13. Документ: источник первичной информации

Бухгалтерский учет представляет собой систему сбора и обобщения информации об имуществе организации и ее обязательствах. Основа бухгалтерского учета - первичные учетные документы, которыми должны быть оформлены все хозяйственные операции, проводимые организацией.

Общие требования к оформлению документов установлены Федеральным законом "О бухгалтерском учете" и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

В частности, перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером. Вместо руководителя и главного бухгалтера в первичных документах могут расписываться другие должностные лица, но их перечень должен быть утвержден руководителем организации и согласован с главным бухгалтером.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, их передача в бухгалтерию в установленные сроки для отражения в учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечиваются лицами, составившими и подписавшими эти документы.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Первичные учетные документы могут изыматься только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми органами и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Письмом Минфина РСФСР от 26.07.1991 N 16/176 утверждена Инструкция о порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Если организация покупает или продает имущество, заключив предварительно с контрагентом договор, данные, отраженные в первичных документах (стоимость товаров, суммы налогов, наименования и т.д.), должны соответствовать данным договора. Если какие-то условия договора изменяются (например, снижается или повышается цена товаров (услуг)), должно быть заключено соответствующее дополнительное соглашение к договору.

Согласно Федеральному закону "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы должны составляться по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, которые разрабатываются Госкомстатом России (в настоящее время - Росстат). Формы первичных документов для большинства хозяйственных операций уже утверждены, например, при продаже товара оформляются товарная накладная и счет-фактура, при покупке материалов - приходный ордер и т.д.

В соответствии с п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации документы, форма которых предусмотрена в унифицированных альбомах первичной документации, должны содержать следующие реквизиты:

- наименование документа (формы);

- код формы;

- дату составления;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

При необходимости в типовой бланк могут быть включены дополнительные строки, графы, но все реквизиты, предусмотренные утвержденной формой, должны быть сохранены. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим приказом (распоряжением).

Не подлежат изменению только бланки документов по учету кассовых операций согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.

В формах, утвержденных Госкомстатом России, предусмотрены зоны кодирования информации, которые заполняются в соответствии с общероссийскими классификаторами (ОКУД, ОКПО, ОКОФ). Коды, по которым нет ссылок на общероссийские классификаторы (например, графы с названием "Вид операции"), предназначены для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники и проставляются по системе кодирования, принятой в организации.