№33. Классификация документов Архивного Фонда Российской Федерации. Состав аф рф и три ступени его классификации

Классификация - это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними.

Классификация документов АФ РФ включает три ступени:

• классификация в пределах АФ РФ в целом

• классификация документов в пределах архива

• классификация в пределах архивного фонда

I. классификация в пределах АФ РФ в целом – распределение документов между государственными архивами.

До 1991 г. организация документов и дел в Государственном архивном фонде СССР осуществлялась по сле­дующим признакам:

1. принадлежности к историческим эпохам: феодализму, капита­лизму, социализму (документы эпохи социализма хранятся в госу­дарственных архивах отдельно от эпох феодализма и капитализма);

2. принадлежности к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское (для союзных и автономных республик) и местное значение;

3. принадлежности к определенным административно-терри­ториальным единицам (краям, областям, районам);

4. принадлежности к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;

5. принадлежности к составу документации данного фондообразователя (принцип недробимости архивного фонда);

6. способу и технике закрепления информации.

В начале 90-х гг. XX в., после распада СССР, организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации стала осуществляться по следующим признакам:

1)по формам собственности:

архивные фонды и архивные документы государственной час­ти АФ РФ;

архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федераль­ной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся в веде­нии муниципальных органов;

архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ;

2)по видам носителей, способам и технике закрепления информации:

архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;

кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы;

3) по срокам хранения:

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на по­стоянном хранении в архивах;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на вре­менном хранении в течение установленных сроков в ведомствен­ных архивах;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на вре­менном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и от­раслевых фондах;

архивные фонды и архивные документы негосударственной ча­сти Архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депози­тарном хранении в государственных архивах.

Для документов государственной и негосударственной частей АФ РФ могут применяться разные категории сроков хранения: постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное.

Постоянное хранение - бессрочное хранение документов в ар­хивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же в архиве негосударственного учреждения.

Временное хранение - хранение документов АФ РФ до их пере­дачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы России (Росархив), которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государствен­ных учреждений, организаций и предприятий, а также государ­ственные отраслевые фонды.

Хранение в собственности государства - это хранение доку­ментов, находящихся в частной собственности, собственности об­щественных организаций, корпораций, акционерных обществ и т.д., которые на законном основании переданы в собственность учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки.

Депозитарное хранение документов - временное хранение доку­ментов Архивного фонда РФ в отраслевых архивных фондах в тече­ние срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов. По истечении срока депозита, установленного в догово­ре, совсем не обязательно следует передача документов на постоян­ное хранение: это зависит от воли их собственника. Услуги по депо­зиту, как правило, оказываются государственными архивами за плату.

II. классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам - архивным фондам и коллекциям.

При классификации документов архива выбирают один из на­учных принципов классификации:

• принцип происхождения (организация документов по истори­чески сложившимся комплексам (фондам);

• логический (тематический) принцип классификации докумен­тов по тематическим и другим (искусственно созданным) груп­пам (коллекциям).

Вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности учреждения или лица (юридического или физического) - фондообразователя, со­ставляет его документальный фонд.

Из документального фонда фондообразователя выделяется его архивный фонд - часть документального фонда, имеющая исто­рическое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая постоянному архивному хране­нию.

Разновидностями архивного фонда являются:

• архивный фонд учреждения (организации), состоящий из документов, образовавшихся в дея­тельности одного учреждения (организации);

• архивный фонд личного происхождения, образовавшийся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

• объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух фондообразователей (учреждений, организаций, предприятий, войсковых ча­стей, отдельных лиц) или более, имеющих между собою историчес­кие и (или) логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, подчиненность, единство объекта и времени деятельно­сти, единство местонахождения и др.; для частных лиц — родствен­ные, профессиональные, творческие отношения).

Архивная коллекция - совокупность отдельных доку­ментов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологи­ческому и др.).

III. Классификация в пределах архивного фонда – определяется структура фонда.

В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов.

Единица хранения - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

Классификация дел в пределах архив­ного фонда состоит из двух этапов:

• разработки схемы классификации дел фонда;

• распределения дел в соответствии со схемой классификации.

Разработка схемы классификации дел фондов явля­ется важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственных архивов.

Схема классификации (организации) дел архивного фонда представляет собой систематизированный список наименова­ний структурных подразделений учреждения-фондообразовате­ля, его функций или вопросов и направлений его деятельности.

К основным классификационным признакам относятся:

• структурный — в соответствии со структурными подразделе­ниями;

• функциональный, отраслевой, тематический — с учетом функ­ций или отраслей деятельности учреждения, а также тех, которых касается содержание документов;

• хронологический — по датам или периодам, к которым отно­сятся документы.

К дополнительным классификационным признакам относятся:

• номинальный — по видам дел, видам и разновидностям доку­ментов;

• корреспондентский — по учреждениям и лицам, с которыми велась переписка фондообразователем;

• авторский — по наименованиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов;

• предметно-вопросный — по темам и вопросам, которые отра­жены в документах;

• географический — по территориям, населенным пунктам и географическим понятиям, с которыми связано содержание доку­ментов, их авторы или корреспонденты;

• хронологический — по датам документов.

При разработке схемы классификации следует запомнить, что:

• необходимо использовать только основные признаки;

• из всей совокупности основных признаков берут только два;

• одним из двух выбранных признаков, как правило, должен быть хронологический;

• выбранные признаки в схеме классификации могут меняться местами.

Для фондов учреждений, имеющих четкую структуру, сочета­ние таких двух признаков, как структурный и хронологический, образует два варианта схемы классификации: хронологически-структурный или структурно-хронологический. При структурно-хронологической схеме все дела сначала группируются по структурным подразделениям. При хронологически-структурной схеме дела первоначально группируются по годам, а внутри хронологических групп - по структурным подразделениям.

Для фондов учреждений с часто изменяющейся или сложной струк­турой, а также при ее отсутствии, необходимо отразить в схеме отрасли деятельности фондообразователя. В таких случаях обычно применяется хронологически-отраслевая схема. При этом дела сна­чала группируются по годам, а внутри хронологических групп - по отраслям деятельности учреждения-фондообразователя.

Для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом объеме дел можно применять номинально-хронологическую или хронологическиноминальную схему систематизации.

Для небольших фондов, имеющих свою специфику, а также для коллекции применяются тематически-хронологическая или хроно­логически-тематическая схемы.

Для объединенного архивного фонда при классификации дел сна­чала производится группировка дел по фондам, входящим в объе­диненный архивный фонд.

Для фондов личного происхождения схемы классификации доку­ментов определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объе­мом документов фонда.

Распределение дел в соответствии со схемой классификации может проводиться двумя способами: непос­редственной группировки и расположения дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом.

При непосредственной группировке дела физически группируют­ся по разделам и другим более мелким делениям в схеме и после­довательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка.

При карточном способе группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располага­ются в предусмотренной схемой классификации последователь­ности и нумеруются в порядке валовой нумерации.

№ 34

Классификация архивной документации

Проблема классификации архивной документной информации – это стержневая проблема современной организации архивного информационного пространства. Поэтому в настоящее время ведется работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной информации.

Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией. Документная информация – это сведения, различные данные, содержащиеся в документе.

В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной документной информации.

Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной документной информацией.

Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.

Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные.

Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки и перечни документов, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

Принципы построения системы НСА. Основными принципами построения системы НСА являются:

1) взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;

2) неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;

3) преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.

Плевые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архивиста на дублирование информации.

Если описание и каталогизация фонда проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти.

Третий принцип очень важен для организации поисковой работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в ведомственных, государственных и муниципальных архивах применяются единые требования и единые методы. Так, описи дел составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного архива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архива обязательно утверждаются ЭПК государственного архива и хранятся в государственном архиве как контрольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных архивов.

Структура системы НСА. Система НСА структурного подразделения на вертикальный и горизонтальный уровни.

Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различии справочников.

По функциям справочники системы НСА подразделяются:

1. на справочники по учету;

2. справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы).

Вертикальный уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:

1. АФ РФ в целом; 2. сети архивов; 3. архиву; 4. фонду; 5. делу или отдельному документу.

В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам.

1. АФ РФ:

Центральный фондовый каталог Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматизированная система НТИ.

2. Группа архивов отдельного региона:

фондовой каталог субъекта РФ или муниципального образования.

3. Архив: путеводитель или краткий справочник; книга поступлений; список фондов; листы фондов; описи; каталоги; тематические обзоры; указатели; паспорт архива;

4. Фонд: лист фонда; опись; обзор фонда; каталоги; указатели;

5. Отдельное дело или отдельный документ: тематические путеводители; каталоги; указатели; обзоры фондовые и указательные; внутренняя опись дела; аннотация; заверительная надпись.

В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням документов получили названия:

межархивные (на уровне АФ РФ и его части); внутриархивные и межфондовый (на уровне фондов или их частей);

внутирфондовые (на уровне фонда или его части).

Подробный перечень справочного аппарата каждого федерального архива России по указанным группам (внутриархивной, межфондовой, внутрифондовой справочники) дается в справочнике «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат»,опубликовано в 1994 году.

Перспективы развития СНСА. Разработка перспектив дальнейшего оптимального развития системы НСА, опираясь на решение следующих основных проблем.

1. Оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как подсистемы общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ).

2. Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА АФ РФ на различных уровнях организации документов: архив - фонд – дело – документ – это уровни «входа» в систему НСА; а также оптимизация системы НСА каждого архива.

3. Всестороннее обеспечение преемственности НСА государственных архивов и архивов учреждений.

4. Дальнейшее совершенствование методики создания отдельных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архива.

Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении, что определяет следующие требования, предъявляемые к ним:

1) удовлетворят все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архиве;

2) ориентироваться в основном на тематический поиск информации;

3) быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ (текстовых, КФФД, технических и др.), независимо от способа закрепления информации;

4) иметь единую методику составления всех типов и видов справочников;

5) отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников;

6) развиваться с учетом дальнейших перспектив применения новейших достижений науки и техники, т.е. автоматизированного ввода и поиска информации.

Исходя из этих требований, основу системы НСА должно составлять «двойное единство»: единство организации документов, которое достигается единством научно-методических основ классификации документов (единая система НСА закрепляет организацию документов и их учет по единицам хранения, фондом, комплексом фонда, архивом);

Единство описания документов, которое достигается единством методики составления справочника.

В настоящее время создание и усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по разному – подходят к созданию и усовершенствованию справочников фондов различной информативности.

Зависимости от информативности архивные фонды разделяют на 3 категории. Под категорией архивного фонда при этом понимают различную степень информативности материалов этого фонда. Так, к значимым, много аспектным по содержанию и большим фондам, к которым часто обращаются следователи, создаются сложные, высококачественные виды архивных справочников, отличающиеся глубинной и детализацией сведений о содержании документа. Такие справочники создаются фондом I категории.

Более упрощенной НСА создается к фондам II и III категории.