logo
Теория бух

Документооборот: понятие, организация на предприятии.

Под документооборотом понимается путь движения документов, который они проходят от момента их выписки или составления, оперативного использования, бухгалтерской обработки, записи в учетные регистры до сдачи их в архив на хранение.

Организация документооборота на предприятии предусматривает разработку схем и графиков движения документов. В графиках устанавливается перечень документов с указанием, кто и какие документы составляет, кому и куда передаются документы для обработки и обработки, в какие сроки.

Стадии документооборота. Все документы, поступающие в бухгалтерию, подвергаются прежде всего проверке. При этом проверка документов осуществляется:

Проверка по существу операций состоит в том, что здесь проверяется правильность оформления операций в соответствии с законодательством, проверяется, соответствует ли эта операция указаниям по отражению совершаемых операций, утвержденным планам, сметам, проверяется правильность норм, расценок, цен и др. Такая проверка является одним из важнейших средств контроля со стороны работников бухгалтерии за законностью и хозяйственной целесообразностью совершаемых хозяйственных операций.

Проверка правильности оформления документов состоит в том, что здесь определяется, составлен ли документ по установленной форме, правильно ли заполнены реквизиты, правильно ли оформлены исправления ошибок, проверяется подлинность подписей ответственных лиц в документе.

Проверка правильности арифметических подсчетов заключается в том, что путем тщательного пересчета проверяется правильность умножения цен на количество (таксировки) и подсчета итогов.

При обнаружении каких-либо неисправностей работник бухгалтерии должен вернуть его для исправления. Проверенные и принятые к б. у. документы подвергаются учетной обработке, которая состоит из 3 этапов: расценки (таксировки), группировки и контировки (разметки).

Расценка (таксировка) – это оценка в денежном измерении натуральных показателей. Примером расцененного документа может служить приходный ордер.

После расценки (таксировки) документы, однородные по своему содержанию, группируются в пачки (пример: кассово - приходные документы группируются по источникам поступления денег). Группировка документов в пачки является подготовительным процессом для отражения хозяйственных операций в учетных регистрах. Группированные по определенному признаку документы дают возможность делать запись в учетном регистре общим итогом. Группировка первичных документов завершается составлением группировочных и накопительных ведомостей.

Следующим этапом обработки документов в бухгалтерии является контировка (разметка) документов. Контировка – указание корреспонденции между счетами по данной операции, т.е. состояние бухгалтерской записи. Этот этап имеет очень важное значение. Допущенные здесь ошибки могут привести к тому, что совершаемые операции в учете будут отражены неправильно. В связи с этим эту работу поручают работникам, хорошо знающим методологию учета, в частности План счетов.

После проверки и обработки документов в бухгалтерии производится отражение хозяйственных операций, оформленных документально в бухгалтерском учете, по синтетическим и аналитическим счетам.

Использованные документы сдаются в архив на хранение. Находящиеся в архиве документы служат для документальных ревизий предприятия, для аудиторских проверок. Эти документы используются в качестве юридического доказательства при разрешении спорных дел с разными организациями и лицами, а также для различных справок, возникающих в текущей работе. Поэтому хранение документов должно быть организовано так, чтобы были обеспечены сохранность и быстрота нахождения документов.

Полностью обработанные документы хранятся до конца отчетного года в архиве бухгалтерии. Здесь они хранятся в хронологическом порядке, а при наличии большого их количества – в отдельных папках. Листы папки номеруются, а на папке указываются:

По окончании отчетного года все обработанные документы из архива бухгалтерии передаются в постоянный архив данного предприятия, где они хранятся в течение сроков, предусмотренных законодательством (годовые отчеты – 10 лет, квартальные отчеты – 3 года, инвентарные карточки – 3 года, лицевые счета работников и служащих – 75 лет, расчетные ведомости – 75 лет и др.).

Изъятие первичных документов у предприятия разрешается только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговой инспекцией.

Постановления этих органов в соответствии с действующим Уголовно-процессуальным законодательством РФ разрешает изъятие документов с составлением протокола об изъятии документов, копия которого вручается под расписку руководителю предприятия или главному бухгалтеру.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо предприятия с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, может снять ксерокопии с документов. На ксерокопии указывается, кто изъял документ, когда, и на основании чего.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели документов. В необходимых случаях приглашаются представители следственных органов, органов пожарной инспекции, что оговаривается в обязательном порядке в приказе. Результаты работы комиссии оформляются актом, утверждаемым руководителем предприятия.