25. З метою захисту соціальних прав громадян державні архіви надають установам-джерелам комплектування методичну і практичну допомогу в роботі з документами з особового складу.

У кожній установі функціонує архівний підрозділ.

До функцій архівного підрозділу належать:

• ведення списків установ і організацій,

• виконання всього комплексу заходів щодо забезпечення збереженості документів;

• ведення облікової документації на документи і укладання довідкового апарату до них;

• здійснення науково-технічного опрацювання документів

• виявлення унікальних та особливо цінних документів;

• забезпечення укладання у встановлені строки статистичної звітності

• видавання документів для користування працівникам організації,

• виконання запитів організацій і заяв громадян соціально-правового характеру;

Розрізняють типову, примірну та індивідуальну номенклатури.

Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ однорідних за характером діяльності, однаковою структурою з єдиною системою індексації кожної справи.

Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ однорідних за характером діяльності, але різних за структурою.

Зведена індивідуальна номенклатура справ складається з номенклатури справ структурних підрозділів.

Впродовж другого року після закінчення справ у діловодстві здійснюють експертизу їх наукової і практичної цінності та підготовку справ для передавання до державного архіву.

Отже, експертиза цінності документів, утворюваних в діяльності конкретних юридичних і фізичних осіб, державна реєстрація документів НАФ, комплектування державних архівів документами НАФ, організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ - джерел комплектування є важливими складовими процесу формування Національного архівного фонду України.