Система счетов, двойная запись

Бухгалтерский счет в простейшем виде выглядит как таблица в форме «Т» и поэтому его можно назвать Т – счет. Наименование счета пишется над буквой Т с заглавной буквы, левая сторона счет называется «дебет» (должен) и обозначается буквой «Д», а правая – «кредит» и обозначается буквой «К». Бухгалтерские счета открываются как к разделам баланса «Средства» (активам), так и к разделам «Обязательства и капитал» (пассивам), поэтому их соответственно разделяют на активные и пассивные:

На активных счетах ведется учет имущества или средств предприятия.

На пассивных счетах учитываются капитал и обязательства, то есть источники средств.

Увеличение имущества или средств предприятия отражается по дебету активных счетов, а уменьшение – по кредиту.

Увеличение источников или обязательств отражается по кредиту пассивных счетов, а уменьшение – по дебету.

Как активные, так и пассивные счета открываются на каждую статью баланса.

Назначение счета состоит не только в том, чтобы отражать количественные изменения, вызываемые той или иной хозяйственной операцией, но и давать возможность выводить остаток или сальдо. После окончания отчетного периода денежные средства организации составили 3 000 руб. Эта сумма отразится на бухгалтерском счете денежных средств, например, «расчетные счета», как начальное сальдо, по дебету, поскольку этот счет активный. Поступление денег на расчетные счета тоже отразится по дебету.

Например, на расчетный счет организации поступило:

1. в январе - 2 000 руб.,

2. в феврале – 4 000 руб.

В сумме эти две операции образуют оборот по дебету или, другими словами, дебетовый оборот.

Выбытие денежных средств отражается по кредиту, и соответственно обороты будут называться кредитовыми.

Например, с расчетного счета компании выбыло:

1. в феврале - 5 000 руб.,

2. в марте – 2 000 руб.

Разница между дебетовым и кредитовым оборотами, включая начальное сальдо, представляет собой конечное сальдо. На активных счетах конечное сальдо всегда будет дебетовым или равным 0, так как нельзя, например, снять денег со счета больше того, что есть на счете.

Отразим все указанные операции на счете «Денежные средства».

Следует не забывать: на активных счетах увеличение средств отражается по дебету, уменьшение – по кредиту, сальдо всегда дебетовое!

На пассивных счетах, открываемых к статьям в пассиве баланса, начальный и конечный остатки показываются по кредиту, увеличение обязательств или источников отражается по кредиту, уменьшение – по дебету!

Например, кредиторская задолженность поставщикам в процессе деятельности предприятия увеличилась на 6 000 руб., а уменьшилась на 3 000 руб. Начальный остаток кредиторской задолженности» составил 12 000 руб.

Счет «расчеты с поставщиками» будет выглядеть следующим образом:

Связь счетов с балансом можно проиллюстрировать схемой:

БАЛАНС

Бухгалтерские счета ведутся также в соответствии «Отчетом о прибылях и убытках». Этот счет так и называется «Прибыли и убытки». Он содержит информацию о доходах и расходах организации за отчетный период. Разность между доходами и расходами представляет собой балансовую прибыль или убыток, если она отрицательная.

Доходы – это увеличение капитала за отчетный период, а расходы – это его уменьшение.

Для бухгалтерских проводок раздела «Капитал и резервы» (собственный капитал) увеличение капитала отражается по кредиту, а уменьшение по – дебету. Этот счет в отличие от других может иметь конечное сальдо как кредитовое, показывающее прибыль, так и дебетовое, отражающее убыток. В конце отчетного периода сальдо этого счета переносится на счет «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)». Таким образом, конечное сальдо счета «Прибыль убытки» приводится к нулю, то есть счет очищается для отражения доходов и расходов компании в новом отчетном периоде.

Из-за того, что счет «Прибыль убытки» может иметь как кредитовое, так и дебетовое сальдо, он называется активно-пассивным, хотя по принципу отражения хозяйственных операций, связанных с увеличением или уменьшением капитала, этот счет пассивный. То же самое можно сказать и о счете «Нераспределенная прибыль», в котором нераспределенная прибыль отражается по кредиту, то есть в данном случае сальдо – кредитовое, а непокрытый убыток – по дебету.

Итак, правила, которым нужно следовать при внесении записей на бухгалтерские счета:

Увеличение средств - дебет

Уменьшение средств – кредит

Увеличение обязательств и капитала – кредит

Уменьшение обязательств и капитала – дебет

Увеличение расходов - дебет

Уменьшение доходов – кредит

Этим правилам подчиняются все бухгалтерские трансакции.

Принцип двусторонности (двойной записи) нам напоминает, что в результате каждой трансакции суммы по дебету и по кредиту равны между собой.

Таким образом, по отношению к балансу счета подразделяются на:

• активные,

• пассивные,

и открываются на каждую статью баланса.

Поскольку в балансе отражается обобщенная информация о хозяйственно-финансовой деятельности компании за отчетный период, то она в таком же обобщенном виде собирается на счетах. Отсюда следует и название «синтетические счета». Например, счет «Расчеты с поставщиками», пассивный, синтетический, не дает информации о конкретных поставщиках. Или счет «Материалы», активный, синтетический, не показывает конкретные виды материалов.

На синтетических счетах информация отражается только в денежных измерителях.

На практике часто возникает необходимость детализировать обобщенную информацию, то есть дать ее анализ. Например, дифференцировать счет «Материалы» на конкретные виды: гвозди, кожа, тесьма и тому подобное. С этой целью к синтетическим счетам по мере необходимости открывают аналитические счета, учет на которых ведется как в денежном, так и количественном измерении.

Некоторые аналитические счета по однородному признаку дополнительно группируются в так называемы субсчета (подсчета). Например, к счету «Материалы» открываются субсчета:

10-1 – сырье и материалы,

10-2 – покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали,

10-3 топливо, 10-4 – тара и тарные материалы и так далее в соответствии с Планом счетов.

В этом разделе мы впервые встретились с таким понятием как План счетов, который представляет собой систематизированный перечень счетов, применяемый в бухгалтерском учете. В РФ разработан и применяется единый план счетов, это значит, что все предприятия независимо от организационно-правовой формы обязаны для ведения бухгалтерского учета использовать данный план, утвержденный Министерством Финансов от 31 октября 2000 г. приказом № 94н.

Согласно плану счетов каждый счет имеет свой номер, например, «Основные средства» - 01, «Материалы» - 10, «Касса» - 50, «Уставный капитал» - 80, «Расчеты с поставщиками» - 60 и так далее всего 99 позиций.

Для удобства пользования все счета в соответствии с экономическим содержанием сгруппированы в восемь разделов:

1. «Внеоборотные активы», включая счета, на которых ведется учет основных средств, нематериальных активов, долгосрочных вложений во внеоборотные средства и оборудования для монтажа;

2. «Производственные запасы», включая счета для учета материалов, их приобретения и заготовления, отклонений в стоимости материалов;

3. «Затраты на производство» представлен счетами учета и калькулирования себестоимости продукции в основном и вспомогательном производстве, счетами для учета общепроизводственных и общехозяйственных расходов;

4. «Готовая продукция и товары» включает счета для учета продуктов труда, а именно готовой и отгруженной покупателям продукции, расходов на продажу;

5. «Денежные средства» представлены счета для учета денег на расчетном счете и в кассе предприятия, финансовых вложений;

6. «Расчеты», на счетах этого раздела ведется учет кредиторской и дебиторской задолженности, учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, по оплате труда, расчетов с бюджетом, по социальному страхованию, с банками по кредитам и займам;

7. «Капитал», представлен счетами для учета источников собственных средств предприятия;

8. «Финансовые результаты» содержит счета для формирования финансовых результатов от продажи продукции, работ и услуг, счета учета прочих доходов и расходов, расходов будущих периодов и резервов предстоящих расходов.

Каждый счет имеет двухзначный код и наименование, к плану счетов разработана Инструкция по его применению и типовая корреспонденция счетов.

Таким образом, регистрация хозяйственных операций в учетном процессе дублируется в целях контроля и отражается первый раз как свершившийся факт, в хронологической регистрации с документальным подтверждением, а второй раз – в системной регистрации в виде разноски суммы операции по дебетуемым и кредитуемым синтетическим и аналитическим счетам.

Бухгалтерский учет благодаря двойной записи становится системным, текущим и непрерывным, в котором ни одна запись не отражается без документального подтверждения, и разнообразная стоимость имущества обобщается в едином денежном измерении. В системном текущем и непрерывно осуществляемом бухгалтерском учете однородные, документированные факты хозяйственной деятельности обобщаются в различные экономические показатели финансовой отчетности, которые формируются на дебете и кредите бухгалтерских счетов с помощью двойной записи в виде остатков и оборотов.

Для обобщения записей на счетах синтетического и аналитического учета составляются оборотные ведомости. Оборотная ведомость – это свод оборотов и сальдо по синтетическим и аналитическим счетам.

Оборотная ведомость по счетам синтетического учета

за месяц, 200 г.

Оборотная ведомость имеет контрольный характер, поэтому:

• Сальдо на начало месяца должно быть равно сальдо на конец месяца, что обусловлено равенством актива и пассива баланса.

• Равенство дебетовых и кредитовых оборотов за месяц обусловлено применением принципа двойной записи.

• Равенство конечных сальдо по дебету и кредиту объясняется тем, что это новый баланс и вытекает из предыдущих положений.

Аналогично составляется оборотные ведомости по аналитическим счетам. Эти ведомости могут быть двух видов:

1. для учета товарно-материальных ценностей составляются по инвентарным счетам и содержат как стоимостные, так и натуральные измерители,

2. для учета расчетов составляются только в денежных измерителях.

Например,

Оборотная ведомость по аналитическим счетам счета 10 «Материалы»

за месяц 200 г.

Или к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» составляется оборотная ведомость по аналитическим счетам в разрезе конкретных поставщиков:

Тыс. руб.