Понятие бухгалтерских документов

Документ представляет собой письменное распоряжение на совершение какой-либо хозяйственной операции, а также оправдание уже совершенной операции. Документация - способ сплошного и непрерывного отражения каждой хозяйственной операции для получения сведений о ней. Документация позволяет осуществлять первичную регистрацию каждой хозяйственной операции (факта хозяйственной жизни); наблюдение и измерение факта хозяйственной жизни. Это позволяет формулировать бухгалтеру, на основе отраженной в первичном документе информации, правильное содержание хозяйственной операции (факта хозяйственной жизни), т.е. идентифицировать факт хозяйственной жизни.

Документы должны быть оформлены в соответствии с действующими требованиями законодательства, содержать все необходимые реквизиты и подписаны ответственными лицами. Только в этом случае документы становятся формой первичного отражения хозяйственной операции. Правильно составленный документ имеет юридическую силу, и может выступать в качестве доказательства при хозяйственных спорах. На основе бухгалтерских документов контролируется правильность совершенных ФХЖ, ведется текущий анализ хозяйственной деятельности, устанавливаются причины тех или иных хозяйственных нарушений, т.е. документация выполняет контрольно-аналитические функции.

Требования к оформлению первичных учетных документов предъявлены ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете" № 129-ФЗ (САМОСТОЯТЕЛЬНО).

Документы не только фиксируют информацию о фактах хозяйственной жизни организаций, характеризуют состояние определенной хозяйственной ситуации, имеющей место в конкретном отчетном периоде, но и выполняют контрольную функцию. Без первичного документа бухгалтер не должен делать записи на счетах и в учетных регистрах.

Важно различать значение бухгалтерских документов, необходимых для выполнения процедуры бухгалтерского учета на каждом из отдельно взятых участков учета: учета материально-производственных запасов, учета основных средств, учета нематериальных активов, учет труда и его оплаты, учет денежных и расчетных операций и т.д. Процедура бухгалтерского учета требует последовательной логической взаимосвязи его отдельных стадий: первичного учета, аналитического учета, синтетического учета и составления отчетности.