Делопроизводство по личному составу: оформление резюме, справок, визитных карточек

Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнение. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу.

Резюме — это документ, содержащий краткие сведения био­графического характера, представляемый лицом при трудоуст­ройстве в коммерческое предприятие, инофирму. Резюме — не унифицированный и не имеющий правовой поддержки документ, получивший распространение в нашей стране после 1990 г. Первоначально резюме применяли только представительства или филиалы действующих в России иностранных фирм. Сегодня этот документ широко используется и отечественными коммерческими фирмами при проведении первичного отбора кандидатов на вакантные должности.

Резюме представляет собой разновидность анкеты и, как правило, содержит следующую информацию.

1. Персональные данные. Необходимо указать фамилию, имя, отчество (рекомендуется выделить жирным крупным шрифтом), дату рождения и число полных лет, контактные адреса (в том числе электронный) и номера телефонов. При этом следует чет­ко указать, какой из телефонов рабочий, а какой домашний и в какое время куда лучше звонить.

2. Цель. Необходимо указать точное название должности, на которую вы претендуете. Ее формулировка должна точно совпа­дать с тем, как она заявлена. При этом недопустимо употреб­лять такие обороты, как, например, "хотел бы получить инте­ресную работу, которая соответствовала бы моему образованию и опыту работы и могла бы способствовать дальнейшему успеш­ному развитию вашей компании". Такого рода формулировка не находит понимания у работодателя. Не стоит претендовать на несколько должностей сразу — это, как правило, снизит ваши шансы.

3. Образование. В этом разделе резюме указываются год окон­чания учебного заведения и его наименование с указанием фа­культета, специальности и темы диплома, а также (в случае не­давнего окончания вуза) средний балл, если, конечно, он достаточно высок. Следует перечислить всевозможные награды различных конкурсов, дипломы выставок, наличие именных сти­пендий, призовые места олимпиад, конференций, в том числе школьных, наличие "красных" дипломов и т.д. Целесообразно указать номера соответствующих дипломов, свидетельств и сер­тификатов. Отметьте также курсы повышения квалификации и стажировки, даже если они были однодневными. Полезно отра­зить и вашу научную специализацию, ученую степень и ученое звание (если таковые имеются).

4. Опыт работы. Это наиболее ответственный раздел резю­ме, объем которого, как правило, превышает все остальные раз­делы, вместе взятые. Следует подробно излагать только "голые" факты, избегая лестных самооценок наподобие "большой опыт работы", "умение работать в команде", "хорошие организаторс­кие способности" и т.п. Если ваша работа носила проектный характер (программист, дизайнер), то перечислите все ваши проекты, длившиеся свыше одного месяца. Если работа одно­родная или не носит проектный характер (менеджер, продавец), то выделите ключевые моменты и виды выполняемой работы (например, работа с определенным крупным заказчиком или поставщиком).

По каждому проекту нужно точно указать:

• срок выполнения;

• наименование;

• краткую характеристику (вид работы, особенности);

• используемый инструментарий (например, компьютерные программы, специальные информационные технологии и т.д.);

• вашу роль и вклад в выполняемой работе. Перечисление работ (проектов) и заказчиков необходимо вести в обратном хронологическом порядке, т.е. последняя ра­бота должна быть записана первой, а первая — последней.

5. Уровень оплаты труда. Если вы указываете конкретные цифры заработной платы, то правильнее указать только желае­мый минимальный уровень, на который вы согласны. При этом всегда можно сказать, что указанная цифра минимальная, а пред­стоящая работа сложная и ответственная и стоит намного боль­ше. Если вы укажете слишком высокую минимальную зарплату, то велика вероятность того, что вам откажут.

6. Дополнительные сведения. В этом разделе необходимо указать:

• владение иностранным языком (не завышая при этом ва­шего реального уровня знания иностранного языка). Обычно принята следующая градация: начальный уровень, хорошее зна­ние, свободное владение;

• умение работать с компьютером. Если вы не программист и не продвинутый пользователь, целесообразно вначале прокон­сультироваться со специалистами, как правильно называются пакеты, с которыми вы работаете. Следует отметить умение пользоваться бухгалтерскими и офисными программами (напри­мер, 1С, Microsoft Word, Excel и др.), системами автоматизиро­ванного делопроизводства и документооборота (Lotus Notes, Зо­лушка, ДЕЛО и др.), информационно-поисковыми системами (Консультант Плюс), специальными графическими редакторами (Adobe Photoshop и др.) и другими программными пакетами. Также необходимо отметить навыки работы в Интернете и уме­ние пользоваться электронной почтой;

• знание офисной оргтехники. Предполагает умение работать с офисными мини-АТС, ксероксом, факсом, принтером и т.д.;

• водительское удостоверение, наличие автомобиля.

7. Рекомендации. Оформляются в виде писем с указанием организаций, должностей, фамилий и номеров телефонов.

8. Личные подробности. Следует как можно подробнее излагать факты производственной биографии и как можно лаконичнее — личной. Это позволит показать, что ваша жизнь в большей степени ориентирована на работу, нежели на досуг. В конце резюме достаточно перечислить два-три своих увлечения. Лучше указывать активные увлечения (например, спорт, туризм, танцы), чем бытовые (дача, рыбалка, охота). Текст резюме обычно оформляется в виде двух столбцов: в левой части располагаются заголовки разделов, а в правой — приводятся нужные сведения. Объем резюме, как правило, не должен превышать одной страницы.

Если соискатель работы хочет сообщить о себе более под­робные сведения, отразить заинтересованность в получении именно этой должности в конкретной фирме и т.п., то он со­ставляет сопроводительное письмо, которое отсылает одновре­менно с резюме.

Пример оформления резюме представлен на рис. 4.

Справка — документ, содержащий описание и подтвержде­ние фактов и событий. Справки бывают служебного и личного характера .

Справки служебного характера предоставляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государствен­ного надзора и др.). Составляются справки и внутри отдельных организаций по запросу руководителя. Они оформляются на бланке и имеют следующие реквизиты: наименование органи­зации, наименование вида документа, дата, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заве­ряют печатью.

Рисунок 4. Образец резюме.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотруд­никам организаций для подтверждения факта их работы, зар­платы, трудового стажа и др. Справка личного характера должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наи­менование вида документа, дата, регистрационный номер, текст, подпись, печать. Образец справки представлен на рис. 5.

Производственное объединение Средняя, школа № 25

"Спецстрой"

СПРАВКА 10.08.2004 №165 г. Омск

Куприянова Мария Викторовна работает техником-конструктором проектно-конструкторского отдела объединения. Оклад - 3000 руб. в месяц.

Начальник отдела кадров Федоров СР. Федоров

Рисунок 5. Образец оформления справки

Заявление. При поступлении на работу граждане подают пись­менное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою про­фессию, квалификацию, специальность, должность.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы ("весьма убедительно", "заранее при­знателен", "прошу не отказывать"). Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, наи­менование вида документа (заявление), текст, подпись, дата со­ставления. Примеры заявлений о приеме на работу представлены на рис. 6, о переводе на другую должность — на рис. 7.

Рисунок 6. Пример заявления о приеме на работу

Рисунок 7. Образец заявления о переводе на другую должность

Визитная карточка. Широко используется в повседневной жизни, незаменима при визитах, знакомствах, ею можно вос­пользоваться для краткой записи какой-либо информации. Она является одной из составляющих имиджа фирмы и личного имид­жа ее владельца. Цвет бумаги, шрифт и формат карточки не регламентируются. Но, как показала практика, наиболее распространенным является размер 5x9 см. Соответствующего раз­мера выпускаются и конверты. Классический вариант — визит­ная карточка на картоне белого цвета с матовой поверхностью, набранная строгим черным шрифтом.

В России приняты визитные карточки с двусторонним тек­стом: на русском языке с одной стороны, на английском — с другой. Однако лучше иметь отдельные комплекты карточек на русском и иностранном языках, так как на оборотной стороне можно делать пометки и дополнительные записи. Располагать текст на визитной карточке следует вдоль длинной стороны. Наверху по центру — название организации, в которой работает владелец визитной карточки, ниже по центру — имя, отчество, фамилия, еще ниже - должность, а в правом нижнем углу — телефон, факс, адрес электронной почты. Не рекомендуется на визитных карточках указывать свой домашний адрес и телефон. Известны различные разновидности визитных карточек; ос­тановимся на трех наиболее типичных.

Представительская визитная карточка. На ней указывают полное название фирмы, фамилию, имя, отчество, должность, но не проставляют координаты — ни адрес, ни номер телефона. Карточка фирмы, предприятия, организации, отдела с указанием адреса, телефона, факса применяется на презента­циях и выставках. Если вручается такая карточка, значит, ее владелец не настроен на продолжение контакта, он просто представляетсебя.

Личная визитная карточка. Фамилия печатается прописны­ми буквами, а имя, отчество, наименование должности — строч­ными буквами. На такой карточке можно указать адрес фирмы, телефон, факс, номер пейджера. Этот вид карточки использует­ся, как правило, при знакомстве. В ряде случаев на таких визит­ных карточках можно указать домашний телефон, адрес. Людям творческих профессий, у которых нет присутствен­ного офиса, нужно указать на визитной карточке свой домаш­ний телефон.

Деловые визитные карточки. Данная карточка является осно­вой современного общения. Первое представление, как прави­ло, начинается с обмена визитными карточками. Визитная кар­точка вручается таким образом, чтобы новый знакомый мог сразу прочитать текст, в то время как владелец карточки вслух произ­носит свои имя и фамилию.