Первичное наблюдение, документация, учетные регистры, инвентаризация и инвентарь, методы стоимостного измерения

Первичное наблюдение, документация. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Такие документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и осуществляется сплошное документирование хозяйственных операций.

Виды документов

По назначению документы подразделяются на:

• Распорядительные – предписывают совершить какое-либо действие или ряд действий, например, приказ руководителя, платежное поручение.

• Оправдательные – подтверждают факт свершения и обоснованность каких-либо действий, например, квитанция к приходному кассовому ордеру.

• Комбинированные – обладают признаками и оправдательного и распорядительного характера, например, расчетно-платежная ведомость – с одной стороны является распоряжением на выдачу заработной платы работникам, с другой – подтверждает расходование денег.

• Документы бухгалтерского оформления – предназначены для целей бухгалтерского учета, конкретизируют или поясняют отражение отдельных операций в учете.

По количеству отраженных в них операций документы бывают разовыми, составляются на каждую отдельную операцию, и накопительными, отражают несколько операций.

По месту составления выделяются внутренние, составленные для использования на предприятии, и внешние, составленные вне предприятия, то есть другими субъектами хозяйственной деятельности.

Документы могут быть первичными, отражают каждую хозяйственную операцию, и сводными, обобщающими несколько операций.

Первичные и сводные документы могут составляться как на бумажных, так и на машинных носителях информации. Первичные учетные документы должны соответствовать унифицированным формам. Организация может вносить лишь дополнительные реквизиты в эти формы, удаление реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Если форма первичного документа не предусмотрена альбомом унифицированных форм, и организация разработала ее самостоятельно, то документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа,

• дату составления документа,

• наименование организации,

• содержание хозяйственной операции,

• измерители хозяйственной операции,

• наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления,

• личные подписи указанных лиц.

Формы первичных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, должны быть утверждены учетной политикой предприятия. В необходимых случаях в первичном документе могут быть приведены дополнительные реквизиты, определяемые характером документированных операций: номер документа, адрес предприятия, основание хозяйственной операции, зафиксированной документом.

Принятая предприятием система документирования хозяйственных операций должна обеспечить:

• полноту отражения в учете всех фактов хозяйственной деятельности, то есть все трансакции должны быть оформлены первичным документом;

• готовность к отражению в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов – первичный документ должен выполнять контрольную функцию, сопоставляя фактический расход с нормами;

• отражение в учет фактов хозяйственной деятельности, исходя из их экономического содержания – поступившие на предприятие неправильно оформленные документы должны быть приведены в соответствие или подтверждены иным способом, например, поступивший товар оформляется актом приемки с соблюдением всех предъявляемых требований;

• рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета – каждая хозяйственная операция одним документом, а группа однородных операций – сводным.

Некоторые документы должны иметь обязательные реквизиты, такие как идентификационный номер плательщика (ИНН), это касается, прежде всего, расчетно-платежных документов (счет, платежные требования). Первичные документы на получение и отпуск материалов должны быть заранее пронумерованы. Кассовый чек, выдаваемый покупателю, должен отражать:

• наименование организации,

• идентификационный номер организации-налогоплательщика,

• заводской номер контрольно-кассовой машины,

• порядковый номер чека,

• дата и время покупки,

• стоимость покупки,

• признак фискального режима.

Первичный документ должен составляться в момент свершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания. За качественное и своевременное оформление первичных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, достоверность их содержания обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Документы заполняются чернилами или шариковыми ручками, использование простого карандаша недопустимо.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению не только без подписи главного бухгалтера, но и без подписи уполномоченного им на то лица. Финансовые и кредитные обязательства – это документы, которыми оформляются финансовые вложения организации, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя, который несет все полноту ответственности за последствия таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет.

Примерная форма приказа (распоряжения) может иметь вид:

Приказ (распоряжение) № …

27 июля 2014 г. г. Иркутск

Главному бухгалтеру Иванову Н. Н. Предписываю до 28 июля 2003 г. подписать кредитный договор с Внешэкономбанком на сумму 1 500 тыс. руб.

Всю полноту ответственности беру на себя.

Должность Подпись Расшифровка фамилии

Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, должны проверяться:

• по форме, то есть все ли необходимые реквизиты заполнены, все подписи, нет ли помарок;

• арифметически – правильность расчетов (количество × сумма);

• по существу – законность и целесообразность трансакций.

Основные способы исправления ошибок:

1. Корректирующий. Этим способом исправляются ошибки и описки, как в цифрах, так и в тексте, не затрагивающие корреспонденцию счетов. Неправильный текст или цифра зачеркиваются тонкой линией так, чтобы его можно было прочитать. Правильный текст надписывается над зачеркнутым или под ним. Необходима пометка «Исправленному верить» подпись лица, составившего документ: 78 Исправленному на 76 верить.

2. Метод красного сторно – исправляются ошибки, затрагивающие корреспонденцию счетов: неправильная запись сторнируется, то есть снимается, Красное сторно используется, если ошибка допущена в сторону увеличения. Если ошибка допущена в сторону уменьшения, то используется метод дополнительной записи с составлением справки.

Не допускаются исправления в кассовых и банковских документах. В случае ошибки их следует переписать.

Не допускаются неоговоренные исправленияв первичных документах и учетных регистрах.

Учетные регистры. Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах, на отдельных листах и карточках. Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.