43/Номенклатура справ. Формування справ.

Класифікація документів — це розподіл усіх документів за певними ознаками на справи. Справою називається су-купність документів, сформованих за якоюсь ознакою, зібра-них у тверду обкладинку, оформлених за чіткими правилами.

Практичне діловодство користується такими ознаками групування документів у справи:

• за назвою видів документів, наприклад: “Акти”, “Нака-зи”, “Контракти” і т.ін.;

• за змістом документів;

• за об’єктами;

• за грифом обмеженості доступу до документів, що містять комерційну ( або державну) таємницю.

Можуть бути й інші ознаки класифікації. Це залежить від конкретних умов діяльності конкретної органiзацiї чи фірми.

Основним видом роботи, що забезпечує систематизацію документів у діловодстві, є складання номенклатури справ.

Номенклатура справ — це систематизований список справ, що заведені в діловодстві підприємства. Вона призначе-на для обліку і групування виконаних документів у справи, включає всі справи підприємства, журнали реєстрації, довідкові картотеки. Не включаються до номенклатури науко-во-технічні документи та друковані видання.

Номенклатура справ потрібна для швидкого пошуку доку-ментів за їх змістом і видами. Від її якості залежить опера-тивність роботи з документами та надійність їх зберігання. На-явність номенклатури справ у кожній установі, організації, підприємстві обов’язкова.

Для визначення розділів номенклатури використовують-ся назви структурних підрозділів підприємства, а за їхньої відсутності — напрями діяльності фірми або посад керівників і спеціалістів.

Наприклад:

1 — директор;

2 — юрисконсульт;

04 — головний бухгалтер.

На початку кожного розділу вказуються найважливіші для діяльності підприємства документи, накази, протоколи, акти. Після цього наводяться листування та інші інфор-маційно-довідкові документи. У кінці розділів — журнали обліку чи довідкові картотеки.

Заголовки справ повинні бути короткими і відповідати змісту документів, що перебувають у даній справі.

Номенклатуру справ підписує секретар-референт і затвер-джує керівник підприємства. Номенклатура складається, як мінімум, у трьох примірниках: перший зберігається у справі, другий є робочим і вивішується на стінці шафи із справами, третій передається до архіву підприємства.

Протягом року до номенклатури можуть вноситися заго-ловки нових справ. Для цього між розділами номенклатури слід залишати пропуски. Заведеною номенклатурою можна користуватися кілька років, якщо не відбувається значних змін у структурі і функціях підприємства.

При формуванні справ рекомендується дотримування та-ких вимог:

• документи різних термiнiв зберігання формуються в різні справи;

• статут підприємства та інші установчi документи фор-муються в окрему папку

• контракти підприємства розподіляться на дві групи, що зберігаються в різних справах. Перша група — ко-мерційні контракти; друга — трудові контракти з працівниками;

• накази по виробничій діяльності формуються окремо від наказів по особовому складу;

• особові справи, особові картки формуються за ал-фавітом прізвищ співробітників підприємства;

• документи обмеженого доступу з грифом “КТ” або “Конфіденційно” формуються окремо від решти доку-ментів.

Для формування справ використовують звичайні канце-лярські папки, розраховані на 200 аркушів. Останнім часом надходять папки імпортного виробництва. У них обсяг підши-того матеріалу можна збільшити в кілька разів.