3. Оперативные документы. Виды, классификация

Документы это – основа бухгалтерского учета, обеспечивающая сплошное, непрерывное отражение всех хозяйственных операций, проводимых организацией. Документы имеют правовое значение (используются в качестве доказательства при возникновении споров между организациями и физическими лицами) и контрольное значение (позволяют исключить случаи хищения, являются основой при проведении аудиторских проверок и анализа работы предприятия).

Особенности российской технологии работы с документами:

-на предприятиях создаются специализированные службы, занимающиеся вопросами документационной деятельности – канцелярии, экспедиции и другие;

-функционирование названных служб и порядок работы с документами регламентируется соответствующими инструкциями и стандартами;

-для отслеживания потоков документов ведутся регистрационные журналы и карточки (журнал регистрации договоров, актов ввода, приема и передачи основных фондов, нормативных документов и др.);

-движение документальных потоков производится преимущественно по вертикали – от руководителя к исполнителям и от исполнителей – к руководителю;

-бухгалтерские документы в силу своей специфичности не подлежат централизованной регистрации, а сразу передаются для исполнения в бухгалтерию;

-поступившие в бухгалтерию документы подлежат проверке по форме и содержанию, систематизируются по датам совершения операций.

Особенности западной технологии работы с документами:

-отсутствуют централизованный контроль за движением документов в рамках всей организации и соответствующие организационные структуры предприятия;

-движение документальных потоков происходит преимущественно по горизонтали, документы регистрируются их непосредственными исполнителями и система изначально ориентирована на высокую исполнительскую дисциплину работников;

-имеет место выраженный отказ от использования бумажных носителей.

По своему функциональному назначению используемы документы подразделяются на организационные, распорядительные, оправдательные (исполнительные), документы бухгалтерского исполнения и коммерческие.