Документация в бухгалтерском учете.

Документация – основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации и ее первичного контроля. Для непрерывного отражения объектов б/у необходимо фиксировать каждую хозяйственную операцию. С этой целью. Применяют элемент метода б/у – документацию.

Она служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность, бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Документ – основа и начало учетных записей, средство при помощи которого осуществляется финансово – хозяйственная деятельность. Оперативные руководства и управление организацией.

Документы имеют правовое значение. Они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Документы служат основанием для судебно – бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению суда, прокуратуры, арбитража, по решению государственных органов. Документы имеют контрольные значения, т.к. дают возможность предупреждать случаи хищения, контролируя сохранность ценностей. Он являются основой при проведении аудиторских проверок, документальных ревизий, анализа и результата работы организации. Показатели, характеризующие хозяйственные операции, отраженные в документах называются реквизитами. Реквизиты бывают обязательные и дополнительные.

К обязательным относятся:

- наименование документа

- наименование организации

- содержание хозяйственной операции

- измерители хозяйственной операции

- подписи

К дополнительным относятся:

- адрес и телефон организации

- указания сторон, участвующих в операциях.

Основными направлениями совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Унифицированные документы – это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные ля оформления однородных операций в организациях с различными формами собственности и различными отраслевыми особенностями.

Унификация документации устанавливает единые требования к документированию хозяйственной деятельности и систематизирует учет, исключает устаревшие и произвольные формы.

Стандартизация документов – установление одинаковых стандартных размеров ля типовых документов, что упрощает их обработку и хранение.

Документы должны составляться своевременно. Как правило, в момент совершения операции или непосредственно по окончании. В документах должны быть записаны все реквизиты, отражающие достоверные данные. Документы заполняются вручную (синим и черным цветом, красным только исправительная запись), при помощи пишущих машин и ЭВМ, т.е. любым автоматизированным способом. Документы заполнять карандашом не разрешается. Свободные строки должны быть прочеркнуты. Перечень лиц, имеющих право подписи утверждает руководитель по согласованию с главным бухгалтером. В первичные учетные документы можно вносить исправления (кроме банковских и кассовых). Исправления производятся корректурным способом: неправильный текст зачеркивается одной чертой, пишется правильный, ставится дата исправления и подтверждается подписью лиц, подписавших документ и делается надпись исправлено или исправленному верить.

Сроки хранения документов.

Предприятие хранит документы 5 лет, для некоторых документов и баланса–10 лет, счета на работника - 75 лет за вычетом возраста на момент составления.