Тема 7. Автоматизация учета товарно-материальных ценностей

1. Общая характеристика комплекса задач по учету ТМЦ

2. Автоматизация учета ТМЦ

3. Особенности автоматизации учета МБП

4. Организация автоматизированной обработки результатов инвентаризации ТМЦ

5. Прогнозирование использования материальных ресурсов с помощью АРМБ.

1. Общая характеристика комплекса задач по учету ТМЦ

Учет ТМЦ на промышленных предприятиях должен обеспечивать контроль за их наличием, движение, сохранностью на складах и расходованием производстве, а также выявления неиспользуемых (для реализации). Условием правильной постановки учета является:

1. соблюдения установленного порядка документации;

2. нормальная организация склада учета;

3. наличие измерительных и других приборов;

4. заключение договоров о материальной ответственности

5. наличие технически разработанных норм расхода материалов на детали

6. периодическое проведение инвентаризации.

С помощью ПК можно успешно автоматизировать работы по выписке и обработке первичных документов. Весьма благоприятны для автоматизации аналитический и синтетический учет, включая движения материалов, МБП на складах, учет их в эксплуатации, учет приобретения ТМЦ и расчетов с поставщиками. ПЭВМ можно использовать для автоматизации обработки данных по инвентаризации, расчету в потребности основных и вспомогательных материалах и др.

При учете движения материалов на складах используется картонно- документационный, оперативно – бухгалтерский (сальдовый) и бескарточный методы. Для небольших партий можно рекомендовать карточно– документационный метод, при котором на ПЭВМ разрабатывается количественно – суммовые регистры- оборотные ведомости по учету движения ТМЦ на складах. При наличии АРМ кладовщика можно применять бескарточный метод, при котором складская карточка ведется непосредственно в ПК и заменяет ее бумажный аналог.

Для автоматизации учета ТМЦ применяются следующие классификаторы:

1. подразделений предприятия;

2. складов и МОЛ;

3. синтетических счетов и субсчетов;

4. операций движения ТМЦ;

5. затрат;

6. ТМЦ

7. Единицы измерения.

Большое значение для совершения учета материалов и его автоматизации имеет, рационализуя форм первичных документов. Применение типовых форм обусловлено тем, что учет на промышленных предприятиях осуществляется преимущественно по единой методике:

1. Приходный ордер служит для оформления приемки на склад материалов, поступивших со стороны. Он выписывается в двух экземплярах кладовщиков в день поступления. При обнаружении расхождений между фактическим количеством и количеством согласно сопроводительному документу, составляется акт (с участием специальной приемочной комиссии), в котором указывают не достающее количество, состояние упаковки и др. сведения. Реквизиты: дата, материал, единица измерения, № записи в карточке складского учета.

2. Акт о приемке материалов используется для оформления приемки ТМЦ на склад при отсутствии сопроводительных или расчетных документов. При обнаружении недостачи, несоответствие качества материалов условиям поставки, порчи их, при необходимости механической приемки. Акт сопоставляют приемной комиссией с участием кладовщика, поставщика.

3. Сдаточная накладная служит для оформления приемки на склад ТМЦ, поступивших из подразделений предприятия, выписывается в двух экземплярах (кладовщик расписывается в приемке на первом экземпляре и вручает его сдатчику, второй остается на складе как приходный документ) Реквизиты: материал, цена, единица измерения, количество.

4. Товарно-транспортная накладная служит приходным документом на материалы, доставленные автотранспортом поставщика (грузоотправителя). Она выписывается грузоотправителем в трех экземплярах. Шофер- экземпляр оставляет себе 2 экземпляра с распиской в доставке МЦ, а третий передает получателю груза в качестве сопроводительного документа. Первый экземпляр с распиской сдается поставщику (грузоотправителю), второй экземпляр шофер доставляет на свою автобазу для расчета перевозку.

5. Накладная на перемещение материалов применяется для оформления перебросок материалов внутри предприятия, выписывается в двух экземплярах (первый экземпляр - на складе - отправителя, второй - на складе - получателя)

6. Лимитно - заборная карта используется для оформления отпуска со склада ТМЦ для производственных нужд (в двух экземплярах). Выписывается на один вид материалов для одного цеха. По этому документу цех получает материалы со склада в течении месяца в пределах установленного лимита. В конце месяца карта закрывается, на следующий месяц выписывается новая. Закрывать лимиты разрешается только главному инженеру или директору.

7. Требование служит для оформления разового отпуска материалов со склада (также сверх лимита) (2,3 экземпляра)

8. Накладная на отпуск материалов на сторону предназначена для оформления реализации ТМЦ (3 экземпляра: первый – на склад; второй- получателю; третий – пропуск для охраны) на некоторых предприятиях в целях сокращения количества форм первичных документов пользуются одной формой для вторых операций. Например: вместо накладной на перемещения ТМЦ со склада на склад используют требование.

9. Карточка складского учета применяется для текущего учета материалов на складах. Для каждого склада карточки открывает бухгалтерия. Кладовщик хранит их на складе в картотеке по порядку номенклатурных номеров. На основании оформленных первичных документов кладовщик ежедневно производит в карточках записи о поступлении и расходе материалов по складу. После разноски данных за день он выводит по каждому карточке остаток (количество) на конец дня.

Периодически (раз в 5 дней, 10 дней) кладовщик сдает первичные документы в бухгалтерию. Для этого он подбирает их по группам, а внутри групп – по операциям прихода и расхода. Приемку первичных документов от кладовщика производит бухгалтерия материального отдела, который сверяет по ним записи, сделанные кладовщиком в картотеке. После этого бухгалтер расписывается в каждой карточке, подтверждая правильность остатка и факт приемки документов.