Тема 4. Подготовка, оформление и составление справочно-информационных и личных документов

не обязывают действовать строго предписанным образом, а инициируют управленческие решения.

Протокол — документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и других формах работы коллегиальных органов.

По полноте освещения хода совещания (заседания) протоколы делятся на краткие и полные.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

После заголовка, который должен быть согласован с названием вида документа (ПРОТОКОЛ), указывают фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. Затем в алфавитном порядке отмечают фамилии, инициалы присутствующих. Вводная часть заканчивается повесткой дня, в которой перечисляют вопросы, подлежащие рассмотрению, и инициалы и фамилии докладчиков. Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) — отдельно по каждому вопросу. Текст основной части должен быть лаконичным, излагаться с употреблением неопределенной формы глагола и строиться по схеме «действие —исполнитель —срок». Отредактированный протокол подписывают председатель и секретарь.

На основании протокола можно получить самостоятельный документ — «Выписку из протокола». Выписка содержит полную вводную часть протокола, а также запись основной части рассматриваемого вопроса.

Акт — документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.

При составлении и оформлении акта используются следующие реквизиты:

• наименование организации; • название вида документа; • дата; • индекс; • место составления; • заголовок к тексту;

• текст; • отметка о наличии приложения (если необходимо); • виза ознакомления с актом; • отметка об исполнении документа и направлении его в дело; • подпись.

Текст акта включает две части: вводную и констатирующую.

Во вводной указывают основание составления акта, которым является, как правило, распорядительный или нормативный документ. Затем перечисляется состав комиссии (должность, инициалы и фамилия, обязанность, выполняемая в комиссии). Вконстатирующей части излагаются цели и задачи составления акта, описание и характер проведения работы, установленные факты, выводы и заключения. В конце текста документа перед ссылкой на приложение даются сведения о количестве экземпляров акта и структурных подразделениях, в которые они направлены. Акт подписывается председателем и членами комиссии, при этом указывается их временная обязанность, а не основная должность.

Докладная записка — это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Имеет следующие реквизиты:

• реквизиты бланка или наименование структурного подразделения, в котором подготовлена служебная записка; • название вида документа; • дата; • регистрационный индекс;

• место составления; • адресат; • заголовок к тексту; • текст; • отметка о наличии приложения; • подпись.

Объяснительная записка — справочно-информационный документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Справка — документ информационно-справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Служебное письмо выражает не личные интересы, а интересы организации,т.е. юридического лица.

По содержанию и назначению письма делят на инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.

Реквизитами письма являются:

• Государственный герб Республики Беларусь (эмблема организации); • наименование организации - автора документа; • почтовый адрес организации; • коммуникационные данные; • дата и регистрационный индекс;

• адресат; ссылка на индекс и дату входящего документа (при необходимости); • гриф ограничения доступа (при необходимости); • заголовок к тексту; • текст; • подпись; • сведения об исполнителе (при необходимости).

Заявление – документ, содержащий просьбу заявителя, и адресованный организации или должностному лицу учреждения. Заявление работника адресуется руководителю организации, его заместителю или руководителю самостоятельного структурного подразделения. Заявление оформляется на стандартном листе бумаги и должно содержать следующие реквизиты: наименование организации (структурного подразделения), название документа, дату, индекс, адресат, текст, подпись заявителя.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета являются: наименование организации (структурного подразделения), название вида документа, дата, регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту гриф утверждения, отметка о наличии приложений, подпись.

В личное дело включаются такие документы, как: личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров, автобиография, копии документов об образовании, переподготовке и повышении квалификации, заявление о приеме на работу, выписка из приказа о приеме на работу. В отдельных случая в личное дело подшиваются иные документы (например, выписка из протокола Ученого совета вуза для преподавателей, направление на работу).

Автобиографиясодержит краткое изложение основных этапов личной и трудовой жизни работника. Этот документ составляется работником собственноручно в произвольной форме, но обязательно должны указываться фамилия, имя, отчество работника, дата и место рождения, образование (перечисляются учебные заведения, год окончания, полученная специальность и присвоенная квалификация), сведения о трудовой деятельности (места и периоды работы, занимаемая должность), данные о семейном положении, близких родственниках.