Тема 2. Общие правила составления и оформления документов

средств, функция которых состоит в обслуживании сферы официально-деловых отношений, т.е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их деятельности. Особенности языковых средств официально-делового стиля:

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа.

Текст документа имеет три главных параметра: набор реквизитов, расположение их в определенной последовательности, пространственное расположение реквизитов.

Нормативными правовыми документами по делопроизводству определяются основные параметры оформления документов с помощью текстового редактора: размеры полей, тип (гарнитура) шрифта, размер (кегль) шрифта, абзац, межстрочный интервал (интерлиньяж) и др.

Размеры технических полей. Документы оформляются на бумаге формата А4. Для документов установлены размеры технических полей (в общих случаях): с левой стороны – 30 мм; с правой – 10 мм; верхнее и нижнее поле – 20 мм. В документах с таблицами допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого – до 8 мм.

Тип (гарнитура) шрифта, размер (кегль) шрифта. Набор текста с использованием средств вычислительной техники рекомендуется осуществлять в редакторе Microsoft Word с применением гарнитуры шрифта Times New Roman в обычном начертании размером не менее 13 пт.

Межстрочный интервал (интерлиньяж). Межстрочный интервал текста в документах формата А4 – одинарный; при оформлении реквизита, состоящего из нескольких строк – точно 14 пт.; при оформлении составной части реквизита – одинарный; при отделении реквизитов документа друг от друга – полуторный.

Абзац и др. параметры. Отступы первой строки абзаца – 12,5 мм. Основной текст документа оформляется, как правило, без переносов и выравнивается по ширине. Номера страниц оформляются в центре верхнего колонтитула на расстоянии 10-15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт. Первая страница не нумеруется.

В Республике Беларусь бланки устанавливаются только для организации (в РФ – и для отдельного должностного лица).

Бланки могут быть трех видов:

• бланк для писем;

• общий бланк;

• бланк конкретного вида документа.

Изготовление специальных бланков по видам документов считается целесообразным, если их объем превышает 200 документов в год. Бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Республики Беларусь (гербовые бланки), должны изготавливаться исключительно типографским способом. Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на бланках проставляются учетные порядковые номера. В организациях ведется учет поступления, выдачи и уничтожения бланков в картотеке или журнале. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм).

Правом помещать изображение Государственного герба РБ на бланках документов согласно Указу Президента от 28 июня 2000 г. № 357 обладают только государственные органы (организации).

2) эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (2) - это условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Изображение эмблемы организации (размер 17 мм) государственной формы собственности располагается на левом поле бланка на уровне наименования организации, негосударственной формы собственности – также на левом поле бланка.

3) автор документа (5, 6, 7). Наименование вышестоящей организации (5), наименование организации (6) пишутся в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированном в учредительных документах, например в уставе. Сокращенное наименование помещается вслед за полным наименованием и также указывается в точном соответствии с учредительным документом. Наименование структурного подразделения (7) печатается под названием организации.

4) почтовый адрес отправителя (8). Включает индекс предприятия связи и почтовый адрес. Реквизит оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

5) коммуникационные и коммерческие данные (9). Коммуникационные данные: телеграфный адрес, телефакс, телетайп, телекс, телефон и т.д. Коммерческие данные: номер счета, название банка и т.д. Адрес электронной почты и др. сведения указывают по усмотрению организации.

6) название вида документа (10). Название документа должно соответствовать его содержанию. Реквизит печатают прописными буквами без разрядки от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.

7) место составления или издания документа (14). Оформляется реквизит в соответствии с административно-территориальным делением. Перед населенными пунктами проставляется его сокращенное обозначение.

Заполняемые реквизиты бланка:

1) код организации (3). Код организации для министерств и других органов управления проставляют по ОКРБ 004-2001 — «Общегосударственный классификатор органов государственной власти и управления» (ОКОГУ). Код организации для других организаций за исключением министерств и иных органов управления проставляют по ОКРБ 018-2003 — «Общегосударственный классификатор юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (ОКЮЛП). Реквизит проставляют на верхнем поле справа на первом листе документа.

2) код документа (4). Проставляют по ОКРБ 010-95 — «Унифицированные документы». Место расположения — под реквизитом «Код организации».

3) дата (11). Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, – дата его принятия; для документа, требующего его утверждения, – дата его утверждения; для протоколов, актов – дата события. Даты в тексте и других реквизитах оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. В текстах документов финансового характера применяется словесно – цифровой способ оформления дат.

4) регистрационный индекс (12) - условное цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации. Проставляется на одном уровне с датой. Для внутренних документов (приказов, протоколов) – это обычный порядковый номер с начала года в пределах каждого вида документа в течение календарного года. Для исходящих документов (писем) индекс складывается из нескольких частей: индекс структурного подразделения, номер дела в номенклатуре, порядковый номер отправляемого документа.

5) ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (13). Данный реквизит присутствует на бланке для писем; полностью переписывается из инициативного документа цифровым способом.

6) гриф ограничения доступа (15). Реквизит располагается в правом верхнем углу документа на расстоянии 100 мм от границы левого поля. Не допускается использование грифов «Особая важность», «Совершенно секретно», «Секретно» для сведений, не отнесенных к государственным секретам.

7) адресат (16). Реквизит проставляют в правой верхней части документа от четвертого положения табулятора (после 80 мм). Адресат – сложный реквизит, включающий в себя следующие части:

• наименование учреждения и структурного подразделения (в именительном падеже);

• указание должности и фамилии получателя (в дательном падеже);

• почтовый адрес.

8) согласование служебных документов (25, 26). Согласование является способом предварительной оценки проекта документа. Различают внешнее и внутренне согласование. Внешнее оформляется грифом согласования (25), внутреннее – визой (26).

Гриф согласования проставляется слева ниже реквизита «Подпись» непосредственно от границы левого служебного поля и включает следующие элементы:

• слово СОГЛАСОВАНО, которое пишется прописными буквами без кавычек и двоеточия;

• указание должности, включая наименование организации;

• личную подпись;

• расшифровку подписи (инициалы, фамилия);

• дату.

Реквизит «Виза» (26) располагают от границы левого служебного поля (нулевое положение табулятора) ниже реквизита «Подпись» и проставляют на остающихся в организации экземплярах документов.

9) способы удостоверения документов (17, 23, 27)

В состав реквизита «Подпись» (23) входят:

• наименование должностного лица, подписавшего документ (печатают о нулевого положения табулятора);

• личная подпись;

• расшифровка подписи (печатается от 120 мм, инициалы помещаются перед фамилией, пробелы между инициалам и фамилией не делаются).

Если документ подписан не на бланке, то в состав наименование должности включают наименование организации.

Реквизит «Гриф утверждения» (17) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа от 100 мм. Гриф имеет два варианта оформления. В первом случае (единоличное утверждение) гриф состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, указания должности руководителя, наименования организации, личной подписи, расшифровки подписи с инициалами перед фамилией и датой утверждения. Во втором случае (коллегиальное утверждение) пишется слово УТВЕРЖДЕНО, указываются вид распорядительного документа, его номер и дата.

Печать (27) проставляется таким образом, чтобы ее оттиск затрагивал часть названия должности и личной подписи подписавшего документ. Печати делятся на гербовые и простые.

10) текст (21). Текст – основной реквизит документа; его печатают через 2-3 межстрочных интервала после реквизита «Заголовок к тексту» от нулевого положения табулятора.

11) заголовок к тексту (19). Заголовок текста печатают строчными буквами от нулевого положения табулятора через один межстрочный интервал.

12) отметки о наличии приложения (22). Слово «Приложение» печатают от нулевого положения табулятора строчными буквами, после него ставится двоеточие. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме: Приложение: на 10 л. в 3 экз. Если документ содержит приложения, на которые отсутствуют ссылки в тексте, их названия необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

13) гриф приложения (24). Данный реквизит размещают в правом верхнем углу первой страницы приложения; включает: слово «Приложение», порядковый номер без знака №, название вида документа в дательном падеже, его дату и номер. Реквизит печатается от 100 мм от границы левого поля.

Служебные отметки на документах:

1) резолюция (18). В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), предписание действий, порядок и сроки исполнения, подпись руководителя, дата наложения резолюции. Резолюция располагается на первом листе документа; выполняется рукописным способом под реквизитом «Адресат» или на любой свободной площади параллельно или под углом к основному тексту.

2) отметка о контроле (20). Необходима на документах, исполнение которых проверяется, и состоит из заглавной буквы «К» или слова КОНТРОЛЬ, которые пишутся от руки или проставляются резиновым штепселем на левом поле документа на уровне заголовка к тексту.

3) отметка об исполнителе (28). Реквизит располагается на лицевой стороне последнего листа, пишется от границы левого поля и включает фамилию исполнителя (без инициалов) и номер его телефона. При оформлении на компьютере отметка выполняется размером шрифта 9 пт, перед фамилией исполнителя размещают индекс структурного подразделения, в котором создавался документ, а на второй строке добавляется имя файла.

4) отметка о заверении копии (29). Заверительную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В нее входят слово: Верно (с прописной буквы без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

5) отметка об исполнении документа и направлении его в дело (30). Реквизит размещается в левом нижнем углу первой страницы документа и включает слова «В дело» и индекс дела по номенклатуре дел, в которое будет подшит документ; краткие сведения о порядке решения вопроса; подпись исполнителя; дату.

6) отметка о поступлении (31). Реквизит оформляется на входящих документах от руки или с помощью штампа в правом нижнем углу первой страницы документа; включает: сокращенное наименование организации (поручителя), дата поступления и регистрационный индекс документа.

7) отметка о переносе данных на машинный носитель (32). Реквизит располагается на нижнем поле первого листа и включает в себя: запись «Информация перенесена на машинный носитель»; подпись лица, ответственного за перенос данных; дату переноса.