Организация документооборота

Для обеспечения своевременного оформления поступивших документов и их отражения по балансовым и внебалансовым счетам и составления ежедневного баланса в банке устанавливаются правила документооборота и графики прохождения документа.

Под документооборотом понимается движение документов в кредитной организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а так же своевременного и доброкачественного создания документа, своевременную передачу в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность, за достоверность данных документа несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

График документооборота должен устанавливать в кредитной организации и ее структурных подразделениях рациональный документооборот, предусматривающий оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа и минимальный срок нахождения документа в подразделении и у каждого исполнителя.

В правилах документооборота банк должен обеспечить разграничение исполнения обязанностей между работниками бухгалтерских служб и работниками, инициирующими проведение операций, обеспечить функционирование соответствующих технических средств и программного обеспечения, а так же осуществлять хранение информации в электронном виде, обеспечить безопасность и защиту сформированной в электронном виде учетной информации при осуществлении документооборота и ее хранение.

При совершении бухгалтерских операций должно быть автоматически обеспечено одновременное отражение сумм по дебету и кредиту соответствующих счетов и во всех взаимосвязанных регистрах бухгалтерского учета.

При разработке правил документооборота должно обеспечиваться:

1.Соблюдение сроков обработки документов – все документы, поступившие в операционные блоки бухгалтерской службы подлежат отражению в бухгалтерском учете в этот же день. Бухгалтерскими записями так же оформляются операции по счетам аналитического учета внутри одного счета второго порядка. Документы, поступившие во внеоперационное время отражаются по счетам на следующий рабочий день. Порядок приема документов после операционного времени определяется банком и оговаривается в договорах по обслуживанию клиентов. Коммерческий банк самостоятельно определяет продолжительность операционного дня, который представляет собой операционно-учетный цикл за соответствующую календарную дату, в течение которого все совершенные операции оформляются и отражаются в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса. Операционный день включает в себя операционное время в течение которого совершаются банковские операции и другие сделки, а так же период документооборота и обработки учетной информации, обеспечивающей формирование и отражение в бухгалтерском учете операций, совершаемых в течение операционного дня и составление ежедневного баланкса.

2. Правильность оплаты документов со счетов клиентов и с корреспондентских счетов банка

3. Своевременность обработки выписок с корреспондентских счетов и проведения операций по счетам плательщиков и получателей средств

4. Соблюдения порядка приема к исполнению документов клиентов

5. Прием распоряжений о переводе денежных средств на бумажных носителях осуществляется бухгалтерским работником, который оформляет расчетные документы в соответствии с распоряжением Банка России №383-П.

+ слайды!