Аудит системы документации и документооборота

Аудит системы документации и документооборота включает:

1. проверку на соответствие требованиям нормативных документов,

регулирующих систему документации и документооборота;

2. анализ системы документации и документооборота;

3. оценка эффективности документооборота.

При аудите организации бухгалтерского учета изучается система документации и устанавливаются:

- порядок оформления документов (составление, санкционирование, утверждение);

- использование типовых унифицированных форм первичной учетной

документации;

- необходимость и целесообразность использования нетиповых форм первичных

документов;

- порядок использования бланков строгой отчетности;

- порядок хранения документов бухгалтерского учета.

Аудитор устанавливает наличие у организации разработанного и утвержденного графика документооборота. При изучении и анализе графика документооборота необходимо выяснить:

а) охватывает ли график все документы;

б) охватывает ли график все этапы прохождения документа (создание, поступление документа от сторонней организации, утверждение документа, регистрация документа, отправка документа сторонней организации, текущее хранение в организации, передача документа в архив, уничтожение документа)

в) увязан ли график с должностными инструкциями;

г) предусмотрены ли средства контроля за соблюдением графика;

д) соблюдается ли график документооборота.

При этом могут быть выявлены несанкционированные операции, дублирование документов, потери рабочего времени при прохождении документов по подразделениям и отдельным исполнителям, неоднократность прохождения документов через руководителей и другие отклонения, а также формальный подход к составлению графика документооборота.