Тема 1. Делопроизводство в структуре управленческого труда

Структура делопроизводства включает в себя документирование, документооборот (организацию работы с документами).

Документирование - запись (фиксация) информации на различных но-сителях по установленным правилам. Документирование строго регламентировано нормативными правовыми актами и состоит из двух частей – системы документации и системы документирования.

Система документации - это совокупность документов, определенным образом упорядоченных, взаимосвязанных и составляющих целостное системное образование. В организации (учреждении) система документации определяется номенклатурой дел – систематизированным перечнем наименований дел, оформленных в установленном порядке, образующихся в процессе деятельности организации (учреждения), с указанием сроков их хранения.

Систему документирования можно определить как совокупность нормативно закрепленных требований к содержанию и оформлению документов.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Процесс документооборота состоит из следующих стадий:

• прием и первоначальная обработка документов (ознакомление, сортировка, регистрация, рассмотрение документов руководителем, наложение резолюций);

• исполнение документов;

• отправка документов;

• контроль и проверка исполнения документов;

• хранение документов.

Таким образом, делопроизводство представляет собой технологию управления организацией, способствует эффективности ее деятельности.

Основные функции документа: информационная, коммуникативная, управленческая, правовая.

В процессе управления составляется множество различных документов, классификация которых составляется по различным основаниям.

I. По назначению выделяют:

1. Организационные документы: устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция.

2. Распорядительные документы: приказ (по организационным вопросам, основной деятельности, личному составу), распоряжение, указание, постановление, решение.

3. Справочно-информационные документы: акт, письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка, сводка, телефонограмма, телеграмма и др.

II. В зависимости от количества лиц, участвующих в создании документа выделяют:

1. Односторонние документы.

2. Двусторонние (многосторонние) документы.

III. По уровню секретности выделяют:

1. Секретные документы (особой важности, совершенно секретные и секретные).

2. Несекретные документы.

IV. По форме документы могут быть:

1. Индивидуальные документы (создаются в произвольной форме).

2. Типовые документы (образец, на основе которого строятся тексты документов аналогичного содержания).

3. Трафаретные документы (часть документа отпечатана заранее).

V. По содержанию документы делятся на:

1. Научно-технические документы (статьи, книги, научные отчеты).

2. Правовые документы (законы, постановления, указы, договоры).

3. Управленческие документы (приказы, распоряжения, деловые письма).

ва (например, Закон «Об электроном документе» от 10 января 2000 г. № 357-З), государственным стандартом, отраслевыми нормативными правовыми актами, методическими документами, а также локальными актами, разрабатываемыми в самой организации.

Основные нормативные правовые акты и методические документы по делопроизводству:

1. СТБ 6.38-2004. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Минск: Госстандарт, 2004.

2. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь: [Утв. Приказом председателя Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 25 мая 1955 г. № 13] // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 1999. № 8/1163.

3. Альбом форм организационно-распорядительных документов / Авт.-разраб.: Э.Н.Давыдова, П.А. Левчик, А.Е. Рыбаков, А.С. Терехов. – Минск: БелНИИДАД, 2006.

4. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм / Рук. авт. коллектива: Н.А. Камполе и др. - Минск: БелНИИДАД, 2007.

Основным нормативным правовым актом, комплексно регламентирующим вопросы организации работы с документами в организации является инструкция по делопроизводству.

Выделяю три вида должностной инструкции: примерная, типовая и индивидуальная (конкретная). Примерная и типовая инструкции устанавливают требования к порядку работы с документами для организаций, однородных по характеру деятельности, но различных по структуре, штатам и другим параметрам; носят рекомендательный (методический) характер. На основе данных инструкций в организациях разрабатываются индивидуальные инструкции, имеющие статус локального нормативного правового акта.

Основным требованием подлинности электронного документа является наличие в нем специфического реквизита – электронной цифровой подписи. Электронная цифровая подпись – это набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и являющийся неотъемлемой частью электронного документа. Средства электронной цифровой подписи - программные и технические средства, обеспечивающие выработку и проверку электронной цифровой подписи и имеющие сертификат соответствия требованиям технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации (ст. 1 Закона «Об электронном документе»). Метод цифровой подписи основан на том, что каждый абонент компьютерной сети имеет личный ключ подписи, который является секретным.