Информационные технологии делопроизводства и документоведения. Основные понятия и определения делопроизводства

Деятельность любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме документов.

Документом (лат. documentum — свидетельство) называется все, что служит для регистрации, передачи и сохранения информации о каком-нибудь предмете. Документы используются в разных областях человеческой деятельности, поэтому понятие "документ" многозначно: для юриста — это способ доказательства, для историка — источник ценных сведений, для менеджера — средство принятия управленческих решений. Наиболее общая функция любого документа — способность содержать информацию.

Документы — носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других источников информации (газет, журналов, книг и др.), содержащих переработанную (вторичную) информацию. Любой документ полифункционален (многолик).

Подытоживая вышесказанное, можно дать следующие определения.

Документ — это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией о событиях и явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством.

Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организация работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

В основу делопроизводства современного предприятия должен быть положен единый порядок (единые требования) по составлению документов и работе с ними, которые позволяют обеспечить:

• юридическую силу документа;

• оперативное и качественное составление, исполнение, хранение и быстрый поиск нужных документов;

• применение компьютерной техники и современных информационных технологий.