Описание дел

После проведения классификации дел (или карточек) фонда в соответствии с разработанной для конкретного фонда классифи­кационной схемой составляется архивная опись. В зависимости от схемы классификации, объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятель­ная опись может быть составлена:

на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;

дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;

дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-фондообразователя, а также одной или нескольких функциональ­ных, предметно-тематических (материалы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие до­кументы и т.д.) и других частей;

все дела объединенного фонда или каждого, входящего в объе­диненный фонд учреждения.

Следует помнить, что количество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).

В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со схемой классификации дел фонда.

Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей. Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из следующих элементов:

порядкового номера;

делопроизводственного индекса (номера дела по номенклатуре или старого инвентарного номера);

заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа;

крайних дат документов в деле (число, месяц, год);

количества листов в деле;

примечаний.

Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи.

Графа 1 — «Порядковый номер» — отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней ста­тьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись. При изменении количественного состава дел описи делается со­ответствующая запись в конце описи («Итоговые записи»).

Графа 2 — «Делопроизводственный номер» — это «родной» для дела номер, присвоенный в делопроизводстве.

Графа 3 — «Заголовок дела» — отражает информационную фун­кцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела.

В заголовке не должно быть никаких произвольных сокращений, только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений, составленном госархивом.. В эту же графу описи с новой строки после основного заголовка заносится аннотация документов. Текст аннотации располагается на расстоянии двух сантиметров от левого края графы.

Графа 4 — «Крайние даты» — раскрывает даты начала и окон­чания дела. Наименование месяца, как правило, пишется пропи­сью. При обозначении даты сначала указывается число, затем ме­сяц и год. Если крайние даты включают 1 год, то для их написа­ния в графе отводится 3 строки, а если крайние даты включают 2 года, то — 4 строки.

Последняя строка даты должна совпадать с последней строкой заголовка.

Графа 5 — «Количество листов» — дает представление об объе­ме единицы хранения. Обычно листы нумеруются в правом верх­нем углу.

ОБЛОЖКА ДЕЛА и ее реквизиты – мягкая бумажная или твердая из картона покрышка дела, на которой проставляются все составные элементы описания дела. Обложка дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме приложения 11 «Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива» от 06.02.2002, в ней указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела. Согласно параграфу 3.6.18 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, на обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

1) наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

2) наименование структурного подразделения – записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

3) номер дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел федерального органа исполнительной власти;

4) заголовок дела – переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК архивного учреждения;

5) дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

Требования к составлению заголовков. Элементы заголовка

"Заголовок дела- Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле". Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа "Разные материалы", "Общая переписка" и т.п. 7

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: "Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института", "Месячные отчеты об отгрузке товаров".

В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): "Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф.10-ф)". 8

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Например: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу.

Например: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства".

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела9.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, а также их взаимосвязью.

Заголовки дел следует располагать в следующей последовательности:

Заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Сначала идут заголовки дел, содержащие распорядительные документы вышестоящих органов, а затем распорядительные документы руководства организации.

Заголовки дел плановой документации.

Заголовки дел отчетной документации.

Заголовки дел, заведенных по корреспондентскому или географическому признакам, вносят в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий. Нельзя формулировать заголовки дел так, чтобы в одном деле объединялись документы различной ценности, с различными сроками хранения.