logo
Курс лекций ИСУ 2010

Тема 13. Автоматизация бухгалтерского учета на предприятиях малого бизнеса

В настоящее время перед предприятиями и фирмами различных форм собственности встает вопрос, как сделать проще, быстрее и рациональнее сложный и трудоёмкий процесс бухгалтерского учета.

Для предприятий малого бизнеса уже существуют программные средства, реализующие функции синтетического учета, подготовки первичных документов, накопления информации о совершившихся хозяйственных операциях на бухгалтерских счетах и получения внутренней и внешней отчетности предприятия. Эти системы предназначены для небольших предприятий.

Наибольшее распространение в Украине получили следующие информационные системы, предназначенные для малого бизнеса:

Как правило, эти программные средства разрабатываются по принципу: бухгалтерские проводки – Главная книга – баланс.

В основу построения информационной системы заложен учет хозяйственных операций в хронологическом порядке, независимо от их содержания. При учете каждой хозяйственной операции составляется следующая информация: краткое содержание операции, наименование, номер и дата документа, подтверждающего совершение операции, наименование участников операции. Бухгалтерские проводки формируются автоматически на основании справочника типовых бухгалтерских операций. Данная структура учета позволяет накапливать информацию для синтетического и аналитического учета.

В состав автоматизированной системы входят подсистемы решения, как отдельных задач учета, так и комплексов задач (например, учет кассовых операций, учет труда и его оплаты и т.д.).

Технологический процесс автоматизированного учета включает следующие основные этапы:

  1. Подготовительный этап. На данном этапе осуществляется настройка плана счетов. С этой целью в базу данных вносятся необходимые изменения и дополнения, добавляются недостающие счета и субсчета, определяется необходимый аналитический учет для них.

  2. Этап корректировки или дополнения хозяйственных операций в справочнике типовых хозяйственных операций для обеспечения правильности автоматического проведения бухгалтерской записи. Входные остатки по синтетическим счетам на момент внедрения формируются на основании данных главной книги. Входные остатки по счетам, материально-ответственным лицам, наименованиям материальных ценностей в суммовом и количественном выражении формируются из оборотных ведомостей по учету материальных ценностей. При необходимости производится корректировка нормативно-справочной информации.

  3. Этап документального оформления фактов хозяйственной деятельности предприятия. На этом этапе при оформлении первичного документа одновременно осуществляется их автоматизированная регистрация.

  4. Этап формирования хозяйственных операций и их отражения на счетах бухгалтерского учета. Данные формируются как в синтетическом, так и в аналитическом учете.

  5. Этап формирования отчетных форм и сводных регистров учета (Главная книга, оборотный баланс, аналитические ведомости и т.п.)

При формировании отчетности используются входные остатки на начало отчетного периода и обороты по счетам за отчетный период. По завершении отчетного месяца производится закрытие отчетного периода и автоматическое формирование входных остатков по счетам на начало следующего периода.

Для отображения информации и управления работой информационной системой применяются различные интерфейсы, оформленные определенным способом. К ним относятся:

Документы

Учет

Обороты

Отчеты

Остатки

Словари

Сервис

Выход

С помощью главного меню выбирается необходимый режим работы информационной системы и открывается доступ к соответствующему объекту учета.

Каждый раздел главного меню позволяет выполнить определенные функции. Например, в случае приведенного выше главного меню:

  1. Раздел «Документы» позволяет формировать и регистрировать первичные документы;

  2. Раздел «Учет» используется для формирования хозяйственных операций по мере поступления первичных данных;

  3. Раздел «Обороты» формирует обороты по синтетическим и аналитическим счетам;

  4. В разделе «Отчеты» после обработки в учете всех поступивших документов производится формирование и отражение форм отчетности;

  5. В разделе «Остатки» производится закрытие отчетного периода и формирование входящих остатков по счетам на начало следующего месяца;

  6. В разделе «Сервис» осуществляется выполнение функций сохранения или восстановления информации, обслуживание разделов и системы в целом

Наличие в информационной системе справочника типовых хозяйственных операций позволяет при формировании учетных данных автоматически отображать бухгалтерские проводки, что значительно повышает правильность отнесения хозяйственных операций по бухгалтерским счетам.

Таким образом, несомненными достоинствами информационной системы автоматизации учета в малом бизнесе являются:

Литература: [3, 4, 6, 7, 8, 9, 11, 12]