Системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Задачи и цели автоматизации процессов делопроизводства и документооборота

Управление организациями и предприятиями основано на таких процессах, как:

• получение информации и ее обработка;

• анализ, подготовка и принятие решений;

• выполнение решений;

• учет и контроль принятых решений.

Процессы делопроизводства и документооборота рассматри­ваются прежде всего в качестве документального отражения и обеспечения управленческих процессов. В этом смысле дело­производство и документооборот следует рассматривать как документационное обеспечение управления (ДОУ), т.е. как систе­му вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления. В силу этого процессы делопроизводства и документооборота приобретают самостоятельный характер и требуют собственной системы управления. Такая система дей­ствительно тиражируется в организациях любой формы собствен­ности в виде следующих подразделений: управлений делами, сек­ретариатов, канцелярий, архивов и аналогичных по функциям секторов.

Здесь следует заметить, что при традиционной работе с бу­мажными документами неизбежны убытки: по оценкам ряда западных консалтинговых фирм, в среднем 15% бумажных до­кументов теряется безвозвратно и до 30% рабочего времени тра­тится на поиск документации. В частности, убытки от потери документов в США составляют около 1 трлн долл. в год. В связи с этим переход к безбумажной технологии докумен­тационного обеспечения управления в эпоху всеобщей компью­теризации и информатизации столь же естествен, сколь и обус­ловлен всем ходом технического прогресса. Тем более что для предприятий, успешно реализовавших электронный докумен­тооборот, выигрыш определяется несколькими факторами:

• увеличением производительности труда в офисе на 25—50%;

• сокращением времени обработки документа на 75%;

• уменьшением расходов на оплату площади для хранения документов на 80%.

• Однако только одной работы с электронными документами недостаточно из-за ряда отрицательных моментов:

• наличие даже нескольких отдельных компьютеров не обес­печивает хранения, а главное, обработки всей документации;

• неэффективное применение компьютеров в большинстве организаций. Чаще всего им отводится роль печатных маши­нок, а сетевая инфраструктура существует лишь для тривиаль­ного обмена файлами;

• крайне слабая организация коллективной работы. Спустя всего несколько месяцев пользователи оказываются не в состо­янии разобраться не только в чужих файлах и документах, но и в своих собственных.

• Выходом из этой непростой ситуации является автоматиза­ция документационного обеспечения управления, которая охватывает три основные задачи применительно к программ­ным системам автоматизации:

• документирование (создание документов, поддерживаю­щих и регистрирующих управленческую деятельность, т.е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);

• организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);

• систематизация архивного хранения документов (опреде­ление правил хранения создаваемой в организации информа­ции, ее поиска и использования для поддержки принятия уп­равленческих решений и деловых процедур).

• Традиционная организация делопроизводства с помощью специализированных служб (таких, как управление делами, сек­ретариат, канцелярия, сектор писем и обращений граждан, дру­гих подразделений) направлена на упорядочение работы с доку­ментами и предусматривает выполнение следующих функций:

• документационное и организационное обеспечение дея­тельности организации;

• организация единого порядка работы с документами в подразделениях;

• организация индивидуальной и совместной содержатель­ной подготовки документов в подразделениях;

• обмен документами внутри и между структурными под­разделениями организации;

• создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в подразделениях орга­низации;

• использование унифицированных форм представления и

• обработки документов;

• регистрация всех поступающих в организацию докумен­тов с последующим направлением на рассмотрение корреспон­денции руководству и в подразделения;

• регистрация, учет, издание, рассылка и возврат, обеспече­ние хранения и использования исходящих и внутренних доку­ментов, проектов документов;

• регистрация движения документов, включая направления, резолюции, отчеты о выполнении, согласование (визирование) документов;

• списание документов в архив и извлечение из дел; обеспе­чение сохранности, учета и использования документов;

• обмен информацией между работниками одного или не­скольких структурных подразделений;

• контроль за своевременным исполнением поручений выс­ших органов государственной власти, поручений и указаний руководства организации, писем и обращений граждан, обра­щений учреждений, организаций;

• проверка правильности и своевременности исполнения документов;

• создание надлежащих условий для документационного и организационно-технического обеспечения работы руководства организации, своевременное обеспечение полной, точной и до­стоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов и поручений;

• проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения управ­ления;

• • получение отчетов, в том числе статистических, на основе информации о документах и состоянии их исполнения.

• Все перечисленные функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандар­тами и нормативными материалами, что создает основу для их автоматизации с использованием информационных компьютер­ных технологий обработки документов. В результате появляется возможность внедрения в работу предприятия систем автомати­зации делопроизводства и документооборота.