3.5. Преобразование информации в данные

В системах управления технологическими процессами преобразование информации в данные, представленные на машинных носителях, может быть полностью автоматизировано. В таких системах информация о состоянии объекта управления имеет вид электрических сигналов от разного рода датчиков.

В экономических системах информация о состоянии объекта управления семантически сложна, разнообразна и её сбор не удается автоматизировать. Поэтому в таких системах информационная технология на этапе превращения первичной информации в данные в своей основе остается ручной. Последовательность этапов преобразования информации в данные и экономических системах управления показана на рис. 5.

Сбор информации состоит в том, что поток осведомительной информации, поступающей от объекта управления, воспринимается человеком и переводится в документальную форму, то есть записывается на бумажный носитель. Составляющими этого потока могут быть показания приборов, накладные, акты, ведомости и т.п. Для ввода первичных документов в компьютер необходимо собранную информацию передать в место расположения компьютера, так как часто это место удалено от места получения первичной информации. Передача осуществляется, как правило, традиционно, с помощью курьера или по телефону.

Рис. 5. Процесс преобразования информации в данные

Собранная информация должна быть предварительно подготовлена, поскольку модель предметной области, заложенная в компьютер, накладывает свои ограничения на состав и организацию вводимой информации. Ввод информации в компьютер осуществляется в режиме диалога.

Очень важными процедурами на этапах подготовки информации и её ввода являются процедуры контроля. Контроль подготовленной и вводимой информации направлен на предупреждение, выявление и устранение неизбежных ошибок. Человек устает, его внимание может ослабнуть, кто-то его может отвлечь – в результате возникают ошибки. Любые ошибки приводят к искажению вводимой информации, к её недостоверности и в конечном итоге к ошибкам в управлении системой.

Процедуры контроля могут быть подразделены на визуальные, логические и арифметические. При визуальном методе производится зрительный просмотр документа с целью проверки полноты заполнения, актуальности, наличия подписей ответственных лиц, юридической законности и т.д. Логический контроль предполагает сопоставление фактических данных с нормативными документами или с данными предыдущих периодов обработки, проверку логической непротиворечивости показателей и т.д.

Арифметический контроль включает подсчёт контрольных сумм по строкам и столбцам документов, имеющих табличную форму, контроль по формулам, признакам чётности или делимости и т.п.

Для предотвращения случайного или намеренного искажения информации используются организационные меры, такие как четкое распределение прав и обязанностей лиц, ответственных за сбор, подготовку, передачу и ввод информации.

Кроме информации о состоянии объекта управления необходимо также подготавливать и вводить информацию о структуре и содержании предметной области, то есть модель объекта управления. Также необходимо вводить информацию о последовательности выполнения операций, необходимых для решения поставленной задачи, то есть алгоритмическую модель. Подготовка информации такого типа заключается в описании структур данных и написании программ на языках программирования.