17. Систематизация дел в составе архивного фонда. Признаки систематизации и их применение при выборе схем систематизации. Назначение схем. Шифровка дел.

Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование. Единицы хранения (дела) систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация проводится в делопроизводстве и в архиве организации когда документы подготавливаются к передаче в государственные архивы. Схема систематизации единиц хранения (дел) фонда является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется описью дел фонда.

Распределение дел внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков: -структурного(принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям); -хронологического(по периодам или датам);- функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного(с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, тем и вопросов, которых касается содержание документов); -номинального(видам и разновидностям документов); -корреспондентского(по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);- географического(в соотв. с определенными территориями, населенными пунктами с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);- авторского(по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Как правило, единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда. Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.Хронологически-структурнаясхема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. Дела группируются по времени их создания, а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации.Структурно-хронологическаясхема применяется по отношению к фондам организаций со стабильной структурой, изменения которой происходили редко и были несложны. Дела группируются прежде всего по структурным подразделениям организации, а в пределах каждой структурной группы - по времени их создания.Хронологически-функциональнаяилифункционально-хронологическаясхемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой. Группировка дел по хронологически-функциональной схеме происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям, а по функционально-хронологической схеме - вначале по функциям, а затем по хронологическому признаку.Хронологически-тематическая или тематически-хронологическаясхемы систематизации применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также отдельным архивным коллекциям.Хронологически-номинальная и номинально-хронологическаясхемы применяются, как правило, для систематизации дел фондов бесструктурных организаций.

Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используется общая схема систематизации.

Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признакув алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданнойпо тематическому признаку, могут быть образованы группы, расположенные по значимости или хронологии. А внутри тематических подгрупп - по различным признакам, исходя из объема и состава документации.

При распределении дел в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее: - дела относятся к тому году, в котором они начаты или в котором поступили в данную организацию из другой организации; - планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; - многолетние планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода; - дела, начатые в одном подразделении и переданные для продолжения в другое, относятся к тому, в котором они были закончены; - в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

18. Оформление описи. Формы описи. Состав описи. Описательная статья дела (единицы хранения). Информационные характеристики, входящие в описательную статью дела (единицы хранения). Итоговая запись и заверительная надпись в описи. Справочный аппарат к описи. Переработка и усовершенствование описей.

Опись дел– это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава, содержания, а также учета дел. Опись отражает систему организации документов архивного фонда и закрепляет систематизацию дел внутри фонда. На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются - учет этих дел ведется по номенклатуре дел за соответствующий год. Составление описи - это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве. В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы доу.

Опись документов состоит из: описательных статей; итоговой записи; листа-заверителя; справочного аппарата к описи.

Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме.

Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Она должна включать в себя следующие элементы (единицы хранения):

* порядковый номер дела (тома, части) по описи;

* индекс дела (тома, части);

* заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

* дату дела (тома, части);

* число листов в деле (томе, части);

* срок хранения;

* примечание.

В описях дел постоянного хранения графа срок хранения опускается.

Опись дел для постоянного хранениясоздается по стандартной форме в 4 экземплярах.Форма, по которой составляется опись дел, предполагает оформление титульного листа и подтитула (при необходимости), в котором перечисляются изменения в названии и подчиненности организации. После того как опись дел закончена, необходимо составить к ней оглавление, а при необходимости и список сокращений и указатели. Для описи дел, которые предназначены для постоянного хранения и для дел по личному составу, отдельно составляются предисловия. Что касается описи дел, которые относятсяк личному составу, то их создается три экземпляра, а хранятся они 75 лет. Опись дел длявременного хранения(менее 10 лет) создается в произвольной форме.Описи дел структурных подразделенийсоставляются по установленной форме в 3 экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись.Итоговая запись и заверительная надпись к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел. При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, на котором указываются: название фонда; номер фонда; номер описи; название описи с указанием категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.); крайние даты дел, включенных в опись.

В ходе описания документов архивного фонда, составляется справочный аппарат, в состав которого входят: - титульный лист; - оглавление; - предисловие; - список сокращенных слов. Для облегчения поиска необходимых сведений к описям могут составляться указатели, как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.

Для устранения в описях недостатков в архиве ведётся работа по переработке и усовершенствованию описей дел. В ходе переработки описей уточняется состав документов в делах, редактируются  или пересоставляются заголовки дел, уточняются даты документов, если дела не пронумерованы - нумеруются. Составляется  переводная таблица шифров, необходимый научно-справочный аппарат – предисловие, титульный лист, список сокращенных слов. К переработанным фондам составляются исторические справки. По результатам работы составлялся акт переработки, описи представляются на утверждение ЭПК.

При усовершенствовании проводится тот же комплекс работ, что и при переработке, за исключением пересистематизации дел, усовершенствованные описи согласовываются на заседании ЭМК архива.

19. Подготовка и передача дел на государственное хранение. Сроки хранения документов в архивах учреждений. Ведомственное хранение документов в условиях реорганизации государственных структур. Внедрение договорных отношений с источниками комплектования.

В архив организации передаются дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям. Законченные дела подлежат оформлению и передаются в архив организации в течение последующего года, но не позднее чем через 2 года после окончания их делопроизводством. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.

Сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники службы делопроизводства структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником) в присутствии работника службы делопроизводства структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.

Дела сроком хранения до 10-ти лет включительно хранятсяслужбой делопроизводства и по истечении сроков хранения подлежат передаче в архив для уничтожения в установленном порядке.

В случае ликвидации или реорганизации подразделения организации, работник службы делопроизводства в течение 2-х месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения.

При сдаче дел на государственное хранениеорганизация представляет в государственный архив: • отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов; • описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела; • историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые; • справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела. Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов. Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе. Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение

Источники комплектования - это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы.

Особое важное значение имеет договор между архивом и владельцем, поскольку на его основе документы передаются в государственную собственность. Поэтому следует детально обсудить с владельцем каждый его пункт. В современных условиях архивисту зачастую необходимо ис­пользовать методы «активного комплектования»:

=проведение бесед с фондообразователями о важности сохране­ния их документов;

=выявление потенциальных источников комплектования в орга­нах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения хроники общественно-политической жизни;

=анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и других событий общественно-по­литической жизни, запись устных воспоминаний;

=сбор воспоминаний, составление хроники событий;

=сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, «круглых столах» с фондообразователями.

Основой работы по «активному комплектованию» является вы­сокий профессионализм, компетентность, вежливость и актив­ная жизненная позиция архивиста.

20. Понятие, цель и задачи экспертизы ценности документов. Развитие экспертизы ценности в отечественном архивоведении. Роль экспертизы ценности в комплектовании гос архивов, критерии ценности документов. Методика проведения экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов— это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Экспертиза ценности проводится экспертной комиссией организации. Экспертиза ценности документов в организации проводится: = в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; = в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Развитие ЭЦ. Основы методики экспертизы начали закладываться в XIV— XVIII вв. Более бурное развитие экспертиза ценности документов получила в XIX в. и окончательно сформировалась в XX в. Вопрос о рассмотрении экспертизы ценности документов как направления архивоведения обозначился в конце 50-х годов прошлого века и в полной мере проявился в 60-е годы так как была отмечена значительная перегруженность государственных архивов документами, не имеющими научно-исторического значения. Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.

Роль ЭЦ. Итогом экспертизы ценности документов является полноцен­ное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формиро­вание архивных фондов, которые концентрируются в государствен­ных архивах.

В процессе проведения экспертизы ценности документов решаются задачи:

- отобрать ценные документы для вечного хранения, а документы, имеющие долговременное практическое значение, - для длительного хранения (свыше 10 лет);

- выделить к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, черновики, дублетные документы.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценностидокументов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

• установление или изменение сроков хранения документов.

Кроме полистного просмотра дел постоянного срока хранения, экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков хранения.. Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются:

• Происхождение(роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.),

• содержание (значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа),

• внешние особенности(форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние).

По результатам экспертизы ценностидокументов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Методика проведения экспертизы ценности требует начинать изучение документов с ведущих структурных подразделений, а в пределах каждого структурного подразделения с дела № 1 по номенклатуре, то есть с вопросов: - руководства; - планирования; - финансирования; Второй этап экспертизы начинается в структурных подразделениях с разделения дел на группы по срокам хранения:- постоянного;- длительного (свыше 10 лет);- временного (до 10 лет включительно). Третий этап экспертизы ценности документов предусматривает подготовку дел к сдаче в государственный архив (при необходимости).

21) Система нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов, перечни документов – основное звено в системе методических пособий, виды перечней. Система экспертных органов ответственных за экспертизу ценности. Оформление результатов экспертизы ценности.

В систему пособий по оценке и отбору документов входят: списки источников комплектования государственных архивов, перечни документов, методические рекомендации. Перечни и списки являются рабочими инструментами, применяемыми в практике комплектования государственных архивов.

В архивоведении сложилась система перечней, то есть совокупность связанных между собой справочных пособий по определению сроков хранения документов.

Перечни документов и примерные списки являются нормативно-методическими пособиями для составления номенклатур дел и списков источников комплектования.

Перечни документов— это систематизированные списки документов учреждений, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых на государственное хранение обязателен. Перечни относятся к числу основных справочных пособий по экспертизе. Они обеспечивают сохранность документов, образующихся в деятельности учреждений, предприятий и организаций, ориентируют в сроках их хранения, облегчают отбор документов в государственные архивы и способствуют систематическому освобождению архивов ведомств и учреждений от материалов с истекшими сроками хранения.

Все перечни можно разделить на 2 группы:

1) перечни, устанавливающие сроки хранения для определенных видов и разновидностей документов;

2) перечни, устанавливающие виды и разновидности документов, подлежащих обязательной передаче в государственные архивы.

По характеру документации перечни обеих групп можно подразделить на перечни типовых документов, то есть тех документов, которые образуются при выполнении общих для всех учреждений функций управления и наперечнидокументов конкретных учреждений иведомств.

Перечни типовых документовиздаются Федеральной архивной службой. Они являются обязательными нормативными документами для всех учреждений, организаций и предприятий РФ.

Ведомственные перечнииздаются федеральными ведомствами и согласовываются с Федеральной архивной службой РФ.

Система экспертных органов . Для организации и проведения работ по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности любой организации, приказом директора создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в состав которой входят квалифицированные специалисты основных структурных подразделений (не менее 3-9 человек).

Председателем ЭК назначается один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива, секретарем — сотрудник службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

Функции и права экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением об экспертной комиссии.

В организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются Центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а при необходимости и экспертные комиссии структурных подразделений.

В состав ЭК и ЦЭК входят:

• экономист или работник бухгалтерии • работник делопроизводственной службы; • руководитель архива организации или должностное лицо, ответственное за архив; • специалист по научной, производственной и другим видам документации; • специалист по обеспечению защиты информации.

В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

ЭК и ЦЭК — совещательные органы при руководителе организации, их заседания проводятся по мере необходимости.

Все решения экспертной комиссии фиксируются в протоколах, которые подписывают председатель и секретарь комиссии. Эти решения вступают в силу после утверждения протоколов ЭК и ЦЭК руководителем организации.

ЦЭК осуществляет методическое руководство работой экспертных комиссий структурных подразделений и подведомственных организаций. Протоколы, содержащие решения о типовых и примерных номенклатурах дел, утверждаются руководителем организации после их рассмотрения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения.

Методическое руководство работой экспертных комиссий осуществляют экспертнопроверочные комиссии (ЭПК), созданные в органах архивного управления при администрации края, области, города, а также в федеральных государственных архивах.

Если ЭК и ЦЭК — первая, то ЭПК — вторая инстанция контроля над отбором документов на хранение и уничтожение.

Таким образом, система экспертной службы состоит из:

• архивных учреждений — ЦЭПК, ЭПК, ЭМК;

• прочих учреждений — ЭК, ЦЭК.

Оформление результатов экспертизы ценности. Результатом проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации является составление годовых разделов описей дел постоянного, хранения и по личному составу, а в архиве организации - сводных описей дел. На дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению.

На завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи дел.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного срока хранения; дела по личному составу; дела временного (свыше 10 лет) срока хранения.

В организациях с большим объемом документооборота описи на дела постоянного срока хранения составляются каждым структурным подразделением под методическим руководством архива организации и экспертной комиссии. По этим описям дела сдаются в архив организации. На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляется сводная опись дел постоянного хранения организации.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи и порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации; графы описи (порядковый номер, индекс, заголовок, дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела) заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, наличии копий и др.

В конце каждой описи дел постоянного хранения составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается фактическое количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел, отражаются особенности нумерации.

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и согласовывается руководителем службы ДОУ, экспертной комиссией и утверждается руководителем структурного подразделения организации.

Опись дел структурного подразделения составляется в двух, а при наличии экспертной комиссии - в трех экземплярах. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив вместе с делами, третий подшивается к протоколу экспертной комиссии.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подписывается составителем и заведующим архивом. Данная опись согласуется с экспертной комиссией организации, после чего утверждается руководителем организации, а затем передается на рассмотрение ЭМК (экспертно-методическая комиссия) архивного учреждения в четырех экземплярах. Первый экземпляр описи, в качестве контрольного, передается в государственный архив, остальные остаются в организации. Дела, внесенные в годовые разделы сводных описей, шифруются чернилами или шариковой ручкой. В конце каждого годового раздела сводной описи дел помещается лист-заверитель описи, в котором указывается общее количество листов раздела справочного аппарата, а также литерных и пропущенных номеров.

После составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения производится отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении дел к уничтожению, сроки которых истекли.

22) Понятие о государственном учете архивных документов. Понятийный аппарат. Этапы учета документов Архивного фонда РФ. Особенности учета документов в делопроизводственной сфере, ведомственных и государственных архивах, органах управления архивным делом.

Под учетом архивных документов понимается установление количества и состава архивных документов в единицах учета, принятых в архивном деле, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов.

Государственному учету подлежат все документы, входящие в состав Архивного фонда РФ, вне зависимости от их содержания, подлинности, способов их воспроизведения, как государственной, так и негосударственной части Архивного фонда РФ, то есть документы постоянного срока хранения.

Порядок государственного учета определяется Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ, разработанным Федеральной архивной службой с целью обеспечения государственного контроля за сохранностью документов Архивного фонда РФ.

Документы Архивного фонда РФ учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.

Основой учета документов Архивного фонда РФ является единая система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.

Единица учета архивных документов — это единица измерения количества документов в архиве.

Порядок государственного учета документов Архивного фонда РФ основывается на принципах:

- централизации (Федеральная архивная служба регламентирует взаимодействие архивных органов и учреждений, государственных музеев и библиотек, научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, организаций-источников комплектования архивных учреждений, а также юридических и физических лиц — собственников документов негосударственной части Архивного фонда РФ);

- унификации (установлены единые требования к учетным данным, единая методика учета, единые формы учетных документов);

- динамичности (своевременно и оперативно вносятся изменения в учетные документы или составляются новые учетные документы);

- полноты и достоверности государственного учета.

В соответствии со ст. 19 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" все документы Архивного фонда Российской Федерации постоянного срока хранения независимо от места их хранения, содержания, подлинности, способов воспроизведения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется Федеральным архивным агентством. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляется Федеральным архивным агентством.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций Российской академии наук.

Особому учёту подлежат особо ценные и уникальные документы.

Учёт особо ценных документов ведётся по списку фондов, содержащих особо ценные дела, и описям особо ценных дел.

Для учёта уникальных документов создан Государственный архив уникальных документов Архивного фонда РФ. Уникальными являются архивные документы, имеющие особую историческую ценность и общекультурную значимость, единственные в своём роде по содержанию и месту в истории российского государства и общества, всего человечества.

Уникальному документу присваивается регистрационный номер в Государственном реестре уникальных документов, первые экземпляры листов уникальных документов формируются в тома в валовой последовательности их номеров по Государственному реестру и подлежат вечному хранению в службе Государственного реестра.

Таким образом, комплектование архива – это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда РФ в соответствии с его профилем.

Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.

Учет документов в ведомственных и государственных архивах

Любые действия, производимые с ведомственным архивом, включая учет документов в ведомственном архиве, подлежат строгому контролю. Основным нормативным документом, определяющим правила работы с таким архивом, является федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». Комплектование ведомственного архива производится на основании списков, которые включают в себя информацию об организации, и составляются гос и муниц архивами. Для того, чтобы коммерческая организация или частное лицо были включены в эти списки, заключается отдельный договор с ними. Документы передаются на ведомственное хранение только после проведения экспертизы, которая устанавливает необходимость такого хранения. Затем, на основе переданных документов, составляется паспорт архива организации, в котором указывается состояние архива (условия хранения документов, сотрудники архива так далее) количество единиц архива.

Учет документов в ведомственном архиве позволяет своевременно отслеживать его состояние и вносить необходимые поправки.

Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подле-жат централизованному государственному учету, формой которого является карточка фонда. Книга учета поступлений и выбытия до-кументов, а также список фондов ведутся в архивах, хранящих документы двух и более фондов. Большая часть ведомственных архивов хранит один фонд.

Учет документов в делопроизводственной сфере. Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов.

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

регистрация преследует три цели: учет документов; контроль за их исполнением; справочная работа по документам.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.

Существуют 3 формы регистрации документов: журнальная; карточная; автоматизированная.

В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:

дата получения; входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;

автор (корреспондент) — т.е. чей это документ; дата документа, присвоенная ему учреждением-автором;

регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором; заголовок (о чем документ);

резолюция; срок исполнения полученного документа; исполнитель (кто будет работать с полученным документом); ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения); N& дела (куда документ помещен после исполнения).

Постановка рациональной системы регистрации документов позволяет службе делопроизводства владеть информацией о всех документах организации и выполнять квалифицированно такие важные задачи, как информационно-справочная работа и контроль за исполнением документов.

В Архивном органеобразуется коллегия в составе руководителя (председатель коллегии), его заместителей - по должности и членов коллегии.

Состав коллегии утверждается соответствующим органом исполнительной власти республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа.

Коллегия Архивного органа, являющаяся совещательным органом, рассматривает важнейшие вопросы государственного регулирования развития архивного дела, организации и деятельности архивных учреждений, состояния ведомственных архивов, проверки исполнения, подбора и расстановки кадров, проекты важнейших приказов и инструкций; заслушивает доклады руководителей подведомственных архивных учреждений, представителей учреждений.

Решения коллегии оформляются приказами руководителя Архивного органа. При Архивном органе действует экспертно-проверочная комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, отбором их на хранение в государственные архивы и экспертизой ценности документов.

Организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в гос архивы республики, края, области, города фед значения, автономной области, автономного округа, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в государственные архивы.

Организует хранение и ведет гос учет документов Архивного фонда республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, хранящихся в гос и районных, городских архивах, ведомственных архивах, гос музеях и библиотеках, и представляет в установленном порядке сведения по учету в Гос архивную службу России.

23) Принципы учета документов Архивного фонда РФ: централизация, унификация, динамичность, полнота и достоверность. Единица учета архивного фонда страны: архивный фонд (архивная коллекция), единица хранения, отдельный обособленный документ. Особенность учета архивных документов в дореволюционный России и зарубежных странах.

Порядок государственного учета документов Архивного фонда РФ основывается на принципах:

- централизации (Федеральная архивная служба регламентирует взаимодействие архивных органов и учреждений, государственных музеев и библиотек, научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, организаций-источников комплектования архивных учреждений, а также юридических и физических лиц — собственников документов негосударственной части Архивного фонда РФ);

- унификации (установлены единые требования к учетным данным, единая методика учета, единые формы учетных документов);

- динамичности (своевременно и оперативно вносятся изменения в учетные документы или составляются новые учетные документы);

- полноты и достоверности государственного учета.

Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.

Архивный фонд– это комплекс документов, образовавшихся в деятельности определенного учреждения, организации, предприятия или лица. Архивный фонд РФ имеет государственную и негосударственную часть.

Архивная коллекция- совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому и др.).

Архивные коллекции поступают в гос архив в виде уже сложившихся комплексов или образуются в архиве из отдельных, разрозненных документов с целью создания благоприятных условий для их всестороннего использования. Для архивных коллекций в отличие от архивных фондов и объединенных архивных фондов характерно преобладание не исторических, а логических связей.

единица хранения- физически обособленные архивный документ или архивные документы

В современных российских государственных архивах исторически сложилось деление всех документов Архивного фонда РФ на документы периода до 1917 г. и после 1917г. (дореволюционные и советские

Хотя в дореволюционной Россиии сложилась значительная сеть архивов, над ними не было единого руководящего органа, все они находились в подчинении различных ведомств. Дореволюционная Россия была одним из немногих европейских государств, в котором не произошла централизация архивного дела, хотя подобные проекты предлагались правительству учеными.

И все-таки, несмотря на имевшиеся недостатки в работе исторических архивов, они сыграли важную роль в сохранении наиболее ценных исторических документов, которые дошли до наших дней.

В дореволюционной России документы о революционных организациях и партиях находились в основном в . полиции, судебно-следственных и некоторых других учреждений. В 1904 по инициативе В. И. Ленина в Женеве был создан А. при ЦК партии большевиков. До Октябрьской революции 1917 в России отсутствовало централизованное руководство А., что отрицательно сказывалось на состоянии архивного дела.

В заруб странах.К крупным изменениям в архивном деле привела Великая французская революция конца 18 в. В 1789—90 было принято решение о создании во Франции Национального А., где стали концентрироваться все документы, отложившиеся в результате деятельности законодательных учреждений страны периода революции.

Декрет 1794, впервые установивший положение об общей архивной реформе, стал примером для архивного законодательства ряда стран. В 19 в. А. стали публичными, что сделало более или менее доступным использование их материалов для научных исследований и способствовало превращению А. в центры научной работы по исследованию и публикации хранящихся в них документов. Во многих странах началась подготовка специальных кадров архивистов.

2-я мировая война причинила огромный ущерб А. многих стран, особенно хранилищам Вост. Европы.

В капиталистических странах возможность создания единого Гос архивного фонда в общенациональном масштабе исключается в связи с господством частной собственности. Наряду с государственным А. существуют многочисленные частные архивы — предприятий, акционерных обществ, политических организаций и т.д., владельцы которых часто препятствуют использованию материалов своих А. Наряду с централизованной системой управления государственными А. (например, во Франции, Бельгии, скандинавских странах) существует и децентрализованная (например, в США, Швейцарии, Великобритании).

В большинстве стран Латинской Америки гос национальные А. были образованы в 1-й половине 19 в. после освобождения этих стран от испанской и португальской колониальной зависимости.

В странах Азии и Африки на состоянии архивного дела тяжело сказалось положение колониальной и полуколониальной зависимости, в котором находились многие из этих стран. Архивные богатства оказались расхищенными, были увезены колонизаторами в страны-метрополии. Постановка архивного дела несколько улучшилась в последние десятилетия (в странах, находившихся в колониальной зависимости, — после завоевания ими независимости). В числе наиболее богатых А. стран Востока — Национальный А. в Дели (Индия), А. Совета Министров Турции в Анкаре, Центральный государственный А. в Каире (ОАР) и др.

В зарубежных социалистических странах архивное дело подверглось коренному преобразованию. В 1949—57 в Болгарии, ГДР, Польше, Румынии, Чехословакии были проведены реформы по осуществлению последовательной централизации А. Была создана стройная единая система А., организованы Гос архивные фонды, в состав которых включены документы, хранящиеся в различных А., библиотеках, музеях, а также отлагающиеся в процессе деятельности современных учреждений и организаций. Большое внимание уделяется собиранию историко-революционных документов — созданы историко-революционные А.

Современное состояние архивного дела характеризуется широким внедрением архивной техники (микрофильмирование и фотографирование документов, создание А. кинофильмов и микрофильмов, применение новых методов реставрации и консервации документов), размещением А. в архивохранилищах, специально оборудованных для лучшего хранения документ. материалов (особые стеллажи, установки для кондиционирования воздуха и т.д.). Использование архивных материалов облегчается изданием каталогов и путеводителей.

24) Организация учета документов Архивного фонда РФ. Объекты учета архивных документов: гос архивы, музеи, библиотеки, научно-отраслевые архивы, ведомственные архивы, негосударственные и личные архивы.

Все документы гос и негос части Архивного фонда РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

Учет архивных документов - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

В России осуществляется централизованный государственный учет документов Архивного фонда РФ в масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве фонды и единицы хранения. Учет производится путем присвоения единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивных шифров. Архивный шифр включает номера архивного фонда, описи, единицы хранения, указываемые за аббревиатурой архива.

Государственный архив- это учреждения, которые осуществляют сбор, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования.

В гос архивы документы поступают на постоянное, «вечное» хранение. Главная задача государственных архивов - служение науке. Поэтому государственные архивы нередко называют историческими.

Гос архивы по своему профилю подразделяются на общие и специализированные, комплектующиеся и некомплектующиеся.

Ведомственный архив- структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы

Негосударственные архивы- это организации, деятельность которых направлена на хранение, учёт, переплёт и утилизацию документов .

К категории частных (негосударственных) архивов относятся:архивы физических лиц,

архивы предприятий, учреждений и организаций, находящиеся в частной собственности физических лиц, архивы общественных объединений, политических партий, религиозных объединений и организаций, действующих на территории государства.

Личные архивы- Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

Фонд личного происхождения хранят в государственных и местных госархивах. В основе комплектования архивного фонда личного происхождения лежит признак происхождения.

Научно-отраслевой архивучреждения, организации Российской академии наук - научное подразделение учреждения, организации, которое создается для хранения и научной разработки исторически сложившихся комплексов фондов учреждений и лиц, необходимых для деятельности учреждения по определенным научным направлениям.

Научно-отраслевой архив является архивом с постоянно-переменным составом документов*. Исторически сложившиеся комплексы фондов учреждений и лиц, а также документы и материалы, собранные учреждением, организацией для проведения научных исследований, хранятся в научно-отраслевом архиве постоянно.

Музеи и библиотеки страны хранят примерно 2,6% всего объема документов Архивного фонда РФ.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, одновременно входящие в состав Музейного фонда Российской Федерации, учитываются в соответствии с порядком, установленным настоящими Правилами и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для Музейного фонда Российской Федерации.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, одновременно входящие в состав библиотечных фондов, учитываются в соответствии с настоящими Правилами и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для библиотечных фондов Российской Федерации.

Учет архивных документов в государственном архиве, государственном и муниципальном музее, библиотеке, организации Российской академии наук осуществляется специальным подразделением.