13. Организация хранения документов аф рф и других архивных документов.

Система мер по обеспечению их сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание ма­териально-технической базы хранения документов (здания и по­мещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и вос­становления поврежденных материалов и др.), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, ох­ранный).

Здания и помещения для архивов. По нормативными документами к зданиям и помещениям для архивов предъявляются следующие требования: архив должен раз­мещаться в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или помещении. Абсолютно не до­пускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, не отапливае­мых, без вентиляции помещений.

Под архив должно быть предоставлено несколько помещений так называемого основного назначения: хранилище документов; помещения для приема, временного размещения, акклиматиза­ции документов; помещение для использования документов; ра­бочие комнаты сотрудников архива. Они должны быть безопасны в пожарном отношении, гарантированны от затопления и иметь за­пасной выход. В них не должно быть газовых и водонесущих труб;электропроводка должна быть скрытой, а рубильники — распола­гаться вне помещений хранилищ

Режим хранения. постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Освещение храни­лищ и документов солнечным светом не допускается. Естественное освещение должно быть рассеянно специальными светорассеивателями. Чтобы защитить документы, их хранят в переплетах, пап­ках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т. п.

Для искусственного освещения применяют лампы накалива­ния в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцен­тных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документов температурно-влажностный режим, учитывающий их специфику. Так, для бумажных документов температура долж­на равняться 17—19 °С, а относительная влажность воздуха со­ставлять 50 — 55%; для черно-белых пленочных материалов — тем­пература 15 °С, а влажность 40—55%; для документов на магнит­ных лентах и дисковых носителях — температура 15 — 20 °С, влаж­ность воздуха 50-65%.

В помещениях не должно быть резкого колебания температуры и влажности, так как это разрушает носитель информации (бума­гу, пленку и т.д.). Температурно-влажностный режим в хранили­щах необходимо регулярно измерять, а параметры записывать в регистрационном журнале. Измерения проводятся при помощи спе­циальных контрольно-измерительных приборов: термометров, психрометров, гигрометров, которые размещают в главном про­ходе, вдали от отопительных и вентиляционных систем.

Для поддержания санитарно-гигиенического режима, исключа­ющего появление плесени, пыли и, особенно насекомых и грызу­нов, в помещениях систематически должна проводиться влажная уборка и, не реже одного раза в год, обработка растворами анти­септиков. Кроме того, два раза в год документы выборочно под­вергаются обследованию для обнаружения насекомых и плесне­вых грибков.

При проведении уборок и санитарных обработок антисептика­ми растворы не должны попадать на документы.Строго должен соблюдаться охранный режим архива. Хранилище в рабочее время должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т.д. Обязательно должны быть тех­нические средства защиты (решетки на окнах, сигнализация и т.д.).

Размещение документов в хранилище. Хранилища оборудуются стационарными металлическими стеллажами, в качестве допол­нительных средств хранения могут использоваться сейфы, метал­лические шкафы и др.

Расстояние между рядами стеллажей должно составлять в глав­ном проходе — 120 см, проход между стеллажами — 75 см, такое же расстояние должно быть между наружной стеной здания и стел­лажами, параллельными стене. Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — 30 см.

Документы в зависимости от вида размещаются в соответству­ющих первичных защитных средствах: коробках, специальных фут­лярах, пакетах и т.д.

Все помещения архива, а также стеллажи и полки нумеруют­ся сверху вниз и слева направо. В целях закрепления места хране­ния документов в хранилищах используются топографические указатели. . На особо цен­ные и уникальные документы организации создаются страховые копии, которые в совокупности составляют страховой фонд, со­здаваемый на случай утраты или повреждения подлинных доку­ментов.