1.3 Организация первичного учёта

Аналитический учет расчетов с поставщиками ведется на основании первичных документов: счетов-фактур (счетов) и платежных документов (кассовые ордера, платежные поручения). После этого осуществляется синтетический учет на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Порядок действий по оплате счёта поставщика предполагает выполнение следующих шагов:

Регистрация контрагента в одноимённом справочнике.

Регистрация счёта в справочнике «Договоры (счета)».

Выписка и печать платёжного поручения с использованием документа типовой конфигурации «Платёжное поручение».

Получение и ввод банковской выписки.

На основании счёта поставщика выписывается платёжное поручение. Для выписки платёжного поручения в программе « 1С:Бухгалтерия» предусмотрен документ «Платёжное поручение» (Приложение А). Обращение к этому документу осуществляется через меню «Банк - Платёжное поручение», форма диалога документа «Платёжное поручение» показана на рисунке 4.

В поле Банковский счет указывается расчётный счёт, с которого перечисляются денежные средства. По умолчанию устанавливается тот расчётный счёт, который был выбран в качестве основного при заполнении сведений об организации. Если необходимо выполнить перечисление с другого расчётного счёта, то достаточно нажать кнопку и выбрать из справочника «Банковские счета».

Номер платёжного поручения ставится автоматически.

В поле «от» вводится дата выписки платёжного поручения.

В поле «Получатель» имеется кнопка обращения к справочнику «Контрагенты». Из него выбирается получатель платежа.

Рисунок 4. Заполнение платежного поручения

Поле «Счёт получателя» заполняется путём выбора из подчинённого справочника «Расчётные счета» того расчетного счёта, который указан в шапке выставленного поставщиком счёта к оплате.

В поле «Договор» необходимо выбрать договор, заключенный с поставщиком, на основании которого выполняется платёж. Его выбор осуществляется из справочника «Договоры».

В поле «Сумма» вводится сумма перечисления, включая НДС.

В поле «НДС» помещается сумма НДС.

В поле «Назначение платежа» вводится краткое содержание операции, проводимой платёжным поручением, в которой следует отразить следующие моменты:

назначение общей суммы платежа, то есть, за какой товар, за какие работы или услуги перечисляются средства;

если перечисление производится до получения товара или оказание услуги, то указывается, что данный платёж является предоплатой;

номера и сокращённые названия оправдательных документов с указанием даты их составления или получения.

В поле «Вид платежа» вводится способ осуществления платежа путём выбора одного из возможных значений, у нас - электронно.

В поле «Очерёдность платежа» проставляется цифрой (от 1 до 6) приоритет платежа в соответствии с гражданским кодексом Российской Федерации.

После того как все поля введены, воспользовавшись кнопкой ОК, мы сохраняем платежное поручения для дальнейшей перегрузки в Банк-клиент и оплаты. Можно вывести печатную форму платежного поручения (Приложение А).

Запись об оплате платёжного поручения, выполненная при помощи проведения распечатанной Банковской выписки из Клиент-банка, нашла отражение в журнале «Банковские выписки», из меню Банк - Банковские выписки (рисунок 5).

Рисунок 5. Журнал «Банковские выписки»

Поступление товаров осуществляется через меню «Покупка - Поступление товаров и услуг». Данный документ используется для оприходования любых видов товаров и услуг.

В заголовочную часть вводятся обязательные реквизиты - «Дата» и «Номер», причём их значения устанавливаются автоматически.

Операцию выбираем «Покупка, комиссия».

Поле «Контрагент» заполняется путём выбора значения из справочника «Контрагенты». В поле «Договор» необходимо указать документ-основание поставки, путём его выбора из справочника «Договоры».

В поле Организация выбираем организацию, приход в которую производится (в случае, если в одной программе несколько фирм).

В реквизите «Склад» выбором из справочника «Места хранения» указывается склад, на который принимаются товары.

Реквизит «Зачёт аванса» управляет формированием проводок по зачёту выплаченного поставщику аванса. Мы выбираем «Автоматически».

Заполнение табличной части документа осуществляется посредством обращения к справочнику «Товары» и выбором из него требуемого объекта учёта. Затем заполняем остальные столбцы: количество, цена; сумма считается автоматически. Из справочника выбираем ставку НДС, выбираем счет учета и счет НДС. Остальное программа «считает «сама» (Рисунок 6).

Рисунок 6. Поступление товара

После ввода всех строк документа можно сформировать печатную форму документа (Приложения Б, В).

Для регистрации счетов - фактур, получаемых от поставщиков, предусмотрен документ «Счёт - фактура полученный», в котором указывается:

порядковый номер и дата выписки счёта-фактуры;

наименование, адрес и идентификационный номер налогоплательщика и покупателя;

наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;

наименование товаров, материалов, оказанных услуг;

единица измерения и количества;

цена за единицу измерения стоимости продукции, услуг без налога и с учётом налога.

На вкладке Счет-фактура вводим номер входящего счета-фактуры и от какой даты, ставим галочку «отразить в книге покупок» и счет-фактура автоматически попадает в журнал Счета-фактуры полученные.

Cчет-фактуру можно вывести на печать (Рисунок 7; Приложение Г).

Рисунок 7. Счет-фактура полученный

Счета-фактуры, полученные покупателем от поставщика, регистрируются в книге покупок у покупателя.

Формирование печатной формы книги покупок может быть выполнено через меню «Покупка - Ведение книги покупок - Книга покупок», либо непосредственно из журнала «Полученные счета-фактуры» нажатием экранной кнопки Книга покупок.