Организация документооборота.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их путь из одного подразделения или от одного сотрудника к другому.

Организация документооборота может самостоятельно регулироваться и нормироваться. В разделе 3.1 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рекомендуется закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки:

входящие, исходящие и внутренние документы;

регистрируемые и нерегистрируемые документы;

направляемые в вышестоящие или подведомственные организации и т.д.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

В документообороте, или порядке движения документов в организации, можно выделить несколько этапов:

экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

регистрация документов;

организация рационального движения документов внутри организации, включающая доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов;

обработка исполненных и отправляемых документов.

В последнее время большинство организаций стараются автоматизировать документооборот или хотя бы отдельные его этапы, ведь автоматизированная технология движения документов имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционной, а именно:

более быстрое движение документов в организации и сокращение трудоемкости обработки документов, позволяющие повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей, а также качество принимаемых решений;

автоматическое составление сводок, отчетов, справок и реестров;

быстрый и результативный поиск документов как по одному атрибуту, так и по совокупности атрибутов;

автоматизированное ведение контроля исполнения документов и как результат – повышение исполнительской дисциплины;

автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и регистрационных карточек и т.д.

Однако необходимо помнить, что для создания автоматизированной технологии документооборота недостаточно только приобрести систему автоматизации, важным моментом при этом являются знания о документообороте и способности грамотно и рационально спроектировать движение документов в организации, которые позволять внедрить систему автоматизации документооборота и успешно ее эксплуатировать.