1.4 Автоматизированные системы по учету расчетов с персоналом

Среди особо трудоемких участков бухгалтерского учета особое место занимают расчеты с персоналом по оплате труда. Здесь требуется максимум внимания, высокая точность, пунктуальность и конечно же, своевременное исполнение всех расчетных операций. В роли объектов учета выступают десятки, сотни и даже тысячи рабочих, по каждому из которых нужно учитывать и обрабатывать довольно большие объемы информации.

Работу бухгалтеров затрудняют особенно не редкие изменения правил расчета подоходного налога с физ. лиц, где в качестве объекта налогообложения является общий доход работников. Во 1-х, бухгалтеру, нужно принять к сведению все доходы рабочего, относящиеся к налогооблагаемому периоду. И во 2-х, он обязан точно определить и исключить из налогооблагаемой базы все необходимые вычеты, что требует запас знаний многих нюансов. В 3-х, ему нужно точно отразить в бухучете начисление, удержание и перечисление данного налога в бюджет.

Более того, данная область бухгалтерского учета предъявляет высокие требования к знанию действующих норм законодательства. Бухгалтерам, отвечающим за определенный участок, требуется постоянно проверять все изменения в законодательных актах, касающихся использования налоговых льгот, выплат и пособий, расчета оплаты больничных листов, начисления отпускных и т.д. Еще одним важным фактором является постоянное представление отчетности во внебюджетные фонды и в налоговую инспекцию.

Следовательно, что чем больше работников на предприятии и чем разнообразнее виды удержаний и начислений, тем сложнее вычислять перечисленные выше задачи без применения современных технологий. Следовательно, многим бухгалтерам, ведущим этот участок учета, хотелось бы пустить в дело автоматизированную систему, созданную специально для расчета зарплаты, чтобы не проводить все расчеты вручную.

Современный рынок программных продуктов предлагает немало внушительный выбор решений - это и так называемые мини бухгалтерии с функциями расчета заработной платы, и автономно работающие специальные системы, а так же функциональные модули, входящие в состав бухгалтерских или управленческих комплексов.

Говоря о мини бухгалтериях, то эти дешевые программные продукты ориентированы на маленькие и, как правило, коммерческие предприятия. Главным предназначением мини бухгалтерий является ведение главной книги и подготовка отчетов в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды. Так как мини бухгалтерии не рассчитаны на полную автоматизацию всех участков бухгалтерского учета, то потенциал этих систем в области расчета зарплаты сильно ограничены. Как правило, эти программы предполагают введение начислений и удержаний вручную, после чего соответствующие бухгалтерские проводки заносятся в книгу хозяйственных операций и вычисляются суммы налогов, рассчитываемых от общей величины фонда оплаты труда (к примеру, в ФСС и т.д.). Разумеется, что использование мини бухгалтерии в крупных организациях, где используются нетривиальные формы оплаты, окажется вовсе не эффективным.

Автономные программные продукты такого назначения предназначены на более крупные организации со сложными моделями учета оплаты труда. Тем не менее, если предприятие заинтересовано в создании единого информационного пространства, в применении единой технологии учета при автоматизации своей деятельности и желает защитить себя от возможных неудобств при "закачке" информации в основную учетную систему, этот вариант автоматизации для них возможен.

Прежде всего, в программе должны быть комфортные для пользователя условия для настройки и ввода необходимой информации. Поэтому программа должна владеть развитой системой информационно-нормативных справочников - подразделений, должностей, сотрудников, профессий, начислений и удержаний, минимального размера заработной платы, налоговых льгот и подоходного налога, норм рабочего времени, шифров производственных заказов и т.д.

Следующим важным моментом является присутствие функции ведения табелей, с поддержкой суммированного и поденного вариантов учета рабочего времени и, конечно же, возможности настройки разных графиков работы, в том числе графики, имеющие сменный характер.

Так же нужно обратить внимание на технику расчета оплаты труда, предоставляемые программным продуктом. Как известно, в одной и той же организации могут трудиться и постоянные работники, и совместители, и лица, нанятые на основании договоров. Кроме того, нередко бывает и так, что один и тот же рабочий находится по совместительству в двух или трех структурных подразделениях. Это означает, что программа должна справляться с расчетом заработной платы по разным категориям персонала.

Важно, когда программа предусматривает учет приказов по штату и информацию этих приказов можно использовать при расчете зарплаты и сумм начислений во внебюджетные фонды. Как, несомненно, на каждой фирме существуют группы сотрудников с однотипными начислениями и удержаниями. Что означает, для экономии времени бухгалтеров-расчетчиков программа должна предоставить и пакетный ввод, и обработку информации.

Существенные удобства при работе создает и присутствие средств быстрого поиска и устранения ошибок, совершенных при расчетах. Оттого было бы желательно, чтоб программа выдавала детальный протокол-разъяснение по расчету полученных сумм, где будут отражены исходные сведения, порядок расчета, расчетные формулы, промежуточные значения и конечные результаты. Помимо того, если бухгалтер по каким-то причинам желает внести некие коррективы в результаты автоматического расчета, то система должна помочь ему и в этом.

Еще одним важным нюансом является допустимость автоматического перерасчета сумм видов оплат и начислений в фонды, относящихся к закрытым периодам. Это позволит поправить сведения в случае изменений законодательства, вступающих в силу "задним числом" или исправить выявленные ошибки.

Так как заработная плата является самым важным элементом издержек производства и обращения, программа должна вырабатывать большой набор отчетов по видам оплат, бухгалтерским счетам, заказам, начислениям в фонды и т.д. Требуется это для задач оперативного управления организацией для расчетов с государством.

В круг этих задач, решаемых данной системой, так же должны входить и печать платежных ведомостей, расчетных, расчетно-платежных, расчетных листков, лицевых счетов, налоговых карточек и т.п.

Всем известно, что налоговые инспекции требуют предоставление справки о доходах на магнитных носителях. Такие же требования предъявляют, и отделения Пенсионного Фонда в части предоставления информации для персонифицированного учета взносов. Оттого наряду с предоставлением справок и отчетов в обычном, бумажном виде, система также должна проявить заботу и об этом.

Отдельного внимания заслуживает и свойство интерфейса системы. Важно, чтобы идея его строения соответствовала реальной технологии работы расчетчиков, чтоб переход с одного функционального режима в иной занимал минимальное значение времени, а данные по персоналу и результаты расчетов были представлены в исключительно удобной для пользователя форме.

Системы автоматизации. Назначение программ по автоматизации учета

Автоматизация -- направление научно-технического прогресса, использующая саморегулирующие технические средства и математические методы, у которых одна цель - освободить человека от участия в процессе преобразования, получения, использования и передачи энергии, материала, изделий или информации, либо реального уменьшения степени этого участия или трудоёмкости выполняемых операций.

Автоматизируются:

* производственные процессы;

* проектирование;

* предприятия, планирование и управление;

* научные исследования;

* обучение;

* бизнес-процессы;

* и другие сферы человеческой деятельности.

Автоматизация - позволяет улучшить продуктивность труда, оптимизировать управление, повысить качество продукции, отстранить человека от производства, опасного или вредного для здоровья или жизни. Автоматизация, за исключением некоторых случаев, требует системного и комплексного подхода к решению задач. В состав систем автоматизации входят датчики, исполнительные устройства ввода и вывода, управляющие устройства (контроллеры), компьютеры.

Ныне существуют достаточно большое количество универсальных комплексов ведения учета, которые предназначаются не только для автоматизации учета труда и заработной платы, но и для ведения всего бухгалтерского учета, как в маленьких, так и в больших организациях.

Вот лишь несколько из них:

АО "Центр экономических информационных программ ФОЛИА"

ИНФО - Бухгалтер; ТОО "Информатик"

Инфин - бухгалтерия; Аудиторская компания "Инфин"

Суперменеджер; Фирма "Ланкс"

AUBI; Фирма "Острим"

ABACUS; АО "ОМЕГА"

1С Предприятие

Рассмотрим более подробно одну из них. 1С: Предприятие -- программа от компании 1С, созданный специально для автоматизации деятельности на предприятии.

Первоначально, программа 1С: Предприятие была создана для автоматизации управленческого и бухгалтерского учёта (включая и начисление заработной платы, и управление кадрами). Но на сегодняшний день этот продукт находит своё применение в таких областях, которые далеки от собственно бухгалтерских задач.

1С: Предприятие -- это одновременно и пользовательский режим работы и технологическая платформа. Технологическая платформа предоставляет объекты (метаданные и данные) и механизмы управления этими объектами. Объекты (метаданные и данные) описываются в виде конфигурации. При автоматизации какой-либо деятельности составляется своя конфигурация объектов, которая и представляет собой конечное прикладное решение. Конфигурация создаётся в специальном режиме работы программы под названием «Конфигуратор», после чего запускается в режиме работы «1С: Предприятие», в котором пользователь получает доступ к основным её функциям, реализованным в данном прикладной конфигурации (решении).

Типовые конфигурации на базе 1С: Предприятия версии 8

* 1С: Бухгалтерия 8

* 1С: Управление Торговлей 8

* 1С: Зарплата и управление персоналом 8

* 1С: Управление производственным предприятием 8

"1С: Зарплата и Управление Персоналом 8" - это программа, созданная для полной автоматизации процессов расчета заработной платы рабочих, а также для организации кадровой политики в организациях. Программа нашла свое применение в отделах персонала и бухгалтериях, помогая организовать эффективную работу персонала.

В решении "1С: Зарплата и Управление Персоналом 8" не только соблюдены требования законодательства России, но и учтен опыт и практика работы крупнейших компаний в области развития методики управления персоналом и его мотивации.

Автоматизация

Программный продукт "1С: Зарплата и Управление Персоналом 8" является превосходным решением для автоматизации таких процессов как:

1. расчет зарплаты;

2. расчет установленных законодательством налоговых вычетов с фонда оплаты труда (ФОТ);

3. вывод выплаченной зарплаты в статью расходов компании;

4. денежный расчет с сотрудниками и депонирование;

5. ведение статистика кадров и анализ его состава;

6. автоматизация кадрового делопроизводства;

7. расчет возможных потребностей в новых сотрудниках;

8. обеспечение компании сотрудниками;

9. управление обучением и тренингами сотрудников предприятия.

Принцип работы:

Прикладное решение "1С: Зарплата и Управление Персоналом 8" работает по принципу объединения и учета данных от нескольких частных предпринимателей и юридических лиц, составляющих единое предприятие в одну информационную базу. Здесь учет ведется в двух направлениях - регламентированный учет для каждой организации и управленческий учет для большой компании.

Программа "1С: Зарплата и Управление Персоналом 8" предназначена, в первую очередь, для облегчения работы руководителя предприятия. С помощью данной программы управляющий компанией получит возможность полностью контролировать происходящие процессы, создавать структуру предприятия, оценивать работу отдела персонала и систематизировать полученные данные для дальнейшего анализа и обработки.

Руководству:

Также, "1С: Зарплата и Управление Персоналом 8" конкретно упрощает руководству или бухгалтерам процесс предоставления отчетности - теперь это очень просто. Это особенно характерно для формирования отчетности для Пенсионного фонда и 2-НДФЛ.

Отделу персонала:

Для отдела персонала эта программа станет реальным помощником, которая будет автоматизировать рутинные ежедневные процессы, а также специфичные задачи - такие как сбор отчетов о сотрудниках с учетом определенных требований. Также, данное решение помогает производить учет отработанного времени работником с учетом различных факторов

* для уникальных, индивидуальных и сменных графиков работы.

* реализована возможность интеграции подробных табелей учета отработанного времени в качестве первичных документов, и использовании их для начисления зарплаты,

* оплаты часовых невыходов и простоев специальными документами, отличными от стандартных - данные, полученные в процессе обработки, которые в дальнейшем используются для формирования заработной платы сотрудников.

Отличной новостью для кадровиков станет и то, что программное решение"1С: Зарплата и Управление Персоналом 8" может использоваться не только для учета рабочих, но и для управления кадрами - например, можно управлять аттестацией и обучением работников, распределением выходных и времени для отпусков, набор новых рабочих, и многие другие возможности.

Сотрудникам:

Что же касается работников предприятия, то они в любое время могут получить интересующую их справочную информацию, к примеру информацию об изменениях в своей зарплате, времени отпусков или размере и характере отчислений в пенсионный фонд.