logo
архивоведен

31 Вопрос. Обеспечение сохранности документов

ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВНОГО ФОНДА СССР

Для обеспечения сохранности документов Государственного архивного фонда СССР в государственных архивах должен проводиться следующий комплекс взаимосвязанных работ:

- создание оптимальных условий хранения документов;

- размещение документов в хранилищах, топографирование;

- соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ;

- проверка наличия и состояния дел;

- создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;

- обеспечение физико-химической сохранности документов. Подготовка дел к сдаче в лабораторию.

2.02. Обеспечение сохранности документов возлагается приказом директора архива на заведующего архивохранилищем (старшего хранителя, хранителя фондов).

Хранилище принимается по акту, акт составляется в двух экземплярах, подписывается сдающим и принимающим, один экземпляр остается у заведующего архивохранилищем (хранителя фондов), второй - у заведующего отделом обеспечения сохранности или директора архива.

При приеме хранилища заведующий архивохранилищем (хранитель фондов) сверяет по учетным документам наличие фондов и учетно-справочного аппарата, в необходимых случаях проводится проверка наличия и состояния принимаемых фондов.

Заведующий архивохранилищем (хранитель фондов) несет полную ответственность за сохранность переданных ему фондов. Хранилища, находящиеся в его ведении, должны быть изолированы от других хранилищ и рабочих помещений.

Обеспечение сохранности документов в архивах предполагаетсистему мероприятий, включающую рациональное размещение до­кументов, контроль за их движением, физико-химическим со­стоянием,копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования,восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению,создание условий, исключающих их утрату.Режим хранения документов предполагаетсоблюдение:температурно-влажностного режима; светового режима; санитарно-гигиенического режима; охранного режима.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива;оборудованием архивохранилищсредствами пожаротушения, охраны, сигнализации;применением технических средств длясоздания нормативных условий температурно-влажностного, светового, санитарно-ги­гиенического, охранного режимов;применениемспециальных средств хранения и перемещения документов.

Вопрос 32. Научно-справочный Архивный аппарат1.Характеристика научно-справочного архивного аппаратаСистеманаучно-справочного аппарата к документам архива включает комплекс взаимосвязанныхархивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о соста­ве и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и ар­хивной информации в целях их эффективного использования.Архивные справочники предназначены для поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Они могут быть: межархивными (Росархив — архивы); внутриархивными (архив - фонд); межфондовыми (фонд — дело); внутрифондовыми (дело — документ).

Заложенная в основу создания научно-справочного аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеютдва уровня.Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах.Вторичная документная информация, информация об информации, находитсяв различных сообщениях о документах, состоящих из опи­саний, специальных шифров и кодов. В совокупности они составляютархивную информационную среду. Архивные справочники могут быть обязательными - опись, ката­лог и дополнительными - указатели, обзоры.Основой научно­-справочного аппарата являетсяархивная опись документов. Осталь­ные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов. Традиционно они подразделяются на учетно-контрольные, рассмотренные в разделе "Учет документов в архивах", и информа­ционно-поисковые, рассматриваемые в данном разделе, входя­щие в научно-справочный аппарат архива. Некоторые из них, например опись, являются универсальными архивными справоч­никами.2.Принципы построения научно-справочного аппаратаПринципы построения научно-справочного аппарата:взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную доку­ментную информацию на разных уровнях;неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;преемственность научно-справочного аппарата ведомственных, государственных, муниципальных архивов;единство методики создания научно-справочного аппарата и обеспечение унификации методики составления каждого вида справочника;применение архивных справочников ко всем видам документов при конкретных и четких функциях каждого справочника.

3.Понятие архивного справочникаАрхивные справочники могутструктурироваться горизонталь­но и вертикально.Горизонтальная функциональная структура предполагает справочники, раскрывающие учет и информаци­онно-поисковые системы.Вертикальная структура по соподчиненности выделяет комплексы архивных документов Архивного фонда РФ, сети архивов, конкретного архива, фонда, дела.4.Структура архивных справочниковСтруктура архивных справочников:Архивный фонд РФ; Центральный фондовый каталог Росархива; справочники и указатели общероссийского значения; сеть архивов; фондовые каталоги, объединяющие сведения ряда архивов; путеводители и указатели межархивного значения; архив;путеводитель или краткий справочник; книга поступлений; список фондов; листы фондов; описи; каталоги; тематические обзоры; указатели; паспорт архива.

Справочники фонда:лист фонда; опись; обзор фонда; каталоги; указатели; тематические путеводители; каталоги; указатели; тематические и фондовые обзоры; внутренняя опись дела; аннотация; заверительная надпись.

Основные архивные справочники:опись; каталог; путеводитель; обзор документов; архивный указатель; историческая справка.