9.2. Учет расчетов с подотчетными лицами

Из-за отсутствия возможности оплатить расходы через банк или кассу осуществляют выдачу подотчетных сумм. Наличку выдают работникам предприятия на хозяйственные нужды и на командировки. Подотчетные суммы выдают на определенный срок и с определенной целью.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, для выполнения служебного распоряжения (на определенный срок в другую местность).

Порядок и условия командировки работников определяется Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границей, которая утверждена приказом МФУ от 13.01.1998 г № 59. Но ее положения действительны только в разделе, который не противоречит п. 4, 5, 8 Закона Украины «О налогообложении работников предприятия» от 22.05.1997.

Сума суточных определяется в случае командировки в пределах Украины в размере 18 грн., за границу – 230 грн. Нормы компенсации расходов на служебные командировки установлены постановлением Кабинета Министров Украины «О нормах компенсации расходов на командировки в пределах Украины» от 23.04.1999 № 663.

Направление работников в командировки осуществляется руководителем предприятия путем оформления приказа или распоряжения с указанием пункта назначения, наименования предприятия, организации, период и цель командировки. На основании приказа выдается удостоверение о командировке работнику. Период командировки устанавливается руководителем предприятия, но не превышающий в пределах Украины срок в 30 календарных дней, а за границей – в 60 дней.

Срок командировки работника, который направляется на выполнение монтажных, ремонтных и строительных работ, не должен превышать период строительства. Фактическое время пребывания в местах командировки отмечается в примечаниях в удостоверении и отбытии с места командировки.

Регистрация лиц, которые отправляются в командировку и прибывают на место командировки, на предприятиях осуществляется в специальных журналах (журнал регистрации удостоверений о командировках – журнал учета работников, которые прибыли в командировку). Днем отбытия в командировку считается день отправления поезда, самолета и т. д. с места постоянной работы командируемого работника, а днем прибытия – день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы командируемого работника.

За командируемым работником сохраняется место работы, должность и средняя зарплата или его должностной оклад с учетом надбавок за время его командировки, в том числе и за время пребывания в дороге.

Средняя зарплата или должностной оклад с учетом доплат и надбавок за время пребывания в командировке сохраняется на все рабочие дни недели по графику, установленного по месту постоянной работы.

Нормы компенсации расходов на служебные командировки корректируются, когда в счета включают проживание в гостинице, расходы на одноразовое питание, причем суточные составляют не 18, а 14,40 гривен (за границей - 185); двухразовое питание – 10,8 (за границей - 128); трехразовое – 7,8 (за границей – 81 гривна).

За время пребывания в командировке компенсируют расходы по съему жилья (при наличии подтверждающих документов) в размере фактических расходов с учетом дополнительных услуг, которые предоставляются в гостинице.

Нормы компенсации расходов на командировки в пределах Украины и за границей для государственных служащих и работников предприятий или организаций, которые частично или полностью финансируются из бюджета, определено специальным приложением к постановлению Кабинета Министров Украины «О нормах компенсации расходов на командировки в пределах Украины и за границу».

Предприятия, организации, которые направляют работников за границу в командировку, обеспечивают их денежными средствами в национальной валюте страны, в которую направляется работник, или денежными средствами в свободно конвертируемой валюте в виде аванса в соответствии с нормами в размерах, которые обусловлены их реальными потребностями в стране пребывания. Пересчет в иностранную валюту осуществляется по прогнозным официальным валютным курсам национальной валюты к долларам США на текущий счет.

Остаток средств сверх суммы, использованный в соответствии с авансовым отчетом, работнику следует возвратить в кассу учреждения, предприятия в денежных единицах, в которых был выдан аванс, но не позднее 10 (а с позволения руководителя по уважительной причине через 20) рабочих дней после возвращения из командировки.

В случае не возвращения работником остатка денег, соответствующая сумма взимается бухгалтерией в порядке, установленным законом.

Государственным служащим, а также лицам, которые финансируются из бюджета, при наличии подтверждающих документов компенсируются расходы:

- на проезд, включая перевоз багажа, а также к месту проживания;

- на бытовые услуги, которые предоставляются в гостиницах (стирка, чистка, ремонт, глажка одежды, обуви или белья), но не более 10% норм суточных расходов, которые определены в дополнении к действующему постановлению, за все дни командировки;

- на бронирование мест в гостиницах, но не более 50 % стоимости места за сутки;

- на пользование постельным бельем в поездах;

- на комиссионные в случае обмена валюты;

- расходы на служебные телефонные переговоры (в разговорах, согласованных руководителем).

Авансовые отчеты составляются также по подотчетным суммам, использованных для оплаты хозяйственных услуг. К этим отчетам прилагаются чеки, накладные, квитанции, акты. Отчет утверждает руководитель предприятия.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на синтетическом счете 372.