Тема 5. Организация документооборота

Стадии обработки входящих документов:

1) прием документов;

2) регистрация - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Для регистрации всех входящих, исходящих и внутренних документов заполняется единая регистрационно-контрольная карточка. Журнальная форма регистрации документов допустима только в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год); решение о форме регистрации документов (карточной или журнальной) в таких организациях оформляется приказом руководителя;

3) передача документов руководителю;

4) рассмотрение документа руководителем;

5) передача исполнителю согласно резолюции;

6) контроль исполнения;

7) подшивка в дело.

Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: составление проекта; проверка правильности его оформления секретарем; согласование проекта; подписание руководителем; регистрация; отправка документа адресату; подшивка копии в дело.

Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.

В результате унификации и стандартизации документации была создана Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденная приказом от 14.05.2007 г. № 25 директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь. В состав УСОРД входят:

• Государственный стандарт Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов и пояснительная записка по его применению;

• Альбом унифицированных форм ОРД. Унифицированные формы систематизированы по подсистемам.

Альбом унифицированных форм документов - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.

В основе разработки унифицированных текстов документов лежит выделение постоянной и переменной информации. Формой представления унифицированного текста может быть трафарет, таблица, анкета.

Унифицированные формы документов включаются в Табель унифицированных форм документов - перечень разрешенных к применению форм документов. Табель утверждает руководитель организации.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, создающихся в процессе деятельности организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразделениями. Различают три вида номенклатур: типовая, примерная и конкретная номенклатура дел отдельной организации. Номенклатура дел организации имеет унифицированную форму, представляющую собой таблицу. Разделами номенклатуры дел организации являются в основном названия ее структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой организации.

В первой графе номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс конкретного дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого структурного подразделения, например: 01-1, 01-2, ..., 02-1, 02-2, ..., и т.д. Во второй графе номенклатуры указываются заголовки дел. Третья графа номенклатуры дел заполняется в конце года. В четвертой графе номенклатуры проставляются сроки хранения дел в соответствии с определенными перечнями.

Формированием дел называется группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри него. Основой формирования дел в делопроизводстве является номенклатура дел. Делом считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель).

В течение года дела в структурных подразделениях формируются и оформляются в установленном порядке. Затем на них составляются описи дел по установленной форме. По описям дела из структурных подразделений передаются в архив организации. Описи, подготовленные в структурных подразделениях организации, служат основой для подготовки сводной описи дел организации.

Их передача производится только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся централизованно или в структурных подразделениях, а по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Указанные дела могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя организации. Их передача осуществляется по номенклатуре дел.

нальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» от 6 октября 1994 г. № 3277-ХII (с изм. и доп.), а также Законом Республики Беларусь «О внесении изменений и дополнений в Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях» от 26 июня 1997 г. № 46-3.

За совершение административных правонарушений в области архивного дела и делопроизводства к должностным лицам, индивидуальным предпринимателям и гражданам применяются такие виды взысканий, как предупреждения и штраф.