Тема 13. Автоматизация бухгалтерского учета на предприятиях малого бизнеса
В настоящее время перед предприятиями и фирмами различных форм собственности встает вопрос, как сделать проще, быстрее и рациональнее сложный и трудоёмкий процесс бухгалтерского учета.
Для предприятий малого бизнеса уже существуют программные средства, реализующие функции синтетического учета, подготовки первичных документов, накопления информации о совершившихся хозяйственных операциях на бухгалтерских счетах и получения внутренней и внешней отчетности предприятия. Эти системы предназначены для небольших предприятий.
Наибольшее распространение в Украине получили следующие информационные системы, предназначенные для малого бизнеса:
«Парус» (корпорация «Парус»);
«1С: Бухгалтерия» (фирма 1С) и др.
Как правило, эти программные средства разрабатываются по принципу: бухгалтерские проводки – Главная книга – баланс.
В основу построения информационной системы заложен учет хозяйственных операций в хронологическом порядке, независимо от их содержания. При учете каждой хозяйственной операции составляется следующая информация: краткое содержание операции, наименование, номер и дата документа, подтверждающего совершение операции, наименование участников операции. Бухгалтерские проводки формируются автоматически на основании справочника типовых бухгалтерских операций. Данная структура учета позволяет накапливать информацию для синтетического и аналитического учета.
В состав автоматизированной системы входят подсистемы решения, как отдельных задач учета, так и комплексов задач (например, учет кассовых операций, учет труда и его оплаты и т.д.).
Технологический процесс автоматизированного учета включает следующие основные этапы:
Подготовительный этап. На данном этапе осуществляется настройка плана счетов. С этой целью в базу данных вносятся необходимые изменения и дополнения, добавляются недостающие счета и субсчета, определяется необходимый аналитический учет для них.
Этап корректировки или дополнения хозяйственных операций в справочнике типовых хозяйственных операций для обеспечения правильности автоматического проведения бухгалтерской записи. Входные остатки по синтетическим счетам на момент внедрения формируются на основании данных главной книги. Входные остатки по счетам, материально-ответственным лицам, наименованиям материальных ценностей в суммовом и количественном выражении формируются из оборотных ведомостей по учету материальных ценностей. При необходимости производится корректировка нормативно-справочной информации.
Этап документального оформления фактов хозяйственной деятельности предприятия. На этом этапе при оформлении первичного документа одновременно осуществляется их автоматизированная регистрация.
Этап формирования хозяйственных операций и их отражения на счетах бухгалтерского учета. Данные формируются как в синтетическом, так и в аналитическом учете.
Этап формирования отчетных форм и сводных регистров учета (Главная книга, оборотный баланс, аналитические ведомости и т.п.)
При формировании отчетности используются входные остатки на начало отчетного периода и обороты по счетам за отчетный период. По завершении отчетного месяца производится закрытие отчетного периода и автоматическое формирование входных остатков по счетам на начало следующего периода.
Для отображения информации и управления работой информационной системой применяются различные интерфейсы, оформленные определенным способом. К ним относятся:
Главное меню, то есть меню самого высшего уровня. Например, в информационной системе «Парус» оно имеет следующий вид:
Документы | Учет | Обороты | Отчеты | Остатки | Словари | Сервис | Выход |
С помощью главного меню выбирается необходимый режим работы информационной системы и открывается доступ к соответствующему объекту учета.
Окно просмотра. Окно просмотра – это оформленная специальным образом прямоугольная область экрана дисплея, предназначенная для отображения списка объектов учета и для выбора объектов с целью выполнения над ними определенных действий. Окно просмотра может занимать либо весь экран, либо его некоторую часть.
Форма редактирования данных – это специальным образом оформленный экран, предназначенный для отображения и редактирования характеристик объектов учета.
Меню выбора – это специальным образом подготовленный экран, предназначенный для отображения перечня возможных действий и для выбора конкретного действия.
Каждый раздел главного меню позволяет выполнить определенные функции. Например, в случае приведенного выше главного меню:
Раздел «Документы» позволяет формировать и регистрировать первичные документы;
Раздел «Учет» используется для формирования хозяйственных операций по мере поступления первичных данных;
Раздел «Обороты» формирует обороты по синтетическим и аналитическим счетам;
В разделе «Отчеты» после обработки в учете всех поступивших документов производится формирование и отражение форм отчетности;
В разделе «Остатки» производится закрытие отчетного периода и формирование входящих остатков по счетам на начало следующего месяца;
В разделе «Сервис» осуществляется выполнение функций сохранения или восстановления информации, обслуживание разделов и системы в целом
Наличие в информационной системе справочника типовых хозяйственных операций позволяет при формировании учетных данных автоматически отображать бухгалтерские проводки, что значительно повышает правильность отнесения хозяйственных операций по бухгалтерским счетам.
Таким образом, несомненными достоинствами информационной системы автоматизации учета в малом бизнесе являются:
простота в работе;
настройка на различные стандарты ведения бухгалтерского учета;
автоматизация формирования бухгалтерских проводок и отчетности;
простая и быстрая настройка системы на соответствие отчетности законодательным актам Украины.
Литература: [3, 4, 6, 7, 8, 9, 11, 12]
- Керченский государственный морской технологический университет
- Информационные системы и технологии в учете, часть іі
- 6.030509 «Учет и аудит»
- Содержание
- Введение
- Тема 1. Характеристика форм автоматизированного бухгалтерского учета.
- 1. Автоматизация учета на основе традиционных форм счетоводства.
- 2. Организация учета с использованием машинных форм учета.
- Вопросы для самоконтроля:
- Тема 2. Концепция построения армб
- Вопросы для самоконтроля:
- 2. Способы формирования, корректировки и отображения нси.
- Вопросы для самоконтроля:
- 2. Этапы и способы формирования первичных данных.
- 3. Автоматизированное документирование.
- 4. Порядок оформления первичных данных.
- Вопросы для самоконтроля:
- 2. Требования к выходной, учетной и аналитической информации
- 3. Способы формирования выходной информации
- 4. Особенности формирования системы отображения выходной информации в диалоговом режиме
- Вопросы для самоконтроля:
- 3. Автоматизация комплекса задач по учету основных средств.
- 4. Автоматизация учета нематериальных активов.
- 5. Прогнозирование использования основных средств с помощью армб по учету основных средств.
- Релевантная модель анализа целесообразности замены оборудования.
- Вопросы для самоконтроля:
- Тема 7. Автоматизация учета товарно-материальных ценностей
- 2. Автоматизация учета тмц
- Головное меню
- 3. Особенности автоматизации учета мбп
- 4. Организация автоматизированной обработки результатов инвентаризации тмц
- 5. Прогнозирование использования материальных ресурсов с помощью армб.
- Вопросы для самоконтроля:
- Тема 8. Автоматизация расчетов с персоналом по оплате труда
- 2. Первичные документы по расчетам с персоналом по оплате труда
- 3. Организация автоматизированного учета выработки и оплаты труда рабочих сдельщиков
- Перечень первичных документов
- Головное менюАрм усзп
- Головное меню
- Головное меню арм утзп
- 7. Моделирование учета труда и его оплаты с использованием армб
- Вопросы для самоконтроля:
- Тема 9. Автоматизация учета затрат на производство продукции.
- 1. Характеристика комплекса задач по учету затрат на производство.
- 2. Армб по учету затрат на производство в структурных подразделениях.
- 3. Сводный автоматизированный учет затрат на производство в бухгалтерии.
- 4. Моделирование затрат на производство с помощью армб.
- V реализации
- Вопросы для самоконтроля:
- Тема 10. Автоматизация учета готовой продукции и ее реализация.
- 2. Назначение армб I категории по учету готовой продукции.
- Карточка учета готовой продукции.
- Ведомость движения готовой продукции на складе за
- Ведомость отгрузки готовой продукции за
- 3. Назначение и характеристика армб II категории по учету готовой продукции и её реализации.
- Вопросы для самоконтроля:
- Тема 11. Автоматизация учета финансово-расчетных операций.
- Ежедневная ведомость движения денежных средств по счету 30
- Ведомость счетов к получению по срокам оплаты по состоянию на_____________
- Ведомость по движению валютных средств за_________
- Вопросы для самоконтроля:
- Тема 12. Автоматизированная обработка информации по сводному учету и составлению отчетности
- Ведомость учета прибыли от реализации продукции за период
- Ведомость расчета получения максимальной прибыли по предприятию за период
- Вопросы для самоконтроля:
- Тема 13. Автоматизация бухгалтерского учета на предприятиях малого бизнеса
- Список рекомендуемой литературы
- Информационные системы и технологии в учете, часть іі
- 6.030509 «Учет и аудит»
- 98309 Г. Керчь, Орджоникидзе, 82