3. Автоматизированное документирование.

Целевым назначением автоматизированного документирования является документированное оформление первичной информации и подготовка её к автоматизированной обработке.

Автоматизированное документирование выполняется человеком с использованием технических средств и может, осуществляется в двух вариантах:

1. с получением двух носителей информации, один из которых человекочитаемый, является первичным документом, а другой – машиночитаемый, является его копией;

2. с формированием только машиночитаемого носителя, который является первичным документов.

Персонал, участвующий в автоматизации документации, неоднороден по содержанию выполняемых им функций и подразделяется на две категории:

1. персонал, структурных подразделений, непосредственно осуществляющий сбор и документирование первичной информации;

2. персонал, осуществляющий функции управления и контроля процесса автоматизированного документирования.

Персонал первой группы выполняет следующие функции:

• регистрацию первичной информации;

• визуальную проверку набранной информации на экране ЭВМ;

• передача информации.

Персонал второй группы обеспечивает возможность нормального выполнения функций документирования и всех последующих работ, связанных с подготовкой первичной информации к дальнейшему использованию.

С точки зрения этих требований в установленном порядке очень важны следующие характеристики процесса документирования:

1) свойства носителя, используемого в качестве первичного документа;

2) условия регистрации первичной информации в документе (должны обеспечить установление персональной ответственности бухгалтера за составленный документ:

• авторизация;

• ограничение доступа);

3) условие формирования первичного документа (маршрут формирования; состав информации в каждом пункте маршрута; сроки формирования);

4) условия передачи первичного документа (обеспечивают сохранность информации);

5) состав информации первичного документа.