logo search
Dokumentatsia_i_inventarizatsia

1В. Документация и документооборот.

Учетный процесс – это осуществление учетных работ в определенной последовательности, которая представляет собой единую систему сбора и обработки информации.

Учетный процесс можно разделить на определенные ступени и стадии учетного процесса, которые представляют собой совокупность операций, образующих относительно самостоятельный этап учетной работы.

1 этап. Первичный учет – регистрация хозяйственных операций в первичных документах.

2 этап. Текущий бухгалтерский учет - представляет собой две параллельные системы бухгалтерского учета: синтетический и аналитический учет. Текущий учет – на основании первичных документов хозяйственные операции отражаются на счетах синтетического и аналитического учета

Синтетический учет

Аналитический учет

3 этап. Сводный учет – на этом этапе обобщают данные синтетического и аналитического учета, посредством составления оборотных ведомостей, на основании которых составляется бухгалтерский баланс и отчетность.

Требования к документированию всех хозяйственных операций изложены в законе «О бухгалтерском учете».

Документация – это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета.

Первичные документы должны оформляться по унифицированным формам, разработанным Госкомстатом РФ. Если отсутствует унифицированная форма первичных документов, организация вправе самостоятельно разработать и утвердить в приказе «Об учетной политике» форму документа. При этом эти документы должны содержать ряд обязательных реквизитов:

  1. Наименование первичного документа;

  2. Дата составления;

  3. Содержание хозяйственной операции;

  4. Сумма;

  5. Подписи лиц, составивших документ.

Первичные документы являются письменным распоряжением или подтверждением совершения хозяйственной операции.

В зависимости от стадии учетного процесса, учетная документация делится на две группы:

  1. Бухгалтерские документы (первичные и сводные).

  2. Учетные регистры – служат для обработки данных бухгалтерских документов и группировки в разрезе синтетических и аналитических счетов.

С помощью бухгалтерской документации обеспечивается контроль за сохранностью имущества организации. При помощи бухгалтерской документации контролируется деятельность материально-ответственных лиц.

Документооборотом называется движение документации с момента её составления до сдачи в архив организации. Первичные документы должны храниться в архиве организации не менее 5 лет! Годовая бухгалтерская отчетность не менее 10 лет.

На предприятии разрабатывается график документооборота. Первичные документы, которые поступают в бухгалтерию, должны подвергаться проверке (проверка правильности оформления документа, проверка законности совершенной операции, проверка арифметических подсчетов).

Если в документе обнаружена ошибка, её необходимо исправить: зачеркивается неправильная сумма, сверху записывается правильная и ставится подпись лица, которое внесло исправление. Исправления в кассовых и банковских документах не допускаются.

В бухгалтерии первичные документы группируют в папке по признаку однородности их содержания (приходные отдельно от расходных и т.д.).