5.2. Электронный офис

Решение задач управления предполагает работу в электронном офисе. Электронным офисом называется организованная для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и способов их взаимодействия.

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

• один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединённых в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса);

• печатающие устройства;

• средства копирования документов;

• модем, если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ;

• сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;

• стримеры, предназначенные для создания архивов на миникассетах на магнитной ленте;

• проекционное оборудование для проведения презентаций.

Главным звеном и управляющим субъектом в электронном офисе являются специалисты. В условиях функционирования современных информационных технологий нет четкого различия между экономистом пользователем системы, постановщиком задач, оператором, программистом, представителем обслуживающего технического персонала, как это было раньше. В настоящее время существуют готовые инструментальные программные средства, которые позволяют быстро разрабатывать собственные пакеты прикладных программ. Для этого нужно быть, прежде всего, хорошим специалистом в своей области и в меньшей степени программистом.

В последнее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных конкретного предприятия или организации в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов. Информационные технологии виртуальных офисов основываются на работе локальной сети, соединенной с территориальной или глобальной сетью. Благодаря этому, абонентские системы сотрудников организации независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую сеть.