Требования к составлению документов в электронном виде.

Упорядочение процессов документирования включает поми­мо соблюдения процедур составления документов также опре­деленные требования к их изготовлению, что обеспечивает еди­ный стиль их оформления .

Перечислим правила изготовления документов на печатаю­щих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональ­ное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер:

• составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5—2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2—3 интервала­ми. Максимальная длина строки каждого реквизита (кроме тек­ста) - 28 знаков;

• текст документа на бланках А4 печатают через 1,5 меж­строчных интервала, на бланках А5 — через 1 интервал.

Сложившиеся правила размещения реквизитов на докумен­те и оформления документа сводятся к следующему. От границы левого поля печатают реквизиты: "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименование должности в реквизитах "Подпись", "Гриф согласования", заверительные надписи "Верно"; в приказах, распоряжениях слова ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ; в протоколах слова: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИ­ ЛИ, РЕШИЛИ.

Отступ в пять печатных знаков от границы левого поля озна­чает начало абзаца.

Отступ в 32 печатных знака — реквизит "Адресат".

Отступ в 40 печатных знаков — реквизит "Гриф утвержде­ния".

С отступом в 48 печатных знаков печатают инициалы и фа­милию должностного лица в реквизите "Подпись".