1.2 Характеристика и технология ведения справочников условно-постоянной информации по учёту расчётов с поставщиками и подрядчиками

Справочник - это определённым образом организованный и упорядоченный массив, хранящий однородную информацию. В системе «1С: Предприятие », имеется перечень справочников и структур хранимой в них информации определяется на этапе конфигурирования.

Все объекты бухгалтерского учета и их свойства описываются в справочниках. В этом разделе мы рассмотрим общие методы работы с ними и конкретно каждый из них.

Справочники делятся на несколько категорий: объекты учета, аналитические, для расчетов, вспомогательные и подчиненные.

К первой категории относятся следующие справочники:

- "Номенклатура"

- "Материалы"

- "Основные средства"

- "Нематериальные активы"

- "Контрагенты"

- "Сотрудники"

- "Банковские счета"

- "Прочие объекты учета"

Аналитические справочники предназначены для организации аналитического учета, который прежде был организован с помощью субсчетов в плане счетов. С помощью этих справочников бухгалтер может по собственному разумению организовать аналитику без перестройки плана счетов. К аналитическим относятся следующие справочники:

- "Статьи затрат на производство"

- "Статьи общехозяйственных затрат"

- "Статьи общепроизводственных затрат"

- "Статьи издержек обращения"

- "Статьи расходов на продажу"

- "Статьи затрат обслуживающих производств"

- "Статьи затрат на строительство"

- "Статьи коммерческих расходов"

- "Движения денежных средств"

- "Виды продукции (работ, услуг)"

- "Прочие доходы и расходы"

Для расчетов используются следующие справочники:

- "Валюты"

- "Ставки НДС"

- "Ставки налога с продаж"

- "Налоги и отчисления"

- "Варианты расчета налогов"

К вспомогательным относятся следующие справочники:

- "Единицы измерений"

- "Классификатор ЕНАОФ"

- "Доходы будущих периодов"

- "Расходы будущих периодов"

- "Резервы"

- "Бланки строгой отчетности"

- "Грузовые таможенные декларации"

- "Объекты строительства"

- "Оборудование"

К подчиненным относятся следующие справочники:

- "Договоры"

- "Расчетные счета"

- "Ставки налогов"

Справочники в программе бывают двух видов: иерархические и простые. Иерархические справочники позволяют разбивать элементы на группы и подгруппы, а простые - нет. Все справочники объектов учета и аналитические справочники имеют иерархическую структуру. Связано это с тем, что с помощью этих справочников в программе организован аналитический учет, а по каждой группе можно получить дополнительную аналитику.

Иерархический справочник "Контрагенты" (на примере справочника «Поставщики» рисунок 1)состоит из двух частей: схемы справочника слева и содержимого группы справа. При открытии справочника схема свернута в название справочника со значком "+" слева. Чтобы развернуть схему, необходимо щелкнуть мышью на значке "+". Наличие значка "+" возле значка папки ( +) означает, что в группе есть подгруппы и т. д. Открыть папку (группу) можно двумя способами:

- двойным щелчком мыши на значке папки в левой части справочника;

- двойным щелчком мыши на значке папки в правой части справочника.

Значок означает простой элемент справочника, т. е. сам объект учета. Пользователь может задавать различные действия в справочнике, используя:

- меню Действия;

- панель инструментов;

- контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопкой мыши на строке справочника. Результат действия при выборе из контекстного меню может зависеть от выбранной строки;

- комбинации клавиш, эквивалентные действиям.

Рис.1Справочник «Поставщики»

В меню Действия все пункты сопровождаются изображением действия на панели инструментов и соответствующей комбинацией клавиш. Начинающие не помнят назначения кнопок на панели инструментов и, как правило, пользуются меню Действия. С опытом приходит и знание кнопок на панели инструментов. Продвинутые пользователи пользуются комбинацией клавиш.

Для задания какого-либо действия необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши на соответствующем значке.

Начать ввод нового элемента в справочник можно нажатием экранной кнопки «Добавить» на панели инструментов окна справочника, или через меню «Действия - Новый». На экране будет отражена форма элемента справочника, в которую включены поля для ввода реквизитов справочника (Закладки: Общие, Адреса и телефоны, Контакты, Счета и Договоры). На рисунке 2 показан пример заполнения общей информации о поставщике ОАО «Бирюлево».

Рисунок 2. Общая информация о контрагенте

Заполнив первые три закладки мы переходим к Счетам и Договорам. Щёлкнув мышью по ярлыку закладки, попадём в новую форму, содержащую поля для ввода банковских реквизитов организации. Поскольку контрагент может иметь несколько расчётных счетов, то для хранения информации о его банковских счетах в конфигурации задействован отдельный справочник «Расчётные счета», который подчинён справочнику «Контрагенты». При помощи управляющих элементов закладки «Расчётные счета» осуществляется заполнение именно этого справочника.

В силу того, что справочник «Расчётные счета» является подчинённым справочнику «Контрагенты», необходимо, чтобы на момент ввода информации о расчётных счетах в систему уже была введена информация о контрагенте.

Для ввода сведений о новом расчётном счёте используется кнопка Добавить. В результате открывается пустая форма диалога «Сведения о банковском счете» для ввода информации о расчётном счёте контрагента, которая показана на рисунке 3.

Рисунок 3. Информация о банковском счете поставщика

Для добавления новых записей, содержащих сведения о других расчётных счетах организации, придётся опять воспользоваться кнопкой Добавить, после того как информация о первом счете будет записана при помощи кнопки ОК или Записать. Кнопка Изменить используется для редактирования ранее внесённых сведений о расчётом счёте. Кнопка Удалить используется для удаления сведений о банковском счёте из списка.

Работа со справочниками может осуществляться в двух режимах - режим ввода и редактирования и режим выбора элемента справочника. Для ввода и редактирования форму справочника можно открыть через меню программы, через кнопку панели инструментов, через кнопку другой формы или какими-либо другими действиями, предусмотренными конкретной конфигурацией. На экране отобразится окно с формой списка справочника.

Практически для всех справочников типовой конфигурации программа проверяет уникальность кодов вновь вводимых элементов. Подобная проверка осуществляется и в справочнике «Контрагенты».

Справочник «Счета и Договоры » является подчинённым справочнику «Контрагенты». Это значит, что каждый элемент этого справочника принадлежит некоторому элементу справочника «Контрагенты». В связи с этим для заполнения справочника «Счета и Договоры» или обращения к нему сначала следует открыть справочник «Контрагенты», выбрать нужный элемент, а затем открыть справочник «Договоры», в котором будут показаны элементы, относящиеся к конкретному контрагенту.