5.1. Офис как информационная система

Офисом называется служба управления предприятием или организацией. Предприятие связано информационными потоками с внешним миром, и принимать оптимальные решения без их учета невозможно. На современный офис обрушивается огромный поток информации. Значительная часть этого потока поступает в виде разного рода сообщений – электронных писем, факсов, телефонных сообщений. В последнее время к этому добавились еще и видеофрагменты, пересылаемые с помощью электронных средств связи.

Главным условием успешной профессиональной деятельности офисного работника становится умение использовать компьютерные средства обработки информации. Поскольку при автоматизации происходит перераспределение труда из областей деятельности, требующих более низкой квалификации в области, требующие более высокой квалификации, то только наработка огромного технологического потенциала создает предпосылки для роста производительности труда.

К офисным задачам можно отнести следующие:

• делопроизводство;

• управление, контроль управления;

• составление отчетов;

• поиск информации;

• ввод и обновление информации;

• составление расписаний;

• обмен информацией между отделами офиса;

• обмен информацией между предприятиями.

В перечисленных задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур:

• обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

• сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);

• хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Решение перечисленных задач требует выполнения следующих условий:

• работа между исполнителями должна быть скоординирована;

• движение документов должно быть по возможности оптимизировано;

• должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках офиса и офисов в рамках объединения.

С помощью автоматизированных информационных технологий можно реализовать, как минимум, три важнейших этапа обработки и использования офисной информации: учет, анализ и принятие решений.

К офисам, основным видом продукции которых является информация (документы) можно отнести бухгалтерские подразделения, страховые компании, пенсионные фонды, издательства, рекламные конторы, банки, конструкторские бюро, консалтинговые фирмы, налоговые службы и т.п. Работа исполнителей в таких офисах связана со значительными эмоциональными перегрузками ввиду монотонности труда и большого психологического напряжения.

Различные управленческие структуры верхних уровней, диспетчерские службы, конторы по сбыту продукции занимаются в основном выработкой решений. при этом преобладают интуитивный, субъективный подход и в значительной мере коллективный характер труда при высоком уровне деловых коммуникаций. Для каждой предметной области сохраняются индивидуальные черты делового процесса принятия решений.

Коммерческий успех предприятия в значительной степени зависит от того, насколько его сотрудникам удается осмысливать и упорядочивать входящую информацию и оперативно отвечать на поступающие запросы. Для решения этих задач желательно использовать технологию, благодаря которой можно было бы обращать внимание только на содержание сообщений, в максимальной степени абстрагируясь от их конкретной формы – факс, электронное письмо, телефонный звонок. Так родилась идея создания единой среды обмена сообщениями.

Вся входящая информация – голосовые и факсимильные сообщения и электронные письма – попадает в один и тот же входной почтовый ящик. С содержимым этого почтового ящика пользователь может ознакомиться, используя компьютер или телефон. С помощью компьютера пользователь может посмотреть список полученных сообщений и их краткие аннотации. Щелкнув мышью на нужном сообщении, можно просмотреть или прослушать его независимо от того, в какой форме оно поступило. С помощью телефона пользователь получает возможность прослушать голосовые сообщения, переслать факсы на находящийся по близости факсимильный аппарат. Электронные письма можно либо переслать туда же по факсу, либо прослушать в голосовом виде.