27/ Експертиза цінності документів та комплектування державних архівів.

Експертиза цінності документів — це визначання культурної цінності документів на підставі чинних засад і критеріїв згідно з ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа»

Крім того, експертиза цінності документів — невід’ємна складова зберігання інформації, тобто забезпечення належного стану інформації та її матеріальних носіїв.

Документи, а отже і їх змістова складова — інформація, потреба зафіксувати яку є основною метою їх створення, — це потенційні складові комплектування відомчих та державних архівів. Адже в результаті експертизи цінності документів формується архівний фонд підприємства, організації, установи (далі — підприємство). Тож експертиза цінності — це своєрідний фільтр, крізь який пропускається весь масив документів. Із усієї сукупності документів, що створюються в процесі діловодства, лише незначна частка надходить на зберігання до архіву підприємства, ще менша — «гідно представляє» відомчі або ж національні фонди (якщо підприємство є джерелом комплектування Національного архівного фонду України).

Експертиза цінності документів проводиться за ініціативою їх власника або державної архівної установи за згодою власника. У разі виникнення загрози знищення або значного погіршення стану зазначених документів їх власник зобов’язаний повідомити про це державну архівну установу для організації експертизи цінності цих документів.

Основні завдання, які вирішують під час проведення експертизи цінності документів:

визначення складу документів підприємства, які є значущими для особи, суспільства чи держави або цінними для власника і мають бути передані до архіву підприємства, відомчого, зрештою, й державного архіву, щоб організувати їх збереження;

встановлення строків зберігання документів, інформація яких може бути використана протягом певного часу.