Этапы развития автоматизации бухгалтерского учета

Управление предприятием в современных условиях определяется как изменение состояния системы, ведущее к достижению по­ставленной цели. Система управления предприятием действует в постоянной взаимосвязи с внешней средой. Взаимосвязь осуществляется посредством информации, которая по потокам прямой связи передает цель функционирования, различные команды управления от системы

более высокого уровня к системам низового звена, а по потокам обратной связи — все сведения, необходимые для регулирования информационного процесса. Управленческая информация обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ. Важнейшей ее составляющей является экономическая информация, которая отражает производственно-финансовую деятельность любых экономических объектов с помощью системы натуральных и стоимостных показателей. Во всех случаях при этом используются количественные величины, цифровые значения. Эта особенность экономической информации предопределяет возможность широкого применения для ее обработки вычислительной техники.

Основными причинами, предопределяющими применение вычислительной техники в организации бухгалтерского учета, являются большие объемы информации, многочисленные группировки, жесткие сроки обработки, высокие требования к точности и достоверности.

Бухгалтерские задачи ранее других экономических задач стали обрабатываться техническими средствами. Компьютеризация бухгалтерского учета тесно связана с вышеназванными причинами, позволяющими на этом пути выделить два этапа — механизированный и автоматизированный.

Первый этап (1950—1960-е гг.) характеризуется использованием электронно-механических перфорационных машин, организацией машиносчетных станций на крупных предприятиях, где основную роль играла комплексная механизированная обработка учетных записей таблично перфокарточной системы счетоводства на базе типовых программ.

Переход ко второму этапу — автоматизированному (с начала 1970-х гг.) — был связан с появлением ЭВМ, приспособленных для решения задач в сфере экономики. Этап автоматизации включает несколько периодов, зависящих в первую очередь от изменения форм взаимодействия машины и пользователя, а также режимов работы ЭВМ. Начальный период связан с централизованной обработкой бухгалтерских задач на вычислительном центре, где применялся однопрограммный режим работы ЭВМ. Бухгалтер имел возможность влиять на ход решения задачи. Оператор, получив учетную документацию, обрабатывал ее на ЭВМ по программе и возвращал пользователю сводные бухгалтерские данные — ведомости аналитического и синтетического учета.

Развитие архитектуры ЭВМ и их операционных систем создало предпосылки для взаимодействия пользователя с программой. Получив результаты расчетов, пользователь оперативно принимал решения о дальнейшей работе с программой.

Появление в начале 1980-х гг. ПЭВМ, обладавших высоким быстродействием, большой емкостью оперативной и внешней памяти на жестком магнитном диске, широким выбором внешних устройств ввода-вывода информации, ориентированных на выполнение функций формирования первичных документов и учетных регистров, позволило по-новому подойти к вопросам организации машинной обработки бухгалтерских задач. Начинается переход от централизованной обработки бухгалтерской информации в вычислительных центрах пред­приятий к децентрализованной, предусматривающей установку ПЭВМ на рабочем месте бухгалтера. Важнейшим преимуществом автоматизированного рабочего места (АРМ) стала возможность использования компьютеров на малых и средних предприятиях. Это обеспечило доступ небольших предприятий к электронной технике, что полностью исключалось при централизованной обработке информации. В условиях децентрализованной обработки появилась возможность решения отдельных учетных задач на АРМ и передачи полученных результатов на компьютер более высокого уровня для составления сводных регистров бухгалтерского учета и отчетности.

Третий этап (с 90-х годов по наши дни) характеризуется повсеместным использованием высокотехнологичных компьютеризированных средств обработки данных, применением сложного программного обеспечения. Все это обеспечивает значительное упрощение, повышение эффективности и качества учетного труда при снижении его трудоемкости. На компьютеры при этом перекладывается рутинная работа по заполнению и обработку ПУДов, группировке и систематизации полученной информации вплоть до организации синтетического учета и составления отчетности.

Задачи и особенности автоматизированной системы бухгалтерского учета Информационная система бухгалтерского учета традиционно включает следующие комплексы задач: учет основных средств, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет затрат на производство, сводный учет и составление отчетности, — содержащие информацию о качественно однородных ресурсах предприятия. Организация АРМ на базе персональных компьютеров, создание локальных вычислительных сетей предприятия выдвигают новые требования к организации информационной базы и формированию комплексов экономических задач. Появляются возможности создания системы распределенных баз данных, обмена информацией между различными пользователями, автоматического формирования первичных документов в компьютере. Возникают межфункциональные комплексы задач управления, т.е. новые версии программных продуктов по бухгалтерскому учету объединяют информацию комплексов различных участков учета.

Информационные связи комплекса учетных задач позволяют выделить три фазы обработки, заложенные в основу машинных программ. На первой фазе производятся первичный учет, заполнение первичных бухгалтерских документов, их обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку (например, по учету заработной платы составляется расчетно-платежная документация, своды начисленной и удержанной заработной платы и др.). Все операции преобразования выполняются на основании пакета прикладных программ конкретного участка учета или встроенным модулем в единую программу бухгалтерского учета. Второй фазой обработки является составление проводок и их размещение в различных регистрах аналитического и синтетического учета, журналах-ордерах по номерам счетов. Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс, формируя проводки по окончании решения каждого участка учета. Третья фаза обработки состоит в осуществлении сводного синтетического учета: оборотно - сальдовых ведомостей по счетам Главной книги, баланса и форм финансовой отчетности, что обеспечивается головным модулем машинной программы «Проводка — Главная книга — Баланс».

Существует информационный обмен между предприятием и внешней средой, который заключается в получении нормативных и методических материалов, а также передаче сводной финансовой отчетности заинтересованным организациям: вышестоящим, административным органам, налоговой инспекции, органам статистики, финансовым организациям и др.