Документування касових операцій та операцій з іншими грошовими коштами

Документи з обліку операцій з готівкою

Касові операції оформлюються документами, типові міжвідомчі форми яких затверджені Мінстатом України за згодою з НБУ і Мінфіном України, і які повинні застосовуватись без змін на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості та форми власності:

=> КО-1 "Прибутковий касовий ордер";

=> КО-2 "Видатковий касовий ордер";

=> КО-3 "Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів";

=> КО-4 "Касова книга";

=> КО-5 "Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей".

Касові ордери — це документи, що засвідчують законність надходження грошей до каси підприємства та їх витрачання за цільовим призначенням.

Оприбуткування готівки в касу здійснюється на підставі прибуткового касового ордеру (ПКО), підписаного головним бухгалтером або уповноваженими на це особами .

При цьому особі, яка здала гроші, після отримання їх касиром видається квитанція, підписана головним бухгалтером та касиром. ПКО в залежності від цілей використання коштів, які надходять до каси, повинен мати юридичне обгрунтування. В ПКО зазначають, від кого прийнято гроші, на якій підставі, сума (цифрами і прописом), підпис головн. бухгалтера і касира.

Підприємства й індивідуальні підприємці, повинні обов'язково видавати споживачеві касовий чек, як документ, що підтверджує оприбуткування готівки.

Товарний чек використовується при розрахунках з покупцями і замовниками по реалізації продукції, товарів, робіт або послуг під час виходу з ладу ЕККА або на період тимчасового відключення електроенергії. Виписку товарного чека, його відображення в товарно-касовій книзі (ТКК) і його видання покупцеві здійснює матеріально відповідальна особа (касир).

Отримання грошей з банку здійснюється через касира або іншу уповноважену на те особу по грошовому чеку, виписаному на її ім'я.

Для одержання в банку чекової книжки необхідно заповнити заяву, в якій зазначається прізвище, ім'я, по батькові касира і зразок його підпису. Заява повинна бути завірена печаткою підприємства, підписами керівника та головного бухгалтера. За цією заявою касир одержує чекову книжку на 25 або 50 чеків. Зберігається чекова книжка в касі підприємства. Жодних виправлень у чеках не допускається. На корінці чеку вказується прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доручено одержання готівки.

Витрачання готівки з каси оформлюється видатковим касовим ордером (ВКО). Він підписується керівником і голов. бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими. Якщо на доданих до ВКО документах - заявках, рахунках, інших розрахункових документах присутній дозволяючий надпис керівника підприємства, то його підпис на видаткових ордерах не є обов'язковим. У випадку видачі грошей окремій особі за ВКО касир вимагає пред'явлення документу, який засвідчує особу отримувача і містить фотокартку та особистий підпис власника .

На операцію по здачі грошей до банку касир, крім ВКО, також оформлює об'яву на внесок готівкою, в якій вказує дату операції, хто здає кошти і через кого, банк та назву одержувача, суму цифрами і прописом, призначення внеску, номер власного рахунку. Об'ява складається з трьох частин. Перша частина залишається в банку, друга (квитанція) - передається касиру, третя (ордер) - повертається підприємству з випискою банку після зарахування грошей на поточний рахунок.

Оплата праці, виплата допомог по тимчасовій непрацездатності, стипендій, премій тощо проводиться касиром за платіжними відомостями, без складання ВКО на кожного отримувача. На титульному аркуші платіжної відомості робиться надпис про видачу грошей за підписами керівника та головного бухгалтера або осіб, ними уповноваженими, із зазначенням строків видачі грошей і суми прописом. В аналогічному порядку може оформлюватись і разова видача грошей на оплату праці тощо, а також видача в підзвіт на витрати, пов'язані із службовими відрядженнями, декільком особам. По закінченні трьох робочих днів, які встановлені для виплати заробітної плати, бухгалтер виписує ВКО на загальну виплачену за платіжною відомістю суму.

Прибуткові та видаткові касові ордери чи документи, що їх замінюють, до передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів (ф. № КО-3). Журнал реєстрації побудовано так, що за його даними здійснюється контроль за цільовим призначенням готівки, отриманої і витраченої підприємством. Після реєстрації касові ордери передаються бухгалтером в касу підприємства для виконання. Видаткові касові ордери, оформлені за платіжними відомостями на виплату заробітної плати, реєструються після видачі.

Всі факти надходження і вибуття готівки на підприємстві відображаються в касовій книзі.

Касова книга - обліковий регістр, призначений для обліку касових операцій касиром .

Кожне підприємство, що має касу, веде тільки одну касову книгу в нац. валюті, яка повинна бути пронумерованою, прошнурованою і опечатаною сургучною або мастичною печаткою. Кількість аркушів в касовій книзі підтверджується підписами керівника і головного бухгалтера цього підприємства або вищестоящого органу.

На кожну іноземну валюту відкривається окрема касова книга.

Записи в касовій книзі здійснюються у 2-х примірниках через копіювальний папір кульковою ручкою темного кольору. Перші примірники аркушів залишаються в касовій книзі. Другі повинні бути відривними і є звітами касира. Перші і другі примірники нумеруються однаковими номерами. Приписки та необумовлені виправлення в касовій книзі забороняються. Зроблені виправлення завіряються підписами касира і головного бухгалтера підприємства або особи, яка його замінює.

Записи в касовій книзі здійснюються касиром одразу ж після отримання або видачі грошей по кожному ордеру або по замінюючих його документах. В кінці кожного робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей в касі на наступне число і передає до бухгалтерії звіт касира.

Звіт касира - це документ, який передається касиром підприємства в бухгалтерію, і представляє собою відривний листок касової книги з додатком прибуткових та видаткових касових документів.

Документи з обліку інших коштів

Надходження і видача грошових документів оформлюються прибутковими і видат-ковими касовими ордерами або накладними, що їх замінюють. Касир складає звіт про рух грошових документів.

Здача виручки інкасатору оформлюється супровідною відомістю, яка складається в трьох примірниках через копіювальний папір: перший примірник (супровідна відомість) вкладають в інкасаторську сумку, другий (накладна) - віддають інкасатору при отриманні ним сумки, третій (копія супровідної відомості) - залишається в касі підприємства (інкасатор розписується на цьому примірнику і ставить відповідний штамп) і служить підставою для списання коштів з касира, який підтверджує здачу грошей до каси банку. На зворотньому боці першого і другого примірників вказаних документів МВО заповнюють покупюрний опис грошей, що здаються.

Підставою для прийняття сум грошових коштів в дорозі на облік є:

1) при здачі виручки - квитанція установи банку, ощадної каси, поштового відділення, копії супровідних відомостей на здачу виручки інкасаторам банку тощо;

2) по сумах, що переказані вищестоящими організаціями, — отримані від них повідомлення (авізо) із зазначеною датою, номером платіжного доручення, суми і назви установи банку чи поштового відділення, яке прийняло перерахування.