - 1 людино-день; за довідковою картотекою - 9 довідок - 1 людино-день.

Підготовка: статті, огляду; наукової доповіді - 1 друк. арк. - 30 людино-днів; методичного посібника, методики, інструкції - 1 друк. арк. - 26 людино-днів.

Введення цих нормативів сприяє підвищенню продуктивності праці, уніфікації виробничих процесів, налагодженню обліку виконаних робіт.

Архіви зі змінним складом документів планують роботу відповідно до вимог державних адміністрацій, їхні плани можуть бути річними,

піврічними або квартальними.

Як уже зазначалося, архівні установи фінансуються переважно з державного бюджету. Єдиною формою позабюджетних надходжень раніше були кошти від діяльності господарсько-розрахункових підрозділів за платне впорядкування документів міністерств і відомств, підприємств, установ та організацій.

Отже, основні питання організації роботи архівних установ пов'язані з соціальними функціями архівів як центрів зберігання та використання інформаційних ресурсів. Статус, завдання, форми та зміст діяльності архівів зумовлюють їхню структуру, кадровий, матеріально-технічний та фінансовий потенціал. Діяльність архівних установ регламентується нормативними актами, відбивається у планах роботи та звітах.