Организационно-распорядительная и управленческая документация. Технология создания приказов, распоряжений, протоколов и актов

Основное назначение распорядительных документов — регули­рование и координация деятельности, позволяющие органу уп­равления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Распорядительные документы издаются:

• на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства, вышестоящих органов власти и управления;

• по инициативе руководителей в пределах их полномочий и компетенции для осуществления исполнительной и распоря­дительной деятельности в ходе выполнения задач, возложенных на организацию (учреждение).

Рассмотрим особенности подготовки и оформления основ­ных видов распорядительных документов.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем пред­приятия для выполнения производственных задач. Для обес­печения юридической силы документа приказ должен содер­жать следующие реквизиты: название предприятия, название документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Дата и номер присваиваются приказу в день подписания его руководителем.

Различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Текст приказа состоит из двух частей. В первой (вводной) части указываются основания издания приказа. Такими основа­ниями могут быть:

• нормативные документы вышестоящих и контролирующих органов: законы, указы государственной власти, постановления правительства, министерства, налоговой инспекции и др.;

• решения коллегиальных органов учреждения, общих со­браний; производственная необходимость.

Примеры вводной части приказа

На основании постановления Правительства РФ от 20.04.2000 г. № 76 "О работе в праздничные дни".

На основании решения профсоюзной конференции трудового кол­лектива от 12.05.2000 г.

В связи с производственной необходимостью и на основании слу­жебной записки начальника отдела метрологии.

В некоторых случаях вводная часть приказа может отсутствовать.

Основная часть приказа — распорядительная — начинается со слова "ПРИКАЗЫВАЮ", записанного на отдельной строке прописными буквами. Распорядительная часть состоит из под­пунктов, нумерованных арабскими цифрами, в которых указы­вается, кому, что сделать и в какой срок. Каждое поручение офор­мляется отдельным пунктом; в последнем пункте указывается лицо, которому поручен контроль за исполнением приказа.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (ин­струкции, правила, положения), то он должен сопровождаться приложением этих документов. После составления проекта при­каза осуществляется его согласование с должностными лицами: бухгалтером, юристом, специалистами. Согласование оформля­ется визами.

Приказ подписывает руководитель или его полномочные за­местители. Пример приказа по основной деятельности представ­лен на рис.9.

Выписка из приказа — документ, содержащий копию той ча­сти текста приказа, которая нужна конкретному исполнителю для работы. Выписка содержит реквизиты заголовочной части документа (название документа - "Выписка из приказа"), текст констатирующей части, относящийся к данному вопросу. Заве­ряет выписку секретарь или другое лицо, уполномоченное ру­ководителем заверять копии документов. Образец выписки из приказа представлен на рис.8 [2—5].

Приказы по личному составу регламентируют прием на ра­боту, перемещение по службе, увольнение, предоставление от­пусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п.

Закрытое акционерное общество "APT" (ЗАО "APT")

ПРИКАЗ

28.12.2000 №42

г. Иркутск

О графике работы в праздничные дни

В связи с постановлением Правительства РФ о присоединении выходных дней к праздничным

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику охраны МЕДВЕДЕВУ В.П. Обеспечить опечатывание и охрану производственных помещений в праздничные дни с 31.12.2000 г. по 03.01.2001 г.

2. Директору по персоналу БОРТНИКОВОЙ А.А. Обеспечить дежурство на телефоне главного офиса ЗАО "APT' для обеспечения оперативного решения возникающих вопросов.

3. Главному бухгалтеру ИВАНОВОЙ И.П. Изыскать средства для оплаты дежурств в праздничные дни в двойном размере. О решении сообщить.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на главного инженера предприятия СЕРГЕЕВА С.А.

Генеральный

директор Васин ТВ. Васин

Главный инженер Сергеев С.А. Сергеев

28.12.2000

Соловьева 342-11-70

Рисунок 8 Образец приказа по основной деятельности

Закрытое акционерное общество "APT" (ЗАО "APT")

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

28.12.2000 №42

г. Иркутск

О графике работы в праздничные дни

В связи с постановлением Правительства РФ о присоединении выходных дней к праздничным

ПРИКАЗЫВАЮ:

Главному бухгалтеру ИВАНОВОЙ И.П. Изыскать средства для оплаты дежурств в праздничные дни в двойном размере. О решении сообщить.

ТВ. Васин

Васин

А.С. Петрова

28.12.2000

Рисунок 9 Образец выписки из приказа по основной деятельности

На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками. Оформляют приказы по личному со­ставу на общих бланках (в заголовке к тексту такого приказа пишут: "О приеме на работу", "О переводе на другую работу", "Об увольнении", "О предоставлении отпуска" и т.п.). В прика­зах по личному составу констатирующая часть может отсутство­вать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначаю­щим действие: "НАЗНАЧИТЬ", "ПЕРЕВЕСТИ", "ПРЕДОСТА­ВИТЬ", "ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ", "ОСВОБОДИТЬ" и т.п. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество — строчными, затем указывают должность, струк­турное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о на­значении на должность указывают, на какую должность, с ка­кой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания от­пуска. Пример оформления приказа по личному составу приве­ден на рис. 10.

ЗАО "КРОНА" ПРИКАЗ

17.08.2000 №121-к г.Москва

По личному составу

НАЗНАЧИТЬ:

1. ИВАНОВУ Нину Петровну на должность кассира главной бухгалтерии с 10 октября с.г. с двухнедельным испытательным сроком, с окладом согласно штатному расписанию. Основание: заявление Ивановой Н.П. с визами начальника отдела кад­ров и главного бухгалтера.

2. КРАСНОВА Игоря Николаевича на временную работу на должность сторожа в административно-хозяйственный отдел с 10 октября с.г. сро­ ком на два месяца, с окладом согласно штатному расписанию. Основание: заявление Краснова И.Н. с визами начальника отдела кад­ров и административно-хозяйственного отдела.

ПЕРЕВЕСТИ:

3. БОГДАНОВА Сергея Ивановича, мастера цеха №3, на постоянную работу на должность старшего мастера того же цеха с 10 октября с.г. Основание: докладная записка начальника цеха №3.

ПРЕДОСТАВИТЬ:

4. ПЕТРОВУ Виктору Владимировичу, старшему экономисту отдела тру­да и зарплаты, очередной отпуск с 16 августа 2000 г. по 11 сентября2000 г. на 24 дня за период работы с 10 июня 1999 г. по 10 июня 2000 г.

Директор Кольцов СИ. Кольцов Начальник юридического отдела Федоров М.Л. Федоров

19.08.2000 Чернов 712-31-56

Рисунок 10 Пример оформления приказа по личному составу

Распоряжение — распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначального ре­шения оперативных вопросов [2—5, 11].

Распоряжения издают:

• руководители;

• заместители первого руководителя;

• главные специалисты;

• руководители структурных подразделений по оперативным вопросам хозяйственной, производственной, административной деятельности.

По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирую­щей части. В таком случае текст распоряжения начинается не­посредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если все-таки существует необходимость объяснить издание распоряжения, то текст распорядительной части начи­нается со слова "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ". Пример офор­мления распоряжения представлен на рис. 1.16.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения воп­росов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседа­ниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических и методических со­ветов.

Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров. Протоколы предос­тавляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих банков, торгово-про­мышленных палат и др.). Протоколы составляют и для доку­ментирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием дикто­фона. В зависимости от вида заседания и статуса коллегиально­го органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оператив­ный характер.

Полный протокол документирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и до­статочно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.

Стенографический протокол составляется на основе стено­графического отчета о заседании (стенограммы) и дословно пе­редает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку реше­ния по нему.

Полный и стенографический протоколы составляют на ос­нове рукописных стенографических или магнитофонных запи­сей, которые ведутся во время заседания.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, кото­рый включает следующие реквизиты: наименование учрежде­ния (организации, предприятия), вид документа (протокол), место для проставления даты, индекса документа, место состав­ления протокола, место для заголовка к тексту. Датой протоко­ла является дата заседания (протоколы, как правило, оформля­ются после заседания). Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Напри­мер: 21-24.01.2000.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календар­ного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок к тексту протокола обычно отражает вид заседа­ния или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа.

Например: Протокол заседания коллегии; Протокол собра­ния трудового коллектива; Протокол совещания начальников структурных подразделений.

Текст протокола включает вводную и основную части.

В вводной части после заголовка приводятся фамилии и ини­циалы председателя и секретаря заседания. С новой строки пос­ле слова "Присутствовали" перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном по­рядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на за­седание. При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. В вводную часть протокола включается повестка дня. В ней перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих (докладчиков) и закрепле­на последовательность их обсуждения. Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптималь­ное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсу­дить на заседании.

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня; соответственно нумеруются разделы. Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", которые пе­чатаются с абзаца, для того чтобы выделить записи речи основ­ного докладчика, участников обсуждения вопроса и постанов­ляющей части, формулирующей решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы высту­пающего печатают с новой строки в именительном падеже. Из­ложение записи выступления приводится от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире.

Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель и секретарь.

Выписка из протокола представляет собой точную копию ча­сти текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, воп­рос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, от­ражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет ^верительную надпись. Она состоит из слова "Верно", указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной под­писи, инициалов, фамилии и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется пе­чатью.

Министерство связи РФ

Научно- производственное объединение "ГАРАНТ"

Москва

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

№1 от 15.02.2000.

Общего собрания членов инициативной группы по созданию ООО "КСИМАР"

Председатель - A.M. Котов

Секретарь - О.М. Дынина

Присутствовали: 35 человек (список прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Выборы директора ООО. Выступление Л.К. Лунина.

СЛУШАЛИ:

Лунин Л.К. - предложил избрать на должность генерального дирек­тора ООО "КСИМАР" Иванова Л.Д.

ПОСТАНОВИЛИ: 1. Избрать Иванова Л.Д. на должность генерального директора ООО "КСИМАР". Приложение: Устав ООО "КСИМАР" на 10 л. в 1 экз.

Председатель Котов A.M. Котов

Секретарь Дынина О.М. Дынина

Верно

Секретарь Дынина О.М. Дынина

21.02.2000

Рисунок 11 Пример оформления выписки из протокола

На основе протокола, преследуя цель довести до исполните­лей постановление (решение) коллегиального органа, подготав­ливается решение. В отличие от протокола, который является документом, фиксирующим деятельность этого органа, реше­ние является документом, который доводится до сведения ис­полнителей.

Констатирующая часть решения оформляется по форме: В связи (на основании) <причины издания документа> На­звание распорядительного документа> РЕШИЛ (РЕШИЛА, РЕШИЛО).

Пример решения профсоюзного собрания приведен на рис. 12.

Министерство связи РФ

Научно-производственное

объединение "ГАРАНТ"

Общее собрание

РЕШЕНИЕ

15.02.2000 № 1

Москва

О создании ООО "КСИМАР"

Заслушав сообщения о создании ООО "КСИМАР", общее собрание НПО "ГАРАНТ"

РЕШИЛО:

1. Организовать ООО "КСИМАР".

2. Принять устав ООО "КСИМАР".

3. Обратиться в префектуру Центрального административного округа с просьбой о регистрации ООО "КСИМАР".

4. Избрать Иванова Л.Д. на должность генерального директора ООО "КСИМАР".

Председатель Котов A.M. Котов

Секретарь Дынина О.М. Дынина

Рисунок 12 Пример оформления решения

Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимуще­ственно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и об­следованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведе­нии испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в экс­плуатацию законченных объектов и т.д. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо - при ревизии финансо­во-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т.д. Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержит следующие рек­визиты: наименование организации, наименование структурно­го подразделения, название вида документа (акт), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание па количество экземпляров и их местонахождение.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления. Заголовок соот­носится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже": Акт (чего?) "работы комиссии по проверке об­щежития". Возможна формулировка заголовка с помощью от­глагольного существительного — "О приеме-передаче оборудо­вания", "Об уничтожении дел". Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.

Текст введения должен содержать ссылку на документ, по­служивший основанием для проведения проверки (работы ко­миссии), список фамилий с указанием должностей лиц, соста­вивших акт (их перечисляют в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, должны быть указаны и названия этих учрежде­ний. Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность уста­новленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее ре­зультаты. Текст констатирующей части при необходимости мо­жет быть разбит на пункты. Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из не­скольких пунктов.

В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется практической необ­ходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).

Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и несогласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но имеет право изложить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.

Литература:

1. Безручко В.Т. Практическая работа в Word 2000: Учеб. посо­бие. — М.: Финансы и статистика, 2004.

2. ГОСТ Р 6.30—2003. Унифицированные системы документа­ции. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Госстандарт России, 2003.

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к докумен­ там и службам документационного обеспечения. - М., 1991.

4. Делопроизводство. Организация и технология документаци­онного обеспечения управления / Под ред. Т.В. Кузнецовой. — М.: ЮНИТИ, 2003.

5. Как правильно составить (написать) резюме? Содержание ре­зюме. http://www./mem.com.ru/as/.

6. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. посо­бие. - М.: Инфра-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003.

7. Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство: Справ, посо­бие. - М.: Дело ЛТД, 2001.

8. Макарова Н.В., Николайчук Г.С, Титова Ю.Ф. Компьютер­ное делопроизводство: Учеб. курс. - СПб.: Питер, 2003.

9. Мосягина О.В. Визитные карточки в деловом общении. Осо­бенности использования // Справочник секретаря и офис-менед­жера. - 2002. - № 10.

10. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справ, посо­бие. - М., 1991.

11. Организация работы с документами: Учеб. пособие / Под ред. В.А. Кудрявцева. - М.: Инфра-М, 2003.

12. Сшенюков М.В. Документы. Делопроизводство. — М.: ПРИОР, 1995.

Приложение № 3